経費精算をペーパーレス化しよう！メリットや方法も紹介！

経費精算は手間が多く、効率化したいと考えている方も多いはずです。実際に、経費精算をペーパーレス化することは可能なのでしょうか。メリットも含めて、詳しく見ていきましょう。

「電子帳簿保存法」の改正により、近年は帳簿や領収書の電子化が進んでいます。電子帳簿保存法とは、「国税関係帳簿や経理書類を電子データとして保存することを認めた法律」を指します。要件を満たしていれば帳簿類の電子保存が認められるというもので、これにより経費精算もペーパーレス化が可能になりました。

紙の領収書を電子化するには、スキャナやモバイルカメラを使って画像化し、電子ファイルで保存する方法があります。これは電子帳簿保存法の第4条第3項で規定されている「スキャナ保存制度」によって実現可能となりました。

もともと電子的な決済記録がある場合は、それをわざわざ紙にして保存する必要はありません。決済記録を取引の証拠にして、領収書代わりの「電子データ」として使えます。

経費精算をペーパーレスにすることによってもたらされるメリットはたくさんあります。具体的にどのようなことがあるのか確認していきましょう。

書類がすべて紙ベースの場合、その印刷代は決して小さくありません。一度の取引は少数でも、取引量が多ければ、それだけ印刷費も積み重なっていくでしょう。経費精算をペーパーレスにすれば、印刷せずに管理が可能です。印刷費が不要となるため、コスト面も大きく削減できます。

また、紙の書類は保存場所が必要で、年数を追うごとに量も膨大となります。過去のデータを探す際には、ひとつずつ手作業で探す必要がありますので、時間も手間もかけなければなりません。この点についても、ペーパーレスで解決することができます。

帳簿や領収書を電子データ化した場合、セキュリティ面でも大きなメリットが見込めます。その最たるものが、紛失リスクです。ただデータ化するだけではなく、きちんとバックアップを取ることで、安全性は紙ベースよりも向上します。

また、書類を紙ベースで残しておく場合は、会社の鍵を閉め忘れないようする、監視カメラを付けるなどの物理的なセキュリティ強化が必要となります。しかし、電子データ化したファイルなら、セキュリティソフトを導入するだけで簡単にセキュリティ対策ができます。ウイルスからも情報を守れるのでこの点でも心配はいらないでしょう。

紙ベースの書類は人の手で作成しますので、処理上のミスが目立ってしまいます。一方、経費精算システムで管理・処理する場合は、申込書の作成から処理までの一連の流れを簡略化できます。計算もすべて画面上で完結するので、処理上の漏れやミスが大幅に減少するはずです。経費精算に求められるのは正確で速い仕事ですが、それは経費精算システムを導入することで大幅に改善されることでしょう。仕事効率も上がり、仕事の負担が軽くなります。

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最後に、経費精算をペーパーレスで行う具体的な方法について解説していきます。経費精算を効率化するためにはどのような準備をするべきなのか、事前に確認しておきましょう。

経費精算をペーパーレスにするなら、まずは「経費精算システム」の導入が必要となります。「経費精算システム」とは、経費精算に必要な申請やチェック・承認などの業務を行うもので、サーバー上などに集約して実行してくれるシステムのことです。これを導入すれば、申請から承認までをすべてペーパーレスにできます。

従業員一人ひとりにアカウントを与えることで、それぞれのパソコンやスマホなどからログインして経費の申請が可能になります。それを受け、経理担当者は管理者権限のあるアカウントを使って申請内容をチェックしたり、承認をしたりする仕組みになっています。

経費精算システムはさまざまな種類があり、自社サーバー内に置くものやクラウド上で共有できるタイプなどがあります。導入するとなると費用が気になるところですが、こちらも種類によってさまざまです。システム開発から必要なタイプはそれなりにコストがかかりますが、社員一人あたり月額数百円ほどで利用できるものもあります。自社の規模や利用人数を考慮して、無理のないものを検討しましょう。

電子帳簿保存法の要件を満たすことで、経理部門が担当する帳簿、領収書、契約書などの書類をすべてデータで保存できるようになります。ただし、電子化の導入には管轄税務署長の承認が必要です。

電子保存を始めるのであれば、その3ヵ月前までには管轄税務署長に申請書や必要書類を提出し、その承認を受けていなければなりません。そのため、導入を検討している場合は早めに準備を開始しましょう。例えばスキャナ保存を導入する場合は、国税関係書類の「電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」や、利用するシステムの概要が記された書類などが必要です。

電子帳簿保存法の詳細については、こちらがおすすめです。
電子帳簿保存法とは？要件や改正内容をチェック！ペーパーレス化を進めよう

経費精算をペーパーレス化したいなら、キャッシュレス決済を利用することも考えてみましょう。キャッシュレス決済の取引明細はそのまま電子データとして取り扱えるので、スキャナなどで画像化する手間がかかりません。

日本は欧米に比べると随分とキャッシュレス化が遅れていて、まだまだ後進国といわざるをえない状況です。しかしながら、今後はさらにキャッシュレス化の需要が増すとも考えられますので、効率化を図りたいなら検討する余地はあるでしょう。経費精算システムをさらに便利に使うなら、法人カードを利用するのもひとつの手です。システムに紐付けることによって、帳簿作成や申請・承認作業の簡略化ができます。

経費精算をペーパーレス化する手段としては、請求書を電子化する方法もあります。自社で発行する請求書・領収書・納品書などをWEB発行に切り替えるのです。WEB発行に切り替えることで、請求書を一括で送付できるメリットが生まれます。結果、請求書発行にかかる時間や手間を大幅に削減できるというわけです。

特に取引先が多い会社では、経理担当の負担やミスを大幅に減少できます。効率化が図れるだけでなく、コスト削減にもつながりますので、ぜひ検討してみましょう。

経費精算のペーパーレス化は手続きの簡略化だけでなく、コスト削減やセキュリティ向上にもつながります。経費精算システムの導入にはある程度の時間とコストを要しますが、将来を見据えて考えればメリットの多いものだといえるでしょう。

一方で、ペーパーレス化をするためには、「電子帳簿保存法」の要件を満たす必要があります。きちんとした手順を踏んで手続きを行う必要がありますので、ここで紹介した方法を用いてペーパーレス化に取り組んでみてください。

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