外注費には所得税の源泉徴収が必要？外注費の基礎知識

外注費とは、外部の法人もしくは個人に対して、社内業務の一部を委託した際に発生する費用のことです。たとえば、会社のホームページを作成するにあたって、社内に担当できる従業員がいないときに、外部に委託することも必要になるでしょう。あるいは、社内のPCやコピー機器が故障した際、外部の業者でなければ対応できないというケースも生じます。そうした際に発生する費用を、総じて外注費と呼びます。

外注費について考える際、悩みやすいポイントとして「源泉徴収する必要があるのか」という点です。たとえば、外部の個人事業主に業務を依頼して報酬を支払う際、支払う側の感覚としては「給与」と同等のものと思いがちです。

しかし、従業員に給与を支払う場合と外部の業者に業務を委託する場合とでは、会計処理は全く異なります。社外の人間に支払うのは、たとえ毎月定額の支払いであってもそれはあくまで「外注費」であり、給与ではありません。所得税の源泉徴収は、社内の人間に対して支払う給与については必要ですが、外注費に対しては原則として必要ありません。

外注費という形で支払う報酬については、「仕入税額控除」の対象となります。この仕入税額控除によって、外注費に発生する消費税を減らすことができます。

社外の法人や個人に業務を委託し、その報酬を支払う際、消費税が発生します。しかし、その消費税に対してこの仕入額税額控除を適用することで、一定の節税ができるわけです。

外注費は「外部の業者に業務の一部を委託したときに発生する費用」という幅広い定義を持つ勘定科目でもあります。そのため、会計処理を行う中で、外注費と混同して計上してしまうというケースは十分起こり得ます。以下では、そうした外注費と混同しやすい勘定科目について、違いに注目しながら解説します。

支払手数料とは、士業など専門家のサービスを利用した際に発生する費用のことです。具体的には、税理士、公認会計士、弁護士、社会保険労務士、司法書士などに対して報酬を支払う際、原則として支払手数料という勘定科目で処理を行います。

これら士業の専門家も、社外の人間であるため一見すると外注費のように見えるかもしれません。しかし、外注費に該当するのはあくまで各種事務処理や一般管理などを委託する際に発生する費用であり、これら専門家への報酬は「支払手数料」として処理する必要があります。

販売促進費とは、販売促進のためのグッズ制作、あるいは商品サンプルの配布の際に発生する諸費用のことです。この場合、たとえば販促目的のグッズ制作を外部の業者に委託することもあるでしょう。しかし、売り上げアップを図るために生じた費用はすべて、外注費ではなく「販売促進費」の勘定科目に計上する必要があります。

給与は社内の従業員に対して支払う報酬のことであり、一方、外部の業者に業務を委託する際の報酬が外注費です。両者は似ているものの、外部の業者との間には委託契約などを別途締結することから、そもそも契約内容に大きな違いがあります。

ただし、外部の法人または個人であっても、社内の人間が外部の作業者を直接監督あるいは指揮した場合は、外注費ではなく給与扱いとなるので注意が必要です。

外注費は税務調査による指摘を受けやすい点です。というのも、外注費をめぐっては、架空計上や水増し、本当は「給与」にすべきところを「外注費」と計上しているといった、故意またはミスによる誤った計上が少なくないからです。

税務調査によって難ありとみなされると、その対応に時間も手間も取られてしまいます。後々問題とならないためにも、外注費の計上は適切・確実に行っておくことが大切です。以下では、外注費の計上を適切に行うために注意しておきたいポイントについて解説します。

外注費で処理すべき個人事業者への報酬と、給与で処理すべき給与所得者への報酬との違いは、それが請負契約に基づくのか、それとも雇用契約に基づくのかによって変わってきます。しかし、これはあくまで書類上のことであって、国税庁が両者を分ける上で判断しているのは、以下の点です。

・労働時間に縛りを設けているかどうか
個人事業者に対して、勤務時間・作業時間を指定している場合や、労働時間を定めた上で報酬額を決めている場合は、給与とみなされます。外注費はあくまで請負契約で発生した費用であり、業務の結果・成果物に対してのみ報酬が支払われる必要があります。

