電子帳簿保存法とは？要件や改正内容をチェック！ペーパーレス化を進めよう

まずは、電子帳簿保存法の目的や概要から見ていきましょう。

「電子帳簿保存法」とは、国税関係の帳簿類や証憑書類を電子データで保存することを認めている法律のことです。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

会計帳簿や決算書などの書類は紙による保存が原則だったため、電子文書をわざわざ紙に印刷して保存していた企業も少なくありませんでした。電子帳簿保存法は、このような手間を解消するための法律です。

電子帳簿保存法は適用要件が多く、法律の施行当初は導入に消極的な企業が多かったため、数回にわたる改正によって適用要件が緩和されています。

1998年　電子帳簿保存法制定
2005年　スキャナ保存の規定追加。領収書や請求書は3万円未満に限定
2015年　金額上限の撤廃、電子署名が不要に
2016年　デジカメやスマホでの撮影も可能に
2020年　電子的に受け取った請求書や領収書などの保存要件緩和

2020年の改正前までは、以下の保存方法のみが認められていました。
1. 電磁的記録を受領した受領者が遅滞なくタイムスタンプを付与する
2. 改ざん防止などのための事務処理規程を作って運用する

しかし、この要件に対応することは大変困難でした。そこで、2020年の改正からは以下2点が緩和されました。
3. 発行者のタイムスタンプがあれば受領側は不要
4. 受領者側が自由にデータを改変できないシステムやサービスを使って保存できる

受領者側のタイムスタンプがなくなったことは大きなポイントです。この改正点によって、クレジットカードや交通系ICカードの利用明細が領収書として使えるようになり、電子データ化と生産性向上が容易に実現するようになりました。

上記を見てもわかるように、2020年の改正で行われた「電子的に受け取った請求書や領収書などの保存要件緩和」の背景には、キャッシュレス決済の普及があると考えて良いでしょう。

電子帳簿保存法で電子保存が認められている帳簿類は限られています。また、電子帳簿保存を利用するためには、保存要件を満たさなければなりません。

電子帳簿保存法で保存が認められている帳簿や書類は以下表のとおりです。

電子帳簿保存法で認められている保存方法は、以下の3種類です。

・電磁的記録による保存
パソコンで作成した書類を印刷しないで、サーバやDVDなどに保存する方法です。

・COMによる保存
パソコンで作成した書類をCOM（電子計算機出力マイクロフィルム）に保存する方法です。

・スキャナによる保存
書類をスキャンして電子データに変換してから保存する方法です。

電子帳簿保存法に従って書類を保存する場合には、保存要件を満たすことが必要です。

ここでは、「電磁的記録」「スキャナ」「COM」の保存方法ごとに解説していきます。

電磁的記録による保存
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存では、次の保存要件を満たす必要があります。

1. 電磁的記録の訂正・削除・追加と内容を確認できるシステムを使う
2. 各帳簿間の記録事項の関連性を確認できるようにする
3. 電子計算機処理システムの開発関係書類などを備え付ける
4. ディスプレイ、プリンタなどを備え付ける
5. 記録事項の検索機能を確保する

スキャナによる保存
国税関係帳簿書類のスキャナによる保存では、次の保存要件を満たす必要があります。

1. 入力要件（次のいずれかで入力）
・作成または受領後、速やかに入力
・業務の処理にかかる通常の期間を経過したあとで速やかに入力

2. 電子計算機処理システムの要件
・解像度200dpi 以上、256階調（1677万色）以上
・タイムスタンプ
・読み取ったら次の情報を保存する
a.解像度及び階調
b.国税関係書類の大きさ
・バージョン管理（訂正・削除の事実と内容の確認）

3. スキャニングした者などに関する情報を備え付ける
4. 適正事務処理要件
5. スキャニングした書類と帳簿の関連性を確保する
6. 可視性を確保する
7. システムの概要書などを備え付ける
8. 検索機能を確保する

なお、資金や物の流れに直結、または連動しない書類は、入力要件・大きさ・適正事務処理要件以外の要件を満たし、電磁的記録の作成と保存に関する事務手続きを明確にした書類を備え付ければスキャナ保存ができます。この場合は白黒での読み取りも可能です。

COMによる保存
国税関係書類のCOMによる保存では、以下の保存要件を満たす必要があります。

1. COMの作成・保存に関する事務提要と、COMの作成責任者などが記載された書類を備え付ける
2. 索引簿を備え付ける
3. COMごとに記録事項の索引を出力する
4. マイクロフィルムリーダプリンタなどを備え付ける
5. 保存当初の3年間は、COMに出力した電磁的記録の保存と、その他の検索機能を確保する

電子帳簿保存を導入する手順と、注意点を確認しておきましょう。

電子帳簿保存を利用するためには、申請書と添付書類を所轄の税務署に持参、または送付しなければなりません。

申請書類は保存する方法によって異なります。自社のプログラムで保存する場合は、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存などの承認申請書」が必要です。

一方で、市販のソフトウエアを使う場合は、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存などの承認申請書」を用意します。なお、この申請書には「使用するソフトがJIIMAの認証を受けている」と記載されていなければなりません。ソフトウエアの名称やメーカー、バージョンの記入も必要です。

申請書は1部で構いませんが、以下に該当する場合は2部必要になります。

・法人税及び消費税に関する書類
・製造場などの酒税、たばこ税、揮発油税、地方揮発油税、航空機燃料税、石油ガス税、石油石炭税、
印紙税、電源開発促進税及び国際観光旅客税に関する書類

申請書と併せて以下の3点も提出します。

・システムの概要を記載した書類
・電子計算機処理に関わる事務手続きの概要（外部委託の場合は契約書の写し）
・申請書の記載事項の補完や参考となる書類

なお、申請手数料は無料です。

提出時期は、電子保存に切り替える日の3ヵ月前の日までとなっています。申請後すぐに、電子保存を導入できるわけではないので注意しましょう。

税務署に電子帳簿保存の申請を行ったら、実際の業務においてどのように書類の電子化を実現していくか検討する必要があります。

そこでまず導入を検討したいのが「コーポレートカード」などの法人カードです。

法人カードを使って経費を決済すれば、WEB上に利用明細がまとめられるため、そのまま領収書代わりにできます。追加カードを発行すれば、社員による立替精算も発生しないので、経費精算処理全体の流れを効率化することも可能です。

なお、帳簿や書類をスムーズに電子化するためには、「Concur Expense」などの経費精算システムを導入する必要があります。

「Concur Expense」は、法人カードの利用データを自動で連動できるため、業務の効率化と電子化を同時に実現できます。読み取り機器に交通系ICカードをタッチするだけで、経路と金額のデータが移行されるため、交通費の清算も簡単です。

電子保存によって、主に以下3つのメリットが得られます。

・業務を効率化できる
・データの消失リスクを減らせる
・コストの削減が可能

それぞれを詳しく見ていきましょう。

帳簿や書類が電子化されると、書類の整理やファイリングなどの手間と時間が削減できます。また、情報を検索しやすくなるので、欲しい情報をすぐに見つけることが可能になります。ネットワーク上でデータをやり取りすれば、書類の到着を待つ時間もなくなります。

電子データはバックアップなどをとって、分散管理もできます。書類の紛失や誤って処分してしまうなど、紙の書類に多いトラブルも防げるでしょう。火災や水害の発生時に、データの復旧がしやすいというメリットもあります。

業務で使う書類は膨大になるので、電子化によって大きなコストダウンが望めます。紙の使用量だけではなく、コピーのインク代や保管用のファイル代などのコストも不要になります。書類の整理に必要な人件費の削減にもつながるでしょう。

この記事では、電子帳簿保存法の要件や改正内容を紹介し、具体的な導入方法やメリットについて解説しました。

コストカットや効率化は、ビジネスシーンにおける常時の課題です。電子帳簿保存法に沿って業務を整えれば、帳票類の電子保存が実現します。そのためにも、事業主や経理部門の方は、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討してみましょう。

特に電子帳簿保存法の改正により、電子取引による領収書の保存要件が緩和されたため、経理業務の大幅な効率化が実現できます。

そして、経費精算システムを選ぶ場合には、電子保存に対応する方法や、社内運用のノウハウを持つベンダーが提供している「Concur Expense」のようなシステムを選択することがおすすめです。

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