個人事業主の必要経費とは？青色申告の控除65万円についても解説

個人事業主として新たに事業を開始する上で、経費計上の知識があるかないかで、節税効果に大きな違いが出ます。ここでは経費について基本的な概要やメリットなどについてみていきます。

経費とは事業を進めていくにあたって必要となる費用のことです。
経費はその年に得た収入から控除でき、経費が多ければ課税対象となる所得金額を圧縮できます。つまり、経費を適切に計上することで所得税などの節税が期待できるのです。

経費計上するメリットの一つは、税負担を最小限に抑えられる点です。経費計上することで事業の利益が減少し、その結果、課税所得が縮小します。それにより節税効果が期待でき、手元の資金を多く残すことが可能となります。
しかし、経費計上には注意点も存在します。例えば、プライベートで使用したものを経費として計上したり、経費計上したものの経費であるときちんと証明できなかったりした場合は、重加算税などの罰則を課される可能性があるのです。

個人事業主の経費計上にはとくに上限などは定められていません。事業を進めていく上で要した費用はきちんと経費計上しましょう。ただし、いくら事業に必要な経費とはいえ、自分の事業規模からかけ離れた接待交際費を経費計上しているなどの場合は、税務署から指摘を受ける可能性もあります。
したがって売上などの事業規模をきちんと把握しておくことも重要といえるでしょう。

ここまで、経費の概要について説明してきました。では実際にどの項目が経費計上でき、どの項目が経費計上できないのか気になるところです。次では経費計上できるもの、できないものについて解説します。

前述でも説明したとおり、経費計上できるものは事業に必要な費用のみです。それ以外の費用は原則経費として認められません。そのことを踏まえて経費にできるものをみていきます。以下が、よく経費計上に使用される勘定科目です。

個人事業主が経費計上できないものは以下のような項目です。

・所得税
・住民税
・健康保険料
・国民年金
・交通違反などの罰金
・家族以外の従業員がいない福利厚生費
・個人事業主自らに対する給与

個人事業主自らに対する費用や、従業員のいない場合の福利厚生費は経費計上できない点に注意が必要です。ただし、健康保険料や国民年金などは、社会保険料控除として確定申告時に申請可能です。

その他、経費計上するのが難しいものとして、「スーツ代」「メガネ代」が挙げられます。
ビジネスシーンで活用されることの多いスーツですが、仕事以外でも使用できることから経費計上が難しくなります。ただし、仕事で着用する作業着や制服といった専用の衣類は経費計上できます。
メガネは仕事だけでなくプライベートでも使用できることから経費計上は難しいでしょう。ただし、業務に特化した保護メガネなどは使用目的が限定されているため経費計上できます。

このように、プライベートと兼用できるようなものは経費計上不可か、もしくは按分して事業に使用した割合のみを経費計上する必要があります。

経費として認められるかどうかの基本的な判断基準は、「事業との関連性」と「業務の必要性」です。以下、判断に迷いやすい代表的な項目について解説します。

●交際費の判断基準
交際費は、取引先との関係維持・促進が目的の支出であるかどうかが重要です。

・経費として認められるケース
・取引先との商談時の会食費
・取引先への贈答品
・ビジネス目的の接待費用

経費として認められないケース
・友人・知人との飲食費
・私的な付き合いでの贈答品
・家族との会食費

●衣服費の判断基準
衣服費は、業務専用であるかどうかが判断の分かれ目となります。

経費として認められるケース
・制服やユニフォーム
・作業服や安全靴
・接客業での専用衣装

経費として認められないケース
・プライベートでも着用できるスーツ
・普段着として使用可能な衣服
・個人の趣味嗜好による衣装

●研修費の判断基準
研修費は、業務との直接的な関連性が重要な判断基準となります。

経費として認められるケース
・業務に必要な資格取得の費用
・専門的なスキルアップ研修
・業界セミナーへの参加費

経費として認められないケース
・一般教養としての語学学習
・趣味的な講座の受講料
・私的な自己啓発費用

なお、プライベートでの使用と業務での使用が混在する場合は、使用実態に応じた合理的な按分計算を行うことで、一部を経費として計上できる場合があります。

個人事業主が自宅を事務所としても使用する場合、事業で使用している分の経費は必要経費として計上できます。ここでは、家事関連費の按分方法について詳しく解説します。

家事按分とは、事業用と私用の両方で使用する経費を合理的な基準で分けることです。経費として認められるためには、その支出の主な部分（50％超）が所得を得るために必須であることが求められます。また、按分比率は実態に即した合理的な割合を設定し、税務調査に耐えうる証拠を保管することが重要です。