・仕事の進行や手順に関して指揮監督命令を行っているかどうか
請負契約においては、業務を行う上での進行方法や手順については、請け負った側で自由に決められるのが原則です。もし会社側で社内の人間のように指揮監督命令を行っているならば、雇用契約と同等とみなされ、給与と判断されます。

・完成品が喪失した場合に報酬が支払われるかどうか
請負契約では完成品の引渡が完了した時点で報酬が支払われるのが原則です。もし、完成品が何らかの原因で会社側に引き渡す前に失われた場合、会社側には報酬を支払う義務はありません。しかし、もし完成品が失われた場合でも、「完成までに要した労働時間」を配慮して報酬が支払われるという場合は、労働時間に基づいて給与額が決まると判断され給与と判断されます。

・個人事業者が自分で材料や道具を準備できるかどうか
請負契約であれば、必要な道具や材料を自分で用意するのが原則です。一方、雇用契約の場合は基本的に会社側が用意します。もし、必要なものを会社側がすべて取りそろえて業務を行わせているという場合、外注費ではなく給与と判断されます。

外注費は原則として源泉徴収は必要ありません。しかし、例外として「所得税法第204条第１項」に当てはまる報酬・料金については、源泉徴収が必要と規定されています。

具体的にその一部を紹介すると、「原稿の報酬」「挿絵の報酬」「写真の報酬」「作曲の報酬」「デザインの報酬」「著作権の使用料」「技芸、スポーツ、知識等の教授・指導料」「講演の報酬・料金」「翻訳の報酬・料金」などです。これら所得税法第204条第１項に該当する報酬を支払う場合は、会社側が源泉徴収を行う義務があるので注意が必要です。

外注費であることを示すうえでは、外注先から請求書を送付してもらうことも大事です。請求書不要で業務を委託している場合、「一般的な外注のあり方とは違うのではないか」という疑いを税務署にもたれかねません。相手が会計処理に慣れていない個人事業主なら、会社側から請求書の発行を促すことも必要でしょう。

社外の法人や個人に業務を委託して報酬を支払った場合、帳簿上では「外注費」や「業務委託費」、「外注工賃」という形で仕分けるのが通例です。ここでは、法人に支払った場合と個人事業主に支払った場合とに分け、具体的な仕分け方法について紹介します。

社内の清掃業務を、法人である清掃業者に委託して行い、毎月その報酬として5万円を支払っているとします。

この場合、帳簿の借り方科目には「外注費100,000」と記載し、対応する貸し方科目には「現金・預金　100,000」と記載するのが通例です。相手が法人である場合、処理内容は基本的にこれだけで問題ありません。

外部の個人事業主に原稿執筆料として20万円を支払った場合、借り方に「外注工賃200,000」と記載し、貸し方には「現金・預金200,000」と処理を行います。

ただしこの場合、外注費の内容が「原稿の報酬」であるため、先に紹介した「所得税法第204条第１項」に基づき源泉徴収を行う必要があります。源泉徴収額は報酬20万円の10.21％にあたる2万420円であるため、貸し方には「現金・預金179,580」と「預かり金20,420」を記載します。

外注費とは請負契約に基づいて、外部の法人や個人に業務を委託する際に発生する費用のことです。そのため、原則として雇用契約に基づく従業員のような源泉徴収は発生しません。たとえば、外部の業者に社内の清掃業務を委託する場合、源泉徴収のない外注費として会計処理を行います。

ただし、例外として「所得税法第204条第１項」に当てはまる報酬・料金については、源泉徴収が発生するので注意が必要です。また、外注費は架空計上や水増し計上の温床となりやすく、税務署が目を光らせるポイントでもあります。誤った計上を行わないように、帳簿への仕分けも正確に注意して行うことが大切です。会社側で行うことに不安を感じる場合は、税理士にお願いするのもおすすめの方法です。