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領収書の電子化で何が変わる？経費精算業務の課題は解決できるか
領収書の電子化には、経費精算業務の効率化につながるさまざまなメリットがあります。しかし、領収書は単に電子化すれば良いというものではなく、法律に沿った電子化とデータの保存をしなければなりません。
今回は、領収書を電子化保存する方法や一元管理する方法などについて、詳しくご紹介します。経費精算業務の効率化に役立つシステムや、法人カードについても解説していますので、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法の改正と領収書電子化の関係
領収書の電子化を導入するためには、電子帳簿保存法の改正について知っておくことが重要です。
帳簿・書類の電子保存方法を定めた「電子帳簿保存法」
1998年に施行された「電子帳簿保存法」は、帳簿や書類の電子保存方法を定めた法律です。この法律によって、国税関係の帳簿書類における電子保存が認められるようになりました。
法改正で領収書の電子保存も可能に
電子帳簿保存法の施行当初、電子保存が認められていたものは「電子データとして作成された帳簿書類」だけで、スキャンしたデータの保存は認められていませんでした。しかし、企業側がこのような方法を敬遠したため、あまり導入が進みませんでした。
そこで、2015年にスキャナ保存要件が緩和。2016年にはさらに緩和され、800万画素以上のカメラを搭載しているスマホで撮影した領収書の電子化保存も認められるようになりました。
2020年にはクレジットカード決済の利用明細が事実上の領収書として認められたため、スキャンや撮影などの手間をかけなくても、電子データとして保存できるようになりました。
帳簿書類の電子保存は導入時に手間がかかりますが、コストの削減や業務効率化といった多くのメリットが期待できます。
国も領収書電子化を推進する動きへ
領収書などが簡単に電子データとして保存できるようになったため、国はさらなるペーパーレス化と書類の電子化を推進しています。
新型コロナウイルスによる感染症が拡大し、テレワークの導入が進んでいく中で、紙の書類をやり取りするための煩雑な手続きは、今後ますます減少していくでしょう。
電子帳簿保存法の詳細については、こちらがおすすめです。
電子帳簿保存法とは？要件や改正内容をチェック！ペーパーレス化を進めよう
領収書電子化で解決できる？経費精算業務の課題とは？
経費精算業務は「申請作業」「承認作業」「精算作業」のそれぞれにおいて、課題を抱えています。
申請作業
従業員は自身が使った経費を申請するために、多くの作業を求められます。一つひとつの申請作業にかかる時間がわずかだとしても、年単位で考えれば膨大な時間を無駄にしていることになります。このような多くの手間は本業を圧迫するだけではなく、ヒューマンエラーにもつながります。
承認作業
経費精算にミスがあった場合、経理担当者は書類を差し戻さなければなりません。必要事項が記載されていなかったり、必要な領収書が添付されていなかったりするなど、さまざまなミスが考えられるでしょう。
このような承認作業の手間も、経費精算業務の大きな課題です。社内ルールを周知するなどして問題を防ぐこともひとつの方法ですが、どのような対応をしたとしても、人的な処理には一定のミスが生じてしまう可能性があります。
精算作業
承認作業が終わったあとも、多くの精算作業が発生します。経費の内容を改めてチェックしたり、書類を整理したりするだけではなく、振込にも手間と時間がかかります。ミスが発覚すれば、再び訂正や修正を行わなければなりません。
領収書の電子化には経費精算システムが便利
多くの課題を抱える経費精算業務ですが、領収書の電子化を導入すれば、スムーズな作業が実現します。領収書の電子化には経費精算システムの導入が欠かせません。
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、経費を精算するうえで必要となる申請書の作成や、承認および申請内容の確認といった業務を効率的に行える業務システムのことです。精算業務だけではなく、ICカードの読み取りや書類の仕分けなど、経理担当者の負担を大幅に軽減するさまざまな機能を備えています。
Excelなどの表計算ソフトでも一定の効率化は図れますが、経費精算システムを使えば、精算業務全体の効率化が可能です。
なお、経費精算システムには、主に2つのタイプがあります。
オンプレミス型
オンプレミス型は、ソフトウエアを購入して自社内で運用するタイプです。初期導入費用はかかりますが、自社に合わせたカスタマイズができます。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上のサーバを利用して運用するタイプです。細かいカスタマイズはできませんが、初期導入費用は抑えられます。近年ではクラウド型の経費精算システムが増加傾向にあります。
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経費精算システムの導入で得られるメリット
経費精算システムを導入すると、以下3つのメリットを得られます。
・申請と承認作業の負担が軽減される
・保管場所や作業量を削減できる
・社内にいなくても申請ができる
それぞれを詳しく見ていきましょう。
申請と承認作業の負担が軽減される
