電子帳簿保存法の改正で何が変わる？改正内容と注意点を解説

電子帳簿保存法は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、税関係の書類を電子データとして保存することを認めた法律です。

これまで、国税関係の帳簿書類は紙文書で保存されてきました。しかし、デジタル化が進む社会のなかで、データ保存とプラスして紙保存用に印刷する手間がかかるようになったことから、電子化を推進するために制定されました。詳しい電子帳簿保存法の概要は以下のとおりです。

今まで、業務に関する情報は紙文書主体で保存され、帳簿付けや領収書、請求書などの処理に時間がかかっていました。そこで、データとして電子保存することを認めるために定められたのが「電子帳簿保存法」です。

電子データとして保存すべきものは、決算関係書類や注文書、契約書、現金出納帳、売掛元帳などの「国税関係帳簿書類に関するもの」とされています。

電子帳簿保存法は、1998年に制定されてから今まで、時代のニーズに合わせて幾度となく改正を繰り返してきました。デジタル化が進むなか、電子データでの保存の方が管理コストもかからず、時代に見合っていることは明確です。

しかし、電子データでの保存には税務署による事前承認が必要で、申請書類の作成は安易ではなく、承認が得られるまでに数ヵ月の待機期間があります。そのような手間や時間のロスが電子データ保存の導入障害となっていました。

そのような手続きのわずらわしさや、条件を緩和するために、法律の改正が繰り返されています。

これまでにも電子データ保存が浸透するよう、さまざまな改定が行われてきました。2005年には「e-文書法」の施行により、スキャナで読み取った電子データの保存が認められました。2015年には「上限金額3万円以上」の規定を廃止、2016年にはデジカメやスマートフォンで撮影したデータの保存も認められました。

また、最近ではキャッシュレス決済の流行にともない、2020年10月より一定の条件でデジタル明細を活用することで、領収書の受領が不要になりました。そして2022年1月に時代に沿った改正が行われます。

法律が改正されても、今までどおり紙文書での保存が管理しやすいと考える企業もあるでしょう。しかし、電子帳簿保存法に対応すると、社内のペーパーレス化の促進や経理業務の負担が軽減されるなどのメリットがあります。

また、昨今におけるリモートワークなどの働き方の変化に対応しやすくなるともいえるでしょう。保管場所や管理の手間を考えても、電子データでの保存は企業にとって重要です。

2022年1月に改正される電子帳簿保存法は、どのような変化をもたらすのでしょうか。ここからは、改正内容と改正後の注意点を解説します。電子データでの保存を進めようと考える担当者はもちろん、すでに導入している企業も確認しておきましょう。

今回の改正では、電子データ保存を導入する企業を増やすため、導入にかかる事前準備のさまざまな工程が廃止となります。最も大きな改正は「承認制度の廃止」です。電子化の要件を満たし、適切な経費精算システムを活用すれば速やかに電子データ保存を導入できるようになります。

また、データ保存の際に細かな記録項目を設定していた「検索要件」や、電子データを記載する「タイムスタンプ要件」が緩和されることになりました。これにより、データ作成時の手間や書類を確認する担当者の時間的余裕ができるでしょう。

さらに、今まではデータの事務処理に厳重なチェック体制が必要不可欠でした。今回の改正では「適正事務処理要件」が廃止となり、スキャナ後の原本をすぐに破棄できるほか、相互チェックの簡素化が認められました。

今回の電子帳簿保存法の改正適用時期は、2022年1月です。承認申請や保存方法が大きく異なるため、改正後はその内容に注意しましょう。

今後、申請を考えている人は、承認申請の時期やスキャン保存要件の確認が必要です。要件緩和により電子データ保存の導入が促進されることが考えられるため、ペナルティが重くなります。

ペナルティを受けないよう、会計ソフトやクラウドソフトは認証を受けたものを使用しましょう。しかし「どんなソフトを導入すれば良いか分からない」「業務効率化につながるクラウドソフトを検討している」という人は、経費精算システム「Concur Expense」を活用してみてはいかがでしょうか。

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経理に関するデータの保存を簡素化するためには、電子データ保存がおすすめです。今回の電子帳簿保存法の改正により、大幅に導入要件が緩和されます。業務の効率化やペーパーレス化を考えている企業は、これを機に電子データ保存を取り入れてみてはいかがでしょうか。