水道光熱費の按分方法には、主に面積による按分と時間による按分があります。面積による按分では、事務所専有面積を建物全体面積で割って算出します。時間による按分の場合は、営業時間を24時間で割って計算します。

通信費については、事業使用割合の実績や通話明細に基づいて按分を行います。定額制のサービスの場合は、利用時間に基づいて按分するのが一般的です。実際の使用実態を反映した合理的な按分が求められます。

自宅兼事務所として使用している場合、明確に区分された事業専用部分については100%経費計上が可能です。一方、共用部分については面積比での按分が必要となります。家賃や固定資産税、火災保険料などの費用も、同様の基準で按分して計上します。

実際の按分計算例として、まず自宅兼事務所の家賃按分を見てみましょう。家賃月額が10万円で、全体面積80㎡のうち事務所使用面積が20㎡の場合、按分率は25％となります。したがって、経費として計上できる金額は2万5千円となります。

携帯電話料金の場合、月額料金が1万円で事業使用割合が70％であれば、経費計上額は7千円となります。この使用割合は、通話明細や業務記録などの客観的な証拠に基づいて設定する必要があります。

このように、家事関連費の按分は明確な基準と計算方法に基づいて行うことが重要です。適切な按分と記録保管により、税務調査にも対応できる経費計上が可能となります。特に按分の根拠となる資料は、税務調査時の重要な説明資料として、確実に保管しておくことをお勧めします。

個人事業主が適切に経費を計上するためには、正しい証憑書類の保管と管理が不可欠です。ここでは、必要な書類の種類から保存方法まで詳しく解説します。

経費計上の証明として必要な基本的な証憑書類として、まず領収書があります。これは代金の受領を証明する重要な書類です。

次に請求書です。取引先からの代金請求の証明となります。また、取引内容や条件を明示した契約書、商品やサービスの受け渡しを証明する納品書も重要な証憑書類です。

これらの書類には必須の記載項目があります。発行日付、個人事業主名での宛名、税抜金額と消費税額を区分した金額、取引内容の明細、発行者の名称と住所が含まれていなければなりません。

すべての証憑書類は、法定保存期間である7年間の保管が必要です。これは帳簿類、請求書・領収書、決算関係書類のすべてに適用されます。
効率的な管理のためには、日付順の整理や経費項目別のファイリング、年度ごとの区分けなど、体系的な整理方法が重要です。また、スキャンデータのバックアップやクラウドストレージの活用など、デジタル管理も効果的です。

領収書やレシートの受け取りを忘れてしまうこともあるでしょう。また、電車やバスなどの交通機関、結婚祝いや傷病見舞いのような慶弔費など、領収書が存在しないものをあります。
そのようなケースの場合、客観的に支払いを証明できる書類があれば、証拠書類として代用できることがあります。

例えば、クレジットカードで支払った場合は利用明細表が証拠書類となります。銀行の振込や引き落としがわかる明細表も証拠書類になるでしょう。



その他にも、以下のような項目であれば証拠書類として代用できます。
・納品書
・出金伝票
・支払通知書
・ご利用明細書
・ATMの振込明細書

電子保存には三つの基本要件があります。まずは真実性の確保です。改ざん防止措置やデータの完全性の保証、アクセス記録の保管が必要です。

次に可視性の確保です。画面表示機能や印刷出力機能、データ形式の互換性が求められます。最後に検索機能の確保です。日付、金額、取引先による検索が可能である必要があります。

具体的な保存方法としては、200dpi以上の解像度でのスキャン、重要書類のカラー保存、タイムスタンプの付与などが求められます。また、バックアップ体制の整備やセキュリティ対策、検索システムの構築も重要です。