経費精算システムを導入すれば、経費の申請や申請書の作成が簡単にできるので、申請作業の工数が大幅に軽減されます。承認作業もシステム上で進められるため、承認業務の負担も同様に軽減されます。
領収書の保管場所や作業量を削減できる
領収書の保管場所や保管するための作業量が削減できることも、経費精算システムのメリットです。通常であれば、領収書などの経費は申請書類と併せて提出し、承認をもらってから経理部に渡す必要があります。
また、経理担当者は領収書や申請書類の調査と精算を行ったあとで領収書をファイリングし、7年間保管しなければなりません。
しかし、経費精算システムを導入して領収書を電子化すれば、スマホやタブレットで撮影した領収書の画像をアップロードするだけで経費の申請が可能になります。そのため、作業にかかる時間が大幅に短縮されます。
経費精算システムによっては、精算フォームに入力する段階で入力ミスなどの誤りを知らせてくれるものもあるので、経理担当者が申請書類を差し戻すケースも減るでしょう。
社外からの申請・承認ができる
経費精算システムは、社外アクセスでの利用もできます。データをアップロードするだけで済むので、領収書の提出や承認のためだけにオフィスを訪れる必要がなくなるでしょう。
経費精算における領収書の一元管理には法人カードがおすすめ
経費精算システムを導入しただけでは、大幅な領収書精算処理の効率化は望めません。そこで導入したいものが「法人カード」です。法人名義のクレジットカードを導入すれば、さまざまな経費の支払いをカード払いに一本化することができます。
法人カードのメリット
法人カードには、以下4つのメリットがあります。
・経費精算を簡素化できる
・コスト削減につながる
・付帯サービスを利用できる
・資金繰りが改善する
それぞれを詳しく見ていきましょう。
経費精算を簡素化できる
法人カードを導入すれば、カードの利用代金は法人口座からまとめて引き落とされます。そのため従業員による立替払いが不要となり、すべての経費利用を一元管理できるというメリットがあります。
コスト削減につながる
利用金額に応じてポイントが貯まる法人カードもあります。貯めたポイントは豪華商品や航空マイルなどに交換したり、支払代金に充当したりすることが可能です。
付帯サービスを利用できる
法人カードには宿泊施設の割引や国内外の旅行傷害保険など、さまざまなサービスが付帯しています。
旅行傷害保険が付帯していれば、万一の事態が発生したときの治療費や保険金も支払われるので安心です。ショッピング保険が付帯している法人カードならば、カードで購入した商品の破損や盗難などの損害も補償されます。
また、ビジネスに役立つ付帯サービスも豊富です。レストランやホテルなどの予約ができる「コンシェルジュサービス」や、経営や税務などのビジネスに関する相談ができる「経営コンサルティングサービス」が付帯している法人カードもあります。
資金繰りが改善する
法人カードを利用すれば、実際に代金が引き落とされるまでに1〜2ヵ月間の猶予ができるので、資金繰りが改善します。
領収書電子化を実現できるおすすめの法人カードとは
ここからは、領収書の電子化、また経費精算システムの導入と併せて検討したいおすすめの法人カードを2つご紹介します。
領収書の電子化に役立つ「UCコーポレートカード」
「UCコーポレートカード」は、経費の管理を部署や個人単位で行い、業務の効率化を実現させる中小企業から大企業向けの法人カードです。社員の立替払いが不要になるだけではなく、利用日や用途、金額を明細書で確認できるため、適正な経費利用が行われているか管理することが可能です。
コーポレートカード1枚につき、最大99枚までETCカードを発行できるので、社用車を多く抱えている企業も有料道路の利用料金精算に手間がかかりません。Concur(コンカー) などの経費精算システムと連携させれば、全従業員のカード利用データを一元化して、自動的に取り込むこともできます。
領収書の電子化を効率的に実現するためにも「UCコーポレートカード」の導入を検討してみてください。
個別の請求書を一本化できる「UCパーチェシングカード」
「UCパーチェシングカード」は、仕入れなどの用途に活用できる購買用の法人向けクレジットカードです。プラスチックカードが発行されない「カードレスタイプ」のため、従業員による紛失の心配がありません。
従来の方法では、各取引先へ支払った金額をその都度送金処理しなければいけませんでしたが、「UCパーチェシングカード」を使えばすべての支払いを一本化できるので、経理業務の負担が大幅に軽減されます。公共料金の支払いにも利用できるので、ほとんどの経費の支払いを一本化して管理することが可能です。振込手数料の削減も実現するでしょう。
電子化による煩雑な領収書処理の削減を考えているなら、ぜひ「UCパーチェシングカード」の導入を検討してみてください。
パーチェシングカードの詳細については、こちらがおすすめです。
「パーチェシングカードの仕組みを解説！メリット・デメリットも紹介！」
領収書の電子化を進めて精算作業の効率化を
この記事では、領収書の電子化について解説してきました。
事業主や法人にとって経理作業は必要不可欠ですが、一定の手間がかかります。煩雑な領収書のチェックや精算作業を効率化したいならば、経費精算システムや法人カードの導入を検討してみましょう。
電子帳簿保存法の改正で領収書の電子保存が可能となったため、システム導入のハードルは低くなっています。ぜひこの機会に、経費精算システムの運用を検討してみてください。
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