経費精算システムとは？経理担当の課題と対策もご紹介

経費精算システムとは、社員が立て替えて支払った経費を、会社が支払う際に生じる業務をシステム化したもののことを指します。
経費精算するためには、経費を支払った日付や金額、用途について証明となる領収書を添付して経費精算書を作成し、経理部門へ提出しなければなりません。
経費精算にかかる業務をすべて人の手で行うと膨大な業務負担がかかるうえに、ヒューマンエラーの発生リスクも高まります。
経費精算システムを導入することで、経費精算にかかる業務を自動化、あるいは効率化を実現することが可能です。

ここからは、経費精算システムのメリット・デメリットについて解説します。

経費精算システムのメリットは、経費が自動で計算されるため、工数削減や人為的ミスの抑止につながる点です。

経費を計上するには、勘定科目ごとの仕訳や振込データの作成なども必要になりますが、これらの業務もシステムで自動化することができます。

領収書の紛失や保管の手間、場所の確保が軽減でき、経費申請から精算処理までにかかる時間や工数を大幅に短縮できるのも、経費精算システムの特徴です。

また、経費精算に関するデータをシステム上で一元管理できるため、情報の内部統制が強化され、不正申請やミスによる誤差発生の予防につながります。

近年では、電子マネーと連携できるシステムも増加しており、支払い方法の多様化にも対応可能です。

さらに、精算管理システムは社外から申請することも可能なため、領収書を写真に撮ってデータとして添付すれば、オフィスに出向くことなくテレワーク先や営業先からも申請できます。

経理担当者への承認依頼もWEBで完結するので、たとえば定期券圏内の交通費自動控除や交通系ICカードを読み取って、利用履歴から経費精算システムに自動反映させることが可能です。

経費精算システムの導入は、企業や経費精算を行う担当者だけでなく、申請者側にとってもメリットが豊富にあります。

経費精算システムのデメリットは、システムの機能を使いこなせない可能性がある点です。経費精算を効率化するためにシステムを導入したにもかかわらず、うまく使いこなせないとコストに見合う効果が得られない可能性があります。

また、システムを利用する社員が運用方法を把握できていない、ITツールの活用に慣れていないなどの理由で、使用する社員によって練度に差が出てしまうことも少なくありません。
運用方法やツール使用の手順について周知するための、オリエンテーションが必要になるなど、システムを使いこなせるようになるまでに時間が必要です。

そのほか、社外からもアクセス可能な経費精算システムの場合、情報漏洩のリスクもあります。

そのため、経費精算システムを活用する場合には、導入後の指導方法やサポート体制、導入の目的、運用方法などを検討したうえで導入に踏み切らなければなりません。

経費精算システムを導入する際、自社に合うものを選択するには、どのような点を比較して見極めれば良いのでしょうか。

ここからは、経費精算システムを選ぶステップや流れと、比較検討する際のポイントを紹介します。

経費精算システムを導入するためのステップは、大きくわけて以下の5つの段階があります。

ステップ1:利用目的を整理する
まずは、経費精算システムを利用する目的を整理し、明確にしておく必要があります。目的が曖昧なままシステムを導入しても、活用の方向性が定まりません。「どのような活用方法にするか」を整理しておくことで、必要な機能なども絞り込めるようになります。

ステップ2:必要なサービスを優先度付け
利用目的を整理したら、必要なサービスや機能に優先度をつけておきます。必ず必要なもの、備わっているとなお良いもの、のように分類しておけば、システムを比較する際に必要なサービスや、機能面から導入すべきものを判断できるでしょう。

ステップ3:予算の選定
経費精算システムを導入して運用し続ける際に、サービスを利用するためのランニングコストがかかります。固定費として経費支出の負担となるため、不要な機能が過剰に備わっていないか、予算内に収まるかを見極めることが大切です。

ステップ4:必要なサービスが網羅されたシステムを選定
ステップ2で整理した優先度に合わせて、必要なサービスが備わっている経費精算システムをピックアップしましょう。
必要としているサービスが網羅されているシステムの候補をいくつか選定し、操作性などを比較したうえで、導入するものを決定します。

ステップ5:予算内に収まるかを確認
必要な機能が備わっているシステムの選定を終えたら、予算内に収まるかを確認しましょう。導入支援や導入後の保守サービスなど、サポートを依頼するのであれば予算増が必要になるため、導入や運用にかかるコストの試算を行っておくことが大切です。

経費精算システムを選ぶ際のポイントは、経費申請する社員と経理担当者双方にとって使いやすく、使用方法が直感的にわかりやすいデザインかを見極めることです。
経費精算システムには、自社サーバーに導入する「オンプレミス型」と、インターネット上でシステムサービスを活用する「クラウド型」の2種類があります。

オンプレミス型は、自社の業務フローに合わせてカスタマイズしやすい反面、自社内に保守管理が行えるIT人材が必要になるため注意が必要です。
クラウド型であれば、保守管理負担が少なく、導入費用もオンプレミス型と比べて安く抑えられる特徴があります。

また、システムの拡張や縮小などのリソースの増減を容易に行うことができるのも、クラウド型経費精算システムの特徴です。

経費精算システムは機能やデザイン面に加え、パソコンやスマートフォン、タブレットからも経費精算できるよう、「マルチデバイス対応」のシステムを選ぶと良いでしょう。

さらに、社外からの接続に備えてセキュリティ機能は十分に備わっているか、導入や運用を支援してくれるサポート体制や、アフターフォローはあるかを確認しておくことも大切です。

経費精算システムは、経費計上や精算にかかる業務負担の軽減だけでなく、領収書データなどの一元管理やペーパーレス化にも役立ちます。
システムを選ぶ際には、経費精算システムの導入によってどのような課題を解決したいのか、目的を明確にしたうえで自社に合うものを選択しましょう。

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