青色申告って何？メリットや手続きの流れを解説

青色申告は、事業所得、不動産所得、山林所得のいずれかの所得がある方が利用できます。青色申告を利用しない確定申告は、一般的に白色申告と呼ばれています。
本記事では、確定申告が必要になる方や青色申告と白色申告の違いについて、詳しくご紹介します。

確定申告の種類のひとつである青色申告は、「複式簿記」もしくは「簡易簿記」で作成した帳簿によって、1年間の所得金額を計算し申告します。
税務署に「開業届」と、青色申告を利用する年の3月15日までに「青色申告承認申請書」を提出し、承認を受ける必要があります。
ただし1月16日以降に開業した場合は、開業日から2ヵ月以内に提出期限が変更されますので注意しましょう。青色申告には、最大65万円の青色申告特別控除や青色事業専従者給与の必要経費算入など、さまざまな税制上の優遇を受けられるメリットがあります。
確定申告は原則として毎年2月16日から3月15日までに行いますが、期限を過ぎた場合、青色申告特別控除が最大10万円に減額されるなどペナルティが課せられます。
そのため、申告書の提出期限は必ず守りましょう。また青色申告特別控除の65万円控除には、複式簿記による記帳が義務付けられています。簡易簿記による記帳ですと、特別控除額は10万円になります。

個人事業主やフリーランスが1年間の所得を計算し、所得税を申告する手続きが確定申告です。
青色申告できる所得の種類は、事業所得、不動産所得、山林所得に限られます。個人事業主が青色申告を利用しない場合、白色申告で確定申告を行うことになります。
青色申告と比べ白色申告は、税制上の優遇措置がほとんど期待できません。その代わり、複式帳簿による帳簿が必要ないなど手間がかからず、書類準備や申告手続きも簡単です。白色申告は青色申告のような事前申請も不要です。

青色申告を利用して行う確定申告は、さまざまな控除を活用できて税金を抑えやすい仕組みになっています。青色申告の代表的な節税メリットは以下になります。

【青色申告の代表的な節税メリット】
・青色申告特別控除が受けられる
・貸倒引当金を必要経費にできる
・少額減価償却資産の特例の対象となる
・赤字を3年間繰り越しできる
・家族への給与は必要経費にできる
・家事関連費を必要経費にできる

それぞれについて、詳しくご紹介します。

青色申告者であれば、所得金額から最大65万円または10万円を控除できる「青色申告特別控除」が受けられます。
控除額が大きいほど課税所得金額を減らすことができ、高い節税効果を得られるでしょう。最大65万円の特別控除を受けるには、下記の適用要件をすべて満たす必要があります。

・事業所得か事業的規模の不動産所得がある
・複式簿記による記帳がされている
・複式簿記で作成された貸借対照表、損益計算書の添付ができる
・申告期限内（原則として3月15日）に確定申告する
・e-Taxまたは電子帳簿保存を行う

なお、e-Taxまたは電子帳簿保存を行わない場合は、特別控除額が最大55万円となります。また、上記の適用要件を満たしていない場合でも、青色申告であれば10万円の特別控除を受けられます。

青色申告は、貸倒損失によるリスクに備えるため、貸倒引当金繰入を必要経費に計上できます。
貸倒引当金は、売掛金や未収金などが回収不能となった場合の損失金額を見積り、あらかじめ費用として計上します。
白色申告でも貸倒引当金を個別評価によって計上できますが、個別評価による貸倒引当金の対象は、事由が破産手続開始の申立てや債務超過状態が継続し好転見通しがない場合などに限定されています。
青色申告は、年末時点の売掛金など債権残高の5.5%以下（金融業の場合3.3%以下）を貸倒引当金繰入として計上できます。支出を伴わない必要経費で税額を抑えられ、節税メリットがあります。

青色申告を行う個人事業主は、事業運営で必要な備品等の減価償却資産のうち、30万円未満の少額減価償却資産について、全額を一括で経費計上できます。この制度は「少額減価償却資産の特例」と呼ばれます。
ただし、年間限度額の上限があり合計300万円までです。それに対し白色申告は、10万円以上の減価償却資産については固定資産として計上し、法定耐用年数で数年かけて減価償却を行います。
そのため、1年間で減価償却費として経費計上できる金額は、償却資産の全額ではなく一部になります。青色申告でも固定資産として法定耐用年数による減価償却も可能ですので、上手に特例を活用しましょう。

個人事業に損失が出た場合、損失額を翌年以降3年間にわたって合計所得金額から控除できる「純損失の繰越控除」も青色申告のメリットです。
所得税は年間所得金額に対して課税されるため、年間所得が赤字であれば、支払う税金は発生しません。青色申告であれば、繰り越しした損失額を翌年以降の所得額と相殺することができます。
純損失の繰越控除によって所得金額を減らすことで、税額を抑えられます。

家族が青色申告者の仕事を手伝っている場合、家族に支払った給与の全額を必要経費に計上できます。
適用を受けるには「青色事業専従者給与に関する届出書」の事前提出が必要であり、適正範囲の金額であることが前提です。白色申告では、家族への給与は原則として経費計上が認められていません。
ただし、給与の一部額までを経費にできる事業専従者控除が使えます。家族に支払った給与の全額を必要経費にできる青色申告の方が、節税メリットは大きいでしょう。

自宅で仕事を行う個人事業主やフリーランスは、家事関連費を必要経費にできます。家事関連費には、水道光熱費や電話代、インターネットプロバイダー料金といった毎月発生する費用が該当します。
自宅が賃貸マンションやアパートであれば、家賃も家事関連費の対象です。これら家事関連費にはプライベート使用分が含まれているので、全額を必要経費にすることはできません。事業用としてどこまでの金額なら経費で認められるのかを確認しておきましょう。

個人事業主やフリーランスが使ったお金は、すべてが必要経費となるわけではなく、事業に関係しているお金かどうかが問われます。
経費はあくまで事業用途のお金に限られますので、事業用の経費割合を計算する家事按分が使われます。ここでは、個人事業主の経費について詳しくご紹介します。

事業を運営するには、さまざまな必要経費がかかります。
下記は、個人事業主が経費の仕訳をする際、よく使われる勘定科目です。

・水道光熱費
・地代家賃
・租税公課
・消耗品費
・新聞図書費
・専従者給与
・広告宣伝費
・接待交際費
・外注費
・支払手数料
・減価償却費
・旅費交通費
・通信費
・雑費

自宅で仕事を行う個人事業主やフリーランスは、自宅にかかわる費用を全額経費にできません。そのため、正しく経費計上するために家事按分の計算を行いましょう。
家事按分で計算する主な勘定科目としては、水道光熱費、通信費、家賃などが挙げられます。これらの費用は、事業を行う上での必要な支出に該当しますが、プライベートでも使っているはずです。
家事按分するためには、事業で使用している具体的な根拠を提示する必要があります。自宅の家賃であれば、居住用スペースと事業用スペースの割合から計算する方法や、事業で使用している時間割合から計算する方法が使われます。
水道光熱費や通信費は、事業で使用している時間割合から計算するのが一般的です。会計ソフトでは家事按分を簡単に計算してくれます。

経費の支払方法を工夫することでも、確定申告に関わる煩雑な事務作業を軽減することができます。そのひとつが、「ビジネス用のクレジットカード（ビジネスカード）」を活用することです。
ビジネスカードは、毎月の利用明細を確定申告時の証明書類として利用できます。また、会計ソフトと連携することで、カードでの経費支払いに関する仕訳ミスを防ぎ、手間なく記帳作業を行えます。
個人事業主でも発行できるおすすめのビジネスカードが、コスパ最強の「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレスⓇ・カード」です。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレスⓇ・カードなら、個人用と事業用の支出を容易に区別できることはもちろん、以下のようなメリットがあります。

・ビジネスシーンの一本化
仕入れや公共料金の支払いなどさまざまな経費をカード決済できる。

・社員用の追加カードで経費処理も一本化
社員用の追加カードを発行でき、社員の経費使用状況を的確に把握できる。

・ポイントの活用で経費削減
経費や税金のカード払いで永久不滅ポイントが貯まり、このポイントを活用すれば、経費削減に役立てることができる。

税務上メリットの多い青色申告ですが、白色申告よりも手間がかかることがデメリットです。青色申告特別控除の適用要件のひとつが複式簿記による帳簿付けです。
ただし、複式簿記は記帳の仕方が複雑で、紙ベースの帳簿を利用している方にはかなり難しい事務作業となるでしょう。簡易簿記であれば記帳は容易ですが、青色申告特別控除が減額されます。
そのため、青色申告を行う個人事業主の多くは、簿記の知識がなくても日々の取引を複式簿記で簡単に記帳できる、有料の会計ソフトを活用しています。
なお、青色申告は期限までに青色申告承認申請書を税務署に提出し、承認を受けないと利用できませんので注意しましょう。

青色申告で確定申告を行うには、事前の手続きから申告書の提出まで、いくつかステップを進めていく必要があります。ここでは、それぞれの手続きの流れを確認しましょう。

・税務署に青色申告承認申請書を提出
・業務における金銭のやり取りを記帳
・所得税青色申告決算書、確定申告書を作成
・書類を提出して確定申告する

個人事業主やフリーランスがすでに事業を開始しており、これから青色申告を利用したいと考えている方は、青色申告しようとする年の3月15日までに、納税地の所轄税務署長へ「青色申告承認申請書」を提出および承認手続きが必要です。
ただし1月16日以降に新規開業した場合は、開業日から2ヵ月以内に「青色申告承認申請書」を提出しましょう。
提出期限内に承認を受けられない場合は、自動的に白色申告になります。あらかじめ期限を確認し、早めに手続きを進めましょう。

青色申告の記帳方法には2種類あり、「複式簿記」もしくは「簡易簿記」のどちらかを選択します。選択は任意ですが、選んだ記帳方法によっては「青色申告特別控除」での最大控除額が変わります。
最大65万円の特別控除を受けるには、複式簿記による記帳が必要です。簡易簿記による記帳の場合は、特別控除額が10万円に減額されます。
複式簿記は単式簿記に比べ複雑ですので、一定の簿記の知識がなければ難しく感じられる方も多いでしょう。そのため、最近では記帳のみならず、申告書作成手続きまで対応できる有料ソフトを活用するケースが増えています。
ご自身での対応が難しい場合は、税理士に依頼するのも良いでしょう。

青色申告で確定申告を行うためには、帳簿の記録内容をもとに1年間の収支をまとめ、「所得税青色申告決算書」を作成します。
所得税青色申告決算書は、損益計算書や貸借対照表など全4枚で構成されています。そして「確定申告書」を作成します。
確定申告書は、以前までは給与所得者用の「確定申告書A」、誰でも使える「確定申告書B」の2種類がありました。2023年から確定申告書Aが廃止され、従来の確定申告書Bに書式が一本化されています。現在ではA・Bの区別はなくなり、表記も「確定申告書」に統一様式となっています。

確定申告の手続きは原則として2月16日から3月15日（土日祝日の場合は翌月曜日）までに、前年1月1日から12月31日までの所得税額を計算し、税務署に所得税青色申告決算書や確定申告書を提出して同時に納税します。
郵送やe-Taxを利用した申告手続き、電子納税する方法もあります。申告期限の遅れは、無申告加算税や延滞税などさまざまなペナルティが課せられます。2年連続で期限後申告となった場合、青色申告取り消しとなり修正申告書を提出することになります。
早めの準備で期限内に申告しましょう。また、確定申告時に作成した帳簿関係書類は、一定期間の保存義務が定められています。個人事業主の青色申告は、確定申告期限から原則7年間の保存が必要になります。

青色申告で確定申告を行うと、税制上のさまざまな優遇措置など多くのメリットを享受できることをご紹介しました。青色申告の事前手続きは、期日までに税務署へ申請書を提出すれば完了します。
「セゾンプラチナ・アメリカン・エキスプレス・カード」などのビジネスカードと会計ソフトを活用すれば、記帳や申告書作成まで簡単に行えることでしょう。事業拡大を目指している個人事業主やフリーランスの方は、本記事を参考に青色申告をはじめてみてください。