テレワークの導入で知っておきたいメリット・デメリットとは？

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で、ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所に縛られない柔軟な働き方を表す言葉です。新型コロナウィルスの感染拡大により急に注目を集めたように思われがちですが、実は以前から国が主導し導入推進が行われています。2007年、厚生労働省はテレワーク推進に関する関係省庁連絡会議で「テレワーク人口倍増アクションプラン」を策定しています。その背景にあるのは、進行する日本の生産年齢人口（労働人口）の減少です。

2017年の日本の生産年齢人口（15歳から64歳）は、7,596万人です。この生産年齢人口が、2040年には5,978万人になると試算されています。23年間で約21％の減少となってしまうのですが、一番の原因は出生率の低下と高齢化による離職です。2018年の死亡者数137万人に対して出生数は92万人となり、生産年齢人口の減少と言うよりも、日本は全体の人口が急速に減っていく状況なのです。

人口及び生産年齢人口の減少は、そのまま国力の減少につながります。このような理由から、出生率の改善対策と共に生産年齢人口減少の歯止め策として「テレワーク人口倍増アクションプラン」が策定されました。

テレワークの形態は、「在宅型」、「モバイル型」、「施設利用型」の3つに大きく分かれます。すべてに共通するのは、パソコンやネットワークなどの情報通信技術（ICT）を利用することで、データや個人情報保護のために、セキュリティを確保したテレワークシステムが必須になります。

自宅にパソコンなどのIT機器とネットワークを用意し、テレワークを行う形態です。テレワークというと、この形態を思い浮かべる人が一番多いのではないでしょうか。

顧客先、移動中、またはカフェなどの場合もありますが、一定の場所ではなく携帯のネットワークなど、モバイル環境を利用して仕事を行う形態です。

サテライト型とも呼ばれる形態です。本社に出社して勤務するのではなく、レンタルオフィスや数社が利用する共同サテライト、会社が用意した専用サテライトなどに出社してテレワークを行います。都心に本社を置く企業が、郊外にサテライトオフィスを設置しテレワークを行うことも多いようです。

冒頭でも述べたように、テレワークは対症療法的な感染症対策ではなく、感染拡大防止以外にもさまざまなメリットがあります。

テレワークの定着によって出社する人数を減らすことができれば、オフィスのスペースを削減できます。たとえば普段から勤務スペースが足りずに、本社の近くにオフィスを借りているような状態であったなら、人員配置を変えてテレワーク可能な人のスペースを削減し、オフィス自体を減らすことも可能になります。また都心に借りていたオフィスの一部を郊外に移し、賃料の安いサテライトオフィスを設置することでコストダウンもできるでしょう。

テレワークを全社的に導入した企業の中には、週に一回レンタルオフィスを借りてミーティングを行うことでコミュニケーションを確保し、都心のオフィスを全廃した例もあります。他にも机やイス、