データ保存方法別に解説！電子帳簿保存法の要件とは？

まずは、「電子帳簿保存法」について解説します。

事業を営む上で、日々の取引を記録する帳簿（会計帳簿）や、それに関係する書類（契約書や領収書など）には、一定期間保存する決まりがあります。（法人の場合は7年）。

しかし紙で保存すると、企業の規模によっては膨大な量になるため、管理の手間がかかり、保管場所も必要になります。目的の帳簿や書類を探すのも大変です。

そこで、国は1998年（平成10年）に「電子帳簿保存法」を制定し、紙に印刷しなくてもデータのまま、帳簿や書類を保存できるようにしました。電子帳簿保存法は改正のたびに要件が緩和されており、データで帳簿や書類を保存する企業が増えています。

電帳法の改正については、こちらの記事でも詳しく解説しているのでご覧ください。
＞＞「電子帳簿保存法の改正で何が変わる？改正内容と注意点を解説」

電子保存には、パソコンで作成してデータのまま保存する方法と、紙で作成された書類をスキャナで取り込む方法があり、ほとんどの帳簿や書類は、これらの方法で保存が可能です。

また「電子取引保存」という 、 メールの送受信やWebでの書類発行など、データのやり取りだけで完結する取引の関係書類を、印刷しないでそのまま保存する方法もあります。

ただし、帳簿や貸借対照表、損益計算書といった決算関係の書類については、紙で作成されてもスキャナ保存ができません。これらは電子計算機（コンピュータ）で作成されたデータの保存のみ認められており、そうでなければ紙のままで保存するという扱いになります。

また、取引先に渡す請求書のように、パソコンで作成しても、印刷した後に手書きで追記した書類については電子保存の対象外となり、紙のまま保存しなければいけません。

帳簿や関係書類を電子保存すれば、紙の保存と違い、場所を取ったり、管理に手間取ったりすることはありません。ペーパーレスによって資源の節約にもなりますし、必要な帳簿や関係書類を探すのも簡単です。適切に管理されていれば、廃棄や紛失、改ざんといったリスクも防げます。

続いて、電子帳簿保存法ではどのような要件があるのか、保存方法別に見てみましょう。

帳簿を電子データで保存する際は、「真実性」と「可視性」が確保されていなければいけません。

真実性については、以下の4点です。

1.訂正・削除の事実や内容を確認できる。
2.通常の業務処理期間を過ぎた後の入力履歴を確認できる。
3.総勘定元帳と、それに関する現金出納帳、売掛帳など、ほかの帳簿との関連性を確認できる。
4.電子データを作成したシステムの概要書や仕様書、操作説明書などの関係書類が備え付けられている。

可視性については、以下の4点です。

1.データの保存場所にOS入りの電子計算機やディスプレイ、プリンタを備え付け、速やかに出力できる。
2.帳簿の内容を記録項目から検索できる。
3.日付や金額の範囲指定で検索できる。
4.ふたつ以上の条件で検索できる。

関連書類を電子データで保存するときは、真実性の4番と可視性の1～3番が要件となります。

出典：国税庁ホームページ
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm

関連書類をスキャナ保存する際も、真実性と可視性が確保されていなければいけません。

真実性については、以下の7点です。

1.スキャナ保存は所定の日数以内に行う。
重要書類とされているものは、早期入力方式と業務処理サイクル方式のみ採用されます。
・早期入力方式
早期入力方式とは、書類を受け取ってから、概ね7営業日以内に電子化をする方法です。
・業務処理サイクル方式
業務処理サイクル方式とは、業務の処理に係る通常の期間（最長2ヵ月以内）を経過後速やかに（概ね7営業日以内）電子化する方法です。

2.解像度は200dpi相当以上、RGB（赤・緑・青）色は256階調以上（24ビットカラー）

3.(財)日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを、ひとつの入力単位ごとに付与し、保存している間は記録事項が変更されていないことを確認できる。また、課税期間中の任意の期間を指定して、一括して検証できる。

4.スキャナ保存したデータの解像度や階調、大きさに関する情報を保持できる。

5.訂正・削除の事実や内容を確認できる。

6.入力した者や、その者の監督者の情報を確認できる。

7.適正事務処理するため、相互牽引体制や定期的な検査を行う体制、不備が生じた際の再発防止体制が確立されており、それに基づいて処理されている。

可視性については、以下の4点です。

1.帳簿と関連書類との間に相互関連性が確保されている。

2.14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、操作説明書が備え付けられており、明瞭で見やすく、必要な大きさに拡大・縮小して出力できる。

3.スキャナ保存したデータを取り込み、閲覧できるシステムの概要書類、開発に際して作成した書類、操作説明書、設置および保存に関する事務手続きを明らかにした書類を備え付けている。

4.取引年月日や取引金額などで検索できる。日付や金額の範囲指定や、ふたつ以上の条件で検索が可能。

ただし、見積書や注文書といった資金や物の流れに直結・連動しない一般書類については、一部要件が緩くなります。

出典：国税庁ホームページ
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07scan/02.htm#a012

電子取引をデータとして保存する場合も、真実性と可視性が確保されていなければいけません。全部で以下の4点があります。

1.電子計算機（コンピュータ）システムの概要を記載した書類を備え付けている（自社で開発したシステムが対象）。
2.閲覧できる装置を備え付けている。
3.検索機能を確保している。
4.次のいずれかに対応している。
・発行側か受取側のどちらかがタイムスタンプを付与している。
・データを訂正削除した記録が残るか、そもそも訂正削除ができない。
・訂正削除の防止に関する規定が備わっている。

出典：国税庁ホームページ
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/02.htm#a009

電子帳簿保存法は、2022年（令和4年）1月1日より大幅に改正されます。どのように改正されるのか、見てみましょう。

これまで、帳簿や関係書類をデータやスキャナで電子保存するには、所轄の税務署長による事前承認が必要でした。しかし、今回の改正ではこれが廃止され、システムやディスプレイ、プリンタなど一定の要件を満たすだけでよくなります。

また、スキャナ保存や電子取引保存でタイムスタンプを付与する期限は、最長で2ヵ月と7営業日以内に延びました。クラウドサービスのように、訂正・削除を行った事実や内容を確認できるシステムであれば、タイムスタンプの付与自体が不要です。

同様に、スキャナ保存や電子取引保存の検索要件も、取引年月日や取引金額、取引先だけに緩和されました。

ほかにも、スキャナ保存では、事前の自筆署名や事後の定期的な検査など、先ほどの真実性の7番における適正事務処理するための要件も廃止されます。ひとりで管理するなど簡略化した運用が可能です。

今回の改正から、確定申告の際、スキャナ保存や電子取引保存によるデータに隠ぺいが認められた場合は、通常の重加算税に10％加重されるようになります。隠ぺいや仮装に限らず、要件を満たしていないがために、税法上の帳簿や書類として扱われないと、企業にとっては大きなダメージです。

経費精算システム「Concur Expense」は、電子帳簿保存法に準じた機能が備わっているだけでなく、法改正にもいち早く対応できます。クラウド型システムなので、導入も簡単です。社内規定の自動チェック機能により不正経費も未然に防止してくれます。

電子帳簿保存法の要件や改正に対応した経費精算システムをお探しの際は、ぜひご利用ください。

＞＞経費精算システム「Concur Expense」の資料請求はこちら

電子帳簿保存法では、「真実性」と「可視性」を確保するための要件があります。要件を満たしていないと、税法上の帳簿や書類として扱えません。2022年1月1日から大幅に改正されるため、変更点を確認するのはもちろん、要件に対応しているシステムを取り入れると良いでしょう。