これらの要件を適切に満たすことで、税務調査にも対応できる経費計上が可能となります。
特に電子保存については、今後さらに重要性が増すと考えられるため、早めの対応を検討することをお勧めします。

5万円以上の取引については、特別な注意が必要です。まず、印紙税法に基づく収入印紙の貼付が求められます。契約書や領収書には、取引金額に応じた適切な収入印紙を貼付する必要があります。

また、取引の記録も詳細に残す必要があります。取引相手の確認と記録、支払方法（現金、振込等）の明確な記録、取引内容の詳細な記録が求められます。

個人事業主が効果的に節税するのであれば、確定申告を行う際に青色申告を選択することが重要です。ここからは、青色申告の概要と、選択することで得られる節税効果について解説します。

個人事業主が効果的に節税するのであれば、確定申告を行う際に青色申告を選択することが重要です。ここからは、青色申告の概要と、選択することで得られる節税効果について解説します。

青色申告とは、一定の帳簿を備え付け、日々の取引を記帳し、その記録にもとづいて所得金額や税額を算出して確定申告を行う制度です。一定基準の帳簿が必要になるため、簡単な帳簿管理で行う白色申告には認められていない特典（制度）がいくつか存在します。

白色申告は、個人事業主が利用できる基本的な確定申告方法です。青色申告のような事前の申請や承認が不要で、比較的シンプルな手続きで確定申告を行うことができます。

＜白色申告の特長＞
・記帳方法や手続きが簡素化されており、経理事務の負担が少ない
・基礎控除として48万円を受けることができる
・事前の手続きも不要なため、開業後すぐに利用できる

＜青色申告と比較した際の制限＞
・最大65万円の青色申告特別控除を受けることができない
・専従者給与の経費計上が認められていない
・純損失の繰越控除や繰戻還付も適用できないため、事業規模が大きくなる場合は青色申告への切り替えが必要

以上から、副業や小規模な事業を営む個人事業主は白色申告、売上が安定してきた場合や、専従者給与の必要性が出てきた場合は、青色申告へ切り替えるといった使い分けが必要です。

青色申告を選択して確定申告を行えば、最高65万円の青色申告特別控除を受けられます。
65万円の控除を受けるためには、e-Taxを利用した確定申告書の提出もしくは、電子帳簿保存が条件となります。もし、条件を満たせていない場合は、控除額は55万円になりますので注意が必要です。

参照元：国税庁 No.2070 青色申告制度

青色申告では、配偶者や親族へ支払った給与を経費として所得から控除できます。白色申告でも事業専従者控除として配偶者への給与を控除できますが、上限が設けられています。その反面、青色申告であれば上限がなく、配偶者や親族に支払った給与を所得から控除できるのです。

ただし、事前に「青色事業専従者給与に関する届出書」を税務署に提出し、一定の要件を満たすことが必要です。

また、控除に上限は設けられていませんが、給与を多く支払うことで配偶者側の税金や社会保険料が増加することも考えられるため、自分の税金と配偶者側の税金両方を比較した上で給与額を検討する必要があるでしょう。

65万円の控除を得るためには、「e-Taxで確定申告を行う」もしくは電子帳簿保存法が定める「優良な電子帳簿」として保存する必要があり、そうでなければ、55万円の控除額に
なってしまいます。
個人事業主の確定申告において、e-Taxの活用は効率的な申告手続きを実現する重要なツールとなっているため、e-Taxでの確定申告をおすすめします。

●e-Tax利用のメリットと注意点
e- Tax利用のメリットと注意点は下記のとおりです。

メリット
・24時間いつでもオンラインで申告が可能。確定申告期間前の1月から申告を開始できる。
・税務署の窓口に行く必要がない
・手続きが簡素（医療費控除の明細書や生命保険料控除の証明書などの原本提出が不要）
・還付金の受け取りも早くなり、通常3週間程度で処理される

