経費精算のやり方は？経理担当の課題と対策もご紹介

経費精算とは、社員や従業員が立て替えて支払った営業費や出張費といった経費を、会社に請求して精算することをいいます。
ここでは経費に含まれる項目や、経費精算の概要などを解説します。

会社が支払う経費は主に「従業員から申請される経費」と「事業所として支払う経費」のふたつに分けられます。

＜従業員から申請される経費＞
・旅費交通費
・通信費
・接待交際費
・消耗品費
・図書研修費

＜事業所として支払う経費＞
・租税公課
・保険料
・賃借料
・水道光熱費
・広告宣伝費
・修繕費
・車両費
・減価償却費
・給与賃金
・外注費

経費を処理する場合には、各勘定科目に仕訳をして計上します。仕訳をする作業は経費精算のなかでも重要な位置づけとなります。

従業員が現金やクレジットカードなどで立て替えた金額に対して、経理部門が精算処理を行います。経費として処理できるものは会社の事業に関係する支出に限られます。

では、経費精算の流れについてみていきましょう。

業務で発生した交通費や宿泊費用などを従業員が立て替えて支払います。

立て替えた費用に対して、従業員は領収書を必ず受け取ります。日付、取引相手（支払先）の名称、取引金額や購入した（支払った）品物の名称の明記が必要です。また、領収書の宛名は個人名ではなく、会社名である必要があります。

従業員は直属の上司に経費精算書と領収書を提出し、確認のうえ承認印をもらいます。各部門やチームで取りまとめて指定の期日までに経理部門へ提出します。

経理部門で経費精算書と添付提出された領収書の内容を確認し、承認作業を行います。もし記入漏れやミスがある場合、従業員に差し戻しをします。

内容に問題がなければ、従業員が立て替えた費用を会社ごとに定めた期日や振込方法で、従業員の口座に振り込みます。

経費精算には多くのデータと確認・申請作業が発生するため、担当者であれば、経費精算にかかる業務負担を減らしたいと思っている方も多いのではないでしょうか。
経費精算業務で発生しやすい、よくある課題を紹介します。

経理担当者は受け取った領収書を精算する際、会計ソフトなどに入力します。その際、いくつかまとめての精算だと、計算ミスや入力ミスを起こす場合があります。
申請と承認作業、差し戻しといった作業を繰り返し行うなか、ミスが決して発生しないとはいい切れません。
そのほか、経理に関する質問対応や、経費精算の期日の呼び掛けといったアナウンスも担当業務のひとつのため、一定の人的コストがかかる点も課題といえます。

経費精算書の領収書は、最低でも7年間の保存が必要です。現在は電子帳簿保存法により、紙ではなく電子データでの保存も可能になっています。
とはいえ、経費精算は従業員一人ひとりが毎月行う可能性もあるため、管理すべき書類・データが膨大になっているかもしれません。

経費精算では、申請内容の確認作業が必要です。たとえば、交通費の精算では申請された運賃が正しいかどうか細かく確認する必要があります。その際、ひとつずつ手作業で確認するとなると膨大な作業コストが必要です。
しかもこれが従業員の多い、支店や営業所といった拠点がいくつもある企業であれば、精算の申請がたくさんあるため、経理担当者の他の業務を圧迫するという事態を招きかねません。
そうなると、その作業にかかる人員や時間を増やす、あるいは経費を削減することも検討する必要が出てきます。

健全な経営には、正しい会計処理が欠かせません。誤った会計処理をしてしまうと、税務署の調査を受けることになり、税負担を軽減できなくなることにもつながります。
経費精算業務に関する課題を解決し、業務を効率化させる方法を紹介します。

アウトソーシングすることで、金銭的なメリットや時間を削減できるといったメリットが生まれます。経費精算業務に毎年多くの費用をかけている場合は、アウトソーシングを活用することでコストを半減できるかもしれません。

ただし、アウトソーシング先に頼りすぎると社内に経理のノウハウが蓄積されないというデメリットもあります。

経費精算システムとは、経費精算業務を効率化するツールのことです。導入することで「入力」「申請・承認」「経理業務」の3つの点で効率化が期待できます。
また、これまで専任者が作業しがちだった経費精算業務を、クラウド型のシステムや会計ソフトと連携したシステムを導入することで属人化を解消し、業務そのものの時間短縮や効率化を図ることができます。
経費精算システムに関しては、以下のページで詳しくご紹介しています。
＞＞「経費精算システムとは？経理担当の課題と対策もご紹介 」

経費精算システムの導入を検討しているのであれば、メリット・デメリットを比較・検討しながら参考にしてください。

・コーポレートカードと経費精算システムを連携した場合は、経費の入力作業が不要になるため、事実確認や入力ミスなどによる手間や時間を削減できる
・問題点が見えにくかった経理作業の質が一定となり、属人化が防げる
・経費精算規定の自動チェックにより、不正申請や差し戻し作業の負担軽減につながる

・利用方法の周知や運用方法の整備といった、導入や運用をするまでの準備が必要となり工数負荷がかかる
・情報漏洩が起こらない厳格なセキュリティ体制の構築が必要となる（クラウド型の場合）
・搭載機能が自社の仕組みに合わないなど、導入目的が明確でないとコストがかかる

クレディセゾンが提供するコーポレートカードであれば、経費精算システムの「Concur Expense」にカードデータを自動連動することができます。経費申請入力の手間が省け、大幅な業務効率化につながります。

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「働き方改革」が推進されるなか、多くの企業にとって経理業務の効率化は急務といえるのではないでしょうか。
経理業務は属人化しやすいために問題点が見えにくく、改善策も立てにくい点があります。

経理業務の「見える化」を実施することは、時代の潮流だといえます。業務フローの見直しや経費精算システムの活用により、ぜひ自社に合った方法を見つけてください。