経費精算の領収書を電子化しよう！やり方やメリットを解説！

経費精算の領収書を整理することは手間のかかる作業ですが、電子化すればスムーズな経費処理が実現します。

以前は紙の領収書を保存することが原則でした。しかし現在は法律の改正によって、領収書をはじめとする書類の電子化が進められています。

このペーパーレス化によって、膨大になりがちだった経費処理の作業量と、作業にかかる人員を減らせるようになりました。

次に、電子帳簿保存法の改正について解説していきます。

企業が管理する帳簿類の電子化は、1998年に施行された「電子帳簿保存法」が大元になっています。これにより、財務会計や販売管理システムなどで作成した国税関係の帳簿書類は、電子化による保存が認められるようになりました。

ただし、認められたものは「電子データとして作成された帳簿書類のみ」で、紙の帳簿類をスキャンした電子データの保存は認められませんでした。

その後、2005年に「e-文書法」が施行され、スキャンされた帳簿類の一部電子化保存が可能となりました。領収書についても電子データでの保存が許可されましたが、要件が厳しく、実務に取り入れることは難しい状況でした。

しかし、2015年に「e-文書法」が改正されて、スキャナ保存に関する要件が緩和、2016年の電子帳簿保存法改正でさらに緩和が進み、スマホやデジタルカメラの撮影による領収書の電子化保存も認められるようになりました。

これまで、電子取引を行った場合のデータ保存に関する要件は以下の2つでした。

・発行者のタイムスタンプが付与された電磁的記録を受領したときには、データの受信後に遅滞なくタイムスタンプを付与する
・改ざん防止のため事務処理規定を作成して運用する

受領側のタイムスタンプは「概ね3営業日以内」とされていて、多くの企業では対応が困難でした。しかし、2020年に「電子帳簿保存法」が大幅に改正され、取引データの保存要件も大きく緩和されました。

2020年の電帳法改正による保存要件の変更点は以下の2つです。

・受領者側が、データを改変できないシステムやサービスを利用する
・発行者がタイムスタンプを付与する

もっとも重要なポイントは、「受領者側でタイムスタンプを付与する必要」がなくなったことです。

受領者側がクラウドサービスなどを利用していた場合は、上記の「受信者側が、データを改変できないシステムやサービスを利用する」に該当するので、問題なく保存方法として利用できます。

電子帳簿保存法の詳細については、こちらがおすすめです。
電子帳簿保存法とは？要件や改正内容をチェック！ペーパーレス化を進めよう

続いて、経費精算で電子化保存が可能な帳簿書類について、解説していきます。

電子化できる帳簿書類は電子帳簿保存法により、以下3つにわけられています。

・帳簿
・決算関係書類
・その他の証憑書類

さらに、区分や保存方法は以下の表のように規定されています。なお、電子化できる帳簿書類の種類が限られていることや、スキャナ保存が認められていない帳簿や書類には注意が必要です。

帳簿書類の電子化保存は、「自社で一貫して統一的に電子的な会計データを作成しなければならない」という規定があります。しかし一般的な会計ソフトや会計システムは、この要件を満たしているため、電子保存の難易度は高くありません。

領収書を電子化して保存すると、以下のようなメリットがあります。

・ペーパーレス化により作業を効率化できる
・コストの削減ができる
・セキュリティが向上する

それぞれを詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス化によって、経理部門の作業効率がアップします。保存した電子データはパソコン上で簡単に検索できるため、書類を探す時間の短縮につながります。

電子化とあわせて会計システムなどを導入すれば、人の手で行っていた業務の自動化と効率化が実現できます。

業務の効率化が進むのは、経理部門だけではありません。例えば、出張先の宿泊費などを立て替える場合は、経費精算を申請するために領収書の発行が必要になり、さらに出張者がオフィスに出向いて経理部に提出する必要がありました。しかし、電子データによる経費精算を導入すれば、出張者が自宅や出張先からでも簡単に経費を申請できます。

経費精算の領収書類を電子データで保存できると、紙に印刷する必要がありません。そのため、印刷コストの削減につながり印刷に費やしていた時間も短縮できます。わずかなコストや作業量の削減だとしても、中長期的に見ると大幅なコストの削減になるので、電子保存を導入する価値は十分にあるはずです。

また、領収書を電子化することで、領収書を保管していた収納スペースも不要になるため、保管場所の確保が不要になります。

電子化によって、書類を紛失するリスクを軽減できます。保存したデータをバックアップしておけば、万が一データが削除されてしまっても、復旧させることが可能です。地震や火事などの災害時にも、クラウドサーバー上に書類のデータを保存しておけば、消失リスクを最低限におさえられるでしょう。

また、紙の書類はコピーや抜き取りが容易なため、データが漏洩するリスクもあります。しかし、電子データで管理すれば、パスワードなどの設定による厳重なデータ管理が実現します。

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ここからは、経費精算を電子化する具体的な方法について、詳しくご紹介します。手順をしっかりと確認して、領収書などの電子化を導入してみてください。

経費精算で電子保存・スキャナ保存を利用する前提として、電子データが原本であることを「真実性」と「可視性」の確保によって証明する必要があります。

「真実性」と「可視性」の確保における概要は、以下のとおりです。

・「真実性」の確保
訂正・削除履歴の確保
相互関連性の確保
関係書類などの備付け

・可視性の確保
見読可能性の確保
検索機能の確保

なお、電子化に対応しているシステムを導入すれば、「真実性」と「可視性」がそのシステムの提供元によって担保されるので問題ありません。

経費精算を電子化して保存する場合には、税務署に承認申請が必要です。さらに、申請内容に応じた書式の申請書と添付書類を用意しなければなりません。

自社のプログラムで保存する場合と、市販のソフトウエアを使う場合とでは、申請に必要な書類が異なります。

・自社のプログラムで保存する場合
電子化した帳簿書類を自社のプログラムで保存する場合には、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」が必要です。

・市販のソフトウエアなどを使う場合
市販のソフトウエアなどを使う場合には、JIIMAの認証を受けていることが記載された「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」が必要です。使用するソフトの名称やメーカー、バージョンなどの記入も求められるので、事前に確認をしてください。

なお、上記どちらの場合も、書類には以下の項目を記入します。

・承認を受ける帳簿の名称
・備付け開始日
・納税地
・保存場所
・国税帳簿の作成と保存に使う電子計算機（パソコンやサーバーなど）

「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」は、国税庁のホームページにある「［手続名］国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請」からダウンロード可能です。

申請時には申請書とあわせて、以下3点も提出しなければなりません。

・承認を受ける帳簿類の作成を行うシステムの概要を記載した書類
・承認を受ける帳簿類の作成を行う電子計算機処理にかかわる事務手続きの概要。外部に委託している場合は契約書の写し
・申請書の記載事項を補完、参考となる書類。自社開発などのプログラムを使う場合には、システム開発に関する書類や操作説明書など

申請書の提出時期と提出方法は、以下のとおりです。

＜提出時期＞
提出時期は、承認を受ける関係書類を電子保存に代える日の3ヵ月前の日まで。

＜提出方法＞
所轄の税務署に持参、または送付。申請書は1部で構いませんが、承認を受ける書類が以下に該当する場合は2部必要です。

・国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている法人の法人税及び消費税に関する書類
・国税局において課税標準の調査及び検査を行うこととされている製造場などの酒税、たばこ税、揮発油税、地方揮発油税、航空機燃料税、石油ガス税、石油石炭税、印紙税、電源開発促進税及び国際観光旅客税に関する書類

また、申請に関する手数料は必要ありません。
なお、経費処理を電子化する前には、電子化できる経費や必要な写真、経費処理の申請方法を社内で統一しておくとスムーズに進められるはずです。

領収書などの証憑書類を電子化する流れを改めて確認してみましょう。

手順は以下のとおりです。

1.対応しているシステムを導入する
2.「真実性」と「可視性」を確保する
3.必要書類を税務署に提出する

手間がかかるようにも見えますが、電子化に対応しているシステムを導入すると、そのシステムの提供側が書類の作成や申請を行ってくれることもあります。そのため実際には「1. 対応しているシステムを導入する」だけで済む場合もあります。

この記事では経費精算の領収書を電子化するやり方やメリットについて、解説しました。

経費精算の領収書を電子化すれば、コストやセキュリティ面で多くのメリットがあります。ペーパーレス化も実現するので、経理業務の効率化にもつながるでしょう。

領収書を提出するためにオフィスを訪れる必要もないため、テレワークのような新しい働き方にも適しています。

2020年には「電子帳簿保存法」が改正されて、電子化のハードルが下がりました。ただし、領収書の電子化をする場合は税務署に書類を提出する必要があります。

ポイントをおさえれば手続きはそれほど難しくありません。この記事で紹介した申請方法を参考にしながら、経費精算の電子化を導入してみてください。

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