注意点
・各種書類は電子提出が省略できても、5年間の保管義務がある
・初回利用時は事前準備に時間がかかる
・システムメンテナンス時は利用できない

●e-Tax利用の準備方法
e-Taxを利用するためには、準備が必要です。下記に沿って準備を行いましょう。

①マイナンバーカードを取得する
市区町村の窓口で申請でき、ICチップ付きの写真入りカードとして発行されます。（電子証明書が内蔵）

②利用者識別番号を取得する
e-Tax利用開始届出書を提出することで取得でき、オンラインでの即時発行が可能です。この番号の有効期限は3年間となっています。

③各種環境準備を行う
ICカードリーダーの準備、またはスマートフォンの読み取り機能の確認が必要です。また、e-Tax対応ソフトのインストールと、安定したインターネット環境の確保も欠かせません。

ここまで経費の控除について、お伝えしてきました。個人事業主で経費を削減したい方や、経費精算を楽にしたいとお考えの方は、ビジネスカードの導入がおすすめです。
支払いを一本化することでポイントやマイルを貯められ、経費削減につながります。

個人事業主の実質的な収入を理解するには、所得税と住民税の計算方法を知ることが重要です。ここでは、年収別に具体的な税額と手取り額をシミュレーションをします。

必要経費がゼロ、青色申告を前提として、20~39歳の単身者、東京都23区在住、青色申告特別控除65万円を適用をしているとします。国民健康保険料は市区町村によって金額が異なります。個人事業税がかかる場合もあります。

年収が300万円の場合の計算例を紹介します。

1. 所得金額から所得控除を引きます。
所得金額: 300万円
基礎控除: △48万円
青色申告特別控除: △65万円
国民年金保険料: △およそ20万円
国民健康保険料: △およそ30万円
課税所得: 137万円

2. 所得税の計算
課税所得137万円は195万円以下の区分に該当します。
税率: 5%
所得税額: 137万円 × 5% = 68,500円
復興特別所得税(所得税額 × 2.1%): 1,439円
所得税合計: 69,939円

3. 住民税の計算をします。
所得割(10%): 137万円 × 10% = 137,000円
均等割: 5,000円
住民税合計: 142,000円

4. 手取り額の計算をします。
課税所得から以下を控除します。
所得税・復興特別所得税: △69,939円
住民税: △142,000円
年間手取り: およそ228万8,061円
月額手取り: およそ190,672円

年収が400万円の場合の計算例を紹介します。

1. 所得金額から所得控除を引きます。
・所得金額: 400万円
・控除項目：
社会保険料控除
国民年金保険料: △20万円
国民健康保険料: △40万円
基礎控除: △48万円
青色申告特別控除: △65万円
課税所得: 227万円

2. 所得税の計算をします。
課税所得227万円は195万円超330万円以下の区分に該当します。
税率: 10%
所得税額: 227万円 × 10% = 227,000円
控除額: △97,500円
所得税額: 129,500円
復興特別所得税(129,500円 × 2.1%): 2,720円
所得税合計: 132,220円

3. 住民税の計算をします。
所得割(10%): 227万円 × 10% = 227,000円
均等割: 5,000円
住民税合計: 232,000円

4. 手取り額の計算をします。
課税所得から以下を控除します。
所得税・復興特別所得税: △132,220円
住民税: △232,000円
年間手取り: およそ303万5,780円
月額手取り: およそ252,982円

年収が500万円の場合の計算例を紹介します。

1. 課税所得の計算をします。
・所得金額: 500万円
・控除項目：
社会保険料控除
国民年金保険料: △20万円
国民健康保険料: △51.6万円
基礎控除: △48万円
青色申告特別控除: △65万円
課税所得: 315万4000円

2. 所得税の計算をします。
課税所得315万4000円は195万円超330万円以下の区分に該当します。
税率: 10%
所得税額: 315万4000円 × 10% = 315,400円
控除額: △97,500円
所得税額: 217,900円
復興特別所得税(217,900円 × 2.1%):4,576円
所得税合計:319,976円

3. 住民税の計算をします。
所得割(10%): 315万4000円 × 10% = 315,400円
均等割: 5,000円
住民税合計: 320,400円

4. 手取り額の計算をします。
課税所得から以下を控除します。
所得税・復興特別所得税: △319,976円
住民税: △320,400円
年間手取り: およそ375万6031円
月額手取り: およそ313,003円

