e-文書法の内容とは？満たすべき要件やタイムスタンプについて詳しく解説

e-文書法とは、法人税法や商法、会社法などが保管を義務付けている文書や帳簿、領収書などを、紙だけではなく電子化したファイル（電磁的記録）で保存することを認める法律のことです。

「電子文書法」とも呼ばれるこの法律が制定されたことによって、スキャナで取り込んだ書類を画像データとして保存することが可能となりました。

e-文書法で電子データによる保管が認められている書類には、以下のようなものがあります。

・納品書
・預金通帳
・見積書
・会計帳簿
・契約書
・領収書
・請求書
・貸借対照表
・損益計算書
など

上記のように文書の種類は多岐にわたり、関連する法律や管轄する省庁も複数に及ぶことが特徴です。ただし、一律に電子化が認められているわけではないので、電子データ化して保存する場合には、事前に確認するようにしましょう。

例えば、緊急時にすぐ閲覧する必要がある手引書や、現物性の高い許可証などの電子保存は認められていません。

e-文書法と混同しやすい法律に、国税庁が管轄する「電子帳簿保存法」があります。両者の主な違いは、電子化にあたって「税務署からの承認が必要になるかどうか」という点です。

電子帳簿保存法に従って書類を電子化する場合は、管轄する税務署の承認を受けなければなりません。ただし、電子帳簿保存法は、2021年の改正で承認が不要になる予定です。

また、電子帳簿保存法は主に国税に関する文書が対象であるのに対し、e-文書法は会社法や商法などで規定されている、幅広い文書を対象としているという違いもあります。

似たような法律が制定されている理由として、「電子帳簿保存法で紙媒体の文書をスキャンした電子保存は対象外となっていたため普及が進まなかった」ことが挙げられます。

このような問題を解消するために電子帳簿保存法の規制を緩和する法律として、e-文書法が施行されました。これに伴い、電子帳簿保存法も一部が改正されて、領収書や請求書などのスキャナ保存が認められるようになりました。

保存義務がある書類を電子化するときには、e-文書法と電子帳簿保存法のどちらの規定に従う必要があるのかを確認するようにしてください。

電子帳簿保存法に従って電子データ化する書類は「国税関係書類」が対象となります。

保管が認められている主な書類は、以下のとおりです。

・契約書
・領収書
・現金出納帳
・仕訳帳
・経費帳
・総勘定元帳
・貸借対照表
・損益計算書
・請求書
・見積書
・注文書
・納品書
など

電子帳簿保存法の詳細については、こちらがおすすめです。
電子帳簿保存法とは？要件や改正内容をチェック！ペーパーレス化を進めよう

e-文書法の要件は各府省令によって異なりますが、前提として経済産業省が定めた「4つの技術的基本要件」があります。

・見読性
・完全性
・機密性
・検索性

e-文書法に沿って文書を電子化する際には、4つすべてを満たす必要はなく、「見読性」以外は文書の種類によって変わります。「検索性」と「完全性」は一部文書のみが求められ、「機密性」は法的根拠がある保存要件ではありません。

見読性は「可視性」とも表記されます。具体的には、電子化されたデータの解像度や階調を適切にして、データの内容を明瞭にすることです。

電子化されたデータはモニターやプリンターなどを使って、はっきりと確認できなければなりません。解像度や階調が不適切だと保存した電子データが明瞭にならないため、e-文書法には則さないと判断されてしまいます。必要なときには、明確な書面として出力できるようにしておくことも重要です。

完全性では、電子化書類の改ざんや消失、破損するリスクを防ぐ措置をとることが求められます。万一、改ざんや消失などが起きた場合は、その事実を証明できる状態にしなければなりません。

「データ改変の事実があったかどうか」については、電子署名やタイムスタンプなどを使って証明する必要があります。

機密性では、不正アクセスを防ぐ対策を講じているかどうかが問われます。機密性を確保するためには、IDやパスワードを設定して、第三者が容易にアクセスできない状態にしなければなりません。

必要なときに電子データをスムーズに取り出せるように、体系的に保存することが求められます。検索性を確保することによって、膨大なデータの中から必要なデータが探しやすくなります。

タイムスタンプとは、「電子化して保存したデータが改ざんされていないこと」を証明するものです。データと時刻情報を組み合わせたタイムスタンプを活用することによって、「文書が変更されていないこと」と「その時間に間違いなく存在していたこと」を証明できます。

パソコンの時刻設定は自由に変えられるだけではなく、作成日時を変更できるソフトもあるので、自動付与された情報は信頼性に劣ります。しかし、タイムスタンプを使えば、第三者機関である「時刻配信局」と「時刻認証局」をとおすことによって、正確な時刻情報を付与することが可能になります。

電子文書は紙媒体で保存したデータよりも信憑性に劣ります。そのため、電子帳簿保存法でスキャナ保存が認められている国税関係書類を電子データとして保存する場合は、「完全性」の確保が必須です。

書類を電子化して保存すると、以下4つのメリットを得られます。

・業務効率が改善される
・書類の保管スペースを削減できる
・リモートワークとの親和性が高い
・防災対策につながる
・経費精算システムとの相性が良い

それぞれを詳しく見ていきましょう。

電子化したデータは検索性に優れているため、文書を探しやすくなり、業務効率の改善につながります。何年も前に作成した書類が突然必要になったときも、電子保存されたデータならば、検索するだけでサーバ上の文書をスピーディに見つけられるでしょう。

紙媒体の文書では整理やファイリングだけではなく、膨大な量の中から必要な文書を探すことは困難なはずです。

電子化によるペーパーレス化の促進によって、保管スペースが削減されます。法律により一定期間の保管を義務付けられている文書は少なくありません。それらの書類によって、オフィス内の各所が埋め尽くされているというケースもあります。そうなると、保管スペースの確保や整理にも、多くの時間を割かなければなりません。

しかし、文書を電子化して保存すれば、保管スペースを用意する必要がなくなるだけではなく、管理の時間と手間も大幅に削減できます。

電子化して保存したデータは、パソコンやスマートフォンでも管理できるため、リモートワークとの親和性が高いという特徴があります。

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響によって、リモートワークの導入に踏み切る企業も増えてきました。このような状況の中で、書類の押印のためだけに出社する時間や交通費を削減できる書類の電子化が、働き方を変えるサポートになることは間違いありません。

紙の書類は紛失すると復元が困難ですが、電子データ化した書類は、バックアップと復元が容易です。地震や火災による書類の消失は、事業を継続するうえで大きなリスクとなります。

近年では、災害に備えた書類やデータの保守・運用が重要視されています。電子データを活用すれば、データの損失と、災害時の早急な復旧を実現させることが可能です。

「経費精算システム」とは、経費の計算や管理をWEB上で完結できるシステムのことです。このシステムを活用すれば、従業員が領収書を提出する手間や、経理の承認などの面倒なプロセスをなくして経費精算業務を効率化できます。

例えば、クラウド型経費管理システム「Concur Expense」ならば、コーポレートカードやパーチェシングカードで支払ったデータを自動連動させて、接待費や交通費、光熱費などを一元管理することも可能です。

スマートフォン用のアプリを使えば、領収書をその場で撮影して添付するだけで、いつでも申請と承認ができます。書類の電子データ化をスムーズに進められるので、e-文書法や電子帳簿保存法に基づいた書類の電子保存を考えているならば、経費精算システムの導入も併せて検討してみてください。

この記事では、e-文書法の要件やタイムスタンプについて解説しました。

文書の電子データ化は、経理の効率化にとどまらず、リモートワークの推進や防災対策につながるというメリットがあります。ただし、e-文書法に沿って書類を電子データ化するためには、各府省令が定めている要件に従って保存する必要があります。

なお、e-文書法は経費精算システムとの相性が良いので、経費精算システムを導入することで面倒なプロセスをなくせます。クラウド型経費管理システム「Concur Expense」ならば、コーポレートカードやパーチェシングカードで支払ったデータも自動連動できるため、ぜひ導入を検討してみてください。

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