年収が600万円の場合の計算例を紹介します。

1. 課税所得の計算をします。
・所得金額: 600万円
・控除項目：
社会保険料控除
国民年金保険料: △20万円
国民健康保険料: △631,000円
基礎控除: △48万円
青色申告特別控除: △65万円
課税所得: 403万9000円

2. 所得税の計算をします。
課税所得403万9000円は330万円超695万円以下の区分に該当します。
税率: 20%
所得税額: 403万9000円 × 20% = 807,800円
控除額: △427,500円
所得税額: 305,300円
復興特別所得税(305,300円 × 2.1%): 6,411円
所得税合計: 311,711円

3. 住民税の計算をします。
所得割(10%): 403万9000円 × 10% = 403,900円
均等割: 5,000円
住民税合計: 408,900円

4. 手取り額の計算をします。
課税所得から以下を控除します。
所得税・復興特別所得税: △311,711円
住民税: △408,900円
年間手取り: およそ444万8,389円
月額手取り: およそ370,699円

年収が700万円の場合の計算例を紹介します。

1. 課税所得の計算をします。
・所得金額: 700万円
・控除項目：
社会保険料控除
国民年金保険料: △20万円
国民健康保険料: △746,000円
基礎控除: △48万円
青色申告特別控除: △65万円
課税所得: 492万4000円

2. 所得税の計算をします。
課税所得492万4000円は330万円超695万円以下の区分に該当します。
税率: 20%
所得税額: 492万4000円 × 20% = 984,800円
控除額: △427,500円
所得税額: 557,300円
復興特別所得税(557,300円 × 2.1%): 11,703円
所得税合計: 569,003円

3. 住民税の計算をします。
所得割(10%): 492万4000円 × 10% = 492,400円
均等割: 5,000円
住民税合計: 497,400円

4. 手取り額の計算をします。
課税所得から以下を控除します。
所得税・復興特別所得税: △569,003円
住民税: △497,400円
年間手取り: およそ498万7,597円
月額手取り: およそ415,633円

年収が800万円の場合の計算例を紹介します。

1. 課税所得の計算をします。
・所得金額: 800万円
・控除項目：
社会保険料控除
国民年金保険料: △20万円
国民健康保険料: △86万円
基礎控除: △48万円
青色申告特別控除: △65万円
課税所得: 581万円

2. 所得税の計算をします。
課税所得581万円は330万円超695万円以下の区分に該当します。
税率: 20%
所得税額: 581万円 × 20% = 116万2,000円
控除額: △427,500円
所得税額: 734,500円
復興特別所得税(734,500円 × 2.1%): 15,424円
所得税合計: 749,924円

3. 住民税の計算をします。
所得割(10%): 581万円 × 10% = 581,000円
均等割: 5,000円
住民税合計: 586,000円

4. 手取り額の計算をします。
課税所得から以下を控除します。
所得税・復興特別所得税: △749,924円
住民税: △586,000円
年間手取り: およそ560万4,076円
月額手取り: およそ467,006円

年収が900万円の場合の計算例を紹介します。

1. 課税所得の計算をします。
・所得金額: 900万円
・控除項目：
社会保険料控除
国民年金保険料: △20万円
国民健康保険料: △89万円
基礎控除: △48万円
青色申告特別控除: △65万円
課税所得: 678万円

2. 所得税の計算をします。
課税所得678万円は330万円超695万円以下の区分に該当します。
税率: 20%
所得税額: 678万円 × 20% = 135万6,000円
控除額: △427,500円
所得税額: 928,500円
復興特別所得税(928,500円 × 2.1%): 19,498円
所得税合計: 947,998円

3. 住民税の計算をします。
所得割(10%): 678万円 × 10% = 678,000円
均等割: 5,000円
住民税合計: 683,000円

4. 手取り額の計算をします。
課税所得から以下を控除します。
所得税・復興特別所得税: △947,998円
住民税: △683,000円
年間手取り: およそ627万9,002円
月額手取り: およそ523,250円

企業や個人事業主のなかには、経費を不正計上する方もいます。しかし、不正計上は立派な犯罪行為であり、税務署に不正計上が発覚された場合はペナルティを課される可能性があります。ここからは、不正計上について解説し、不正計上した場合にどのようなペナルティがあるかみていきます。

「不正とされる経費計上」とは、事業に関係のない費用や、存在しない費用を経費として計上する行為を指します。個人的な趣味やレジャーに関する費用を経費として計上したり、架空の経費を作成したりして税負担を軽減しようとすることなどが該当します。

もし不正計上が発覚した場合、次のようなペナルティを課される可能性があります。

●過少申告加算税
過少申告加算税とは、確定申告の際に申告納税額が実際より少ない場合に課税される加算税です。
この過少申告加算税の金額は、新たに納めることになった税金の10%相当額です。ただし、新たに納める税金が当初の申告納税額と50万円とのいずれか多い金額を超えている場合、その超えている部分については15%になります。
税務署の調査を受ける前に自主的に修正申告をすれば、過少申告加算税はかかりません。そのため、誤りに気がついたらできるだけ早く修正申告を行いましょう。

参照元：国税庁 No.2026 確定申告を間違えたとき

●重加算税
重加算税とは、申告内容が仮装や隠ぺいなど、意図的に税負担を軽減させようと悪質な行為の場合に適用される加算税のことです。この場合は過少申告加算税や不納付加算税に代えて35～50%とさらに重いペナルティが課されます。
これらの加算税は支払猶予がなく早急に納付する必要があり、事業経営に大きな影響を与えてしまいます。したがって、健全な経営を続けていくためにも正確な申告を心がけることが重要です。

参照元：財務省 加算税の概要

2024年は個人事業主にとって重要な制度変更がありました。主な変更点について詳しく解説します。

2024年4月1日から、接待交際費の基準額が大きく変更されました。一人当たりの飲食費の上限が5,000円から10,000円に引き上げられました。この変更は、経済の活性化促進、飲食店の需要喚起、物価上昇への対応を目的としています。

2024年3月までは一人5,000円未満の飲食費が会議費として全額経費計上可能でしたが、2024年4月以降は一人10,000円未満まで拡大されます。この改正により、より柔軟な取引先との関係構築が可能になり、経費計上できる範囲が広がりました。また、実態に即した接待費用の計上が可能となりました。

2024年1月1日から、電子取引データの保存方法が厳格化されました。電子データで受け取った領収書や請求書は、電子データのまま保存することが必須となり、紙への出力による保存は原則として認められません。また、検索機能や改ざん防止措置など、特定の要件を満たした保存が必要となります。

具体的な保存要件として、取引年月日や金額による検索が可能であること、データの訂正・削除の履歴が確認できること、7年間の保存期間に対応できることなどが定められています。

これらの要件に対応するため、クラウドストレージやバックアップシステムの整備、電子帳簿保存法に対応したソフトウェアの導入検討、社内の文書管理規程の見直しなどが必要となります。

ここまで解説した正しい、証拠書類がない場合でもクレジットカードの利用明細表があれば、証拠書類として経費が計上できます
。そのような場合は、個人用とは別にビジネス用のクレジットカードを1枚持っておくと非常に便利です。セゾンプラチナ・ビジネス

・アメリカン・エキスプレスⓇ・カードなら、個人用と事業用の支出を簡単に区別できることはもちろん、以下のような特典があります。

・ポイントの活用で経費削減
経費や税金のカード払いで永久不滅ポイントが減り、このポイントを活用すれば、経費削減にJALマイルの還元や無制限の空港ラウンジを無料で使えるプライオリティパス付帯など特典がたくさん！

・社員用の追加カードで経費処理も一本化
社員用の追加カードを発行でき、社員の経費の使用状況を冷静に把握できる。

個人事業主の経費について解説しました。経費とは事業を進める上で必要な経費のことで、個人で必要とする経費は原則経費計上できません。区別しておくことが重要です。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレスⓇ・カードを活用すれば、事業用と個人用の費用を簡単に区別できて大変便利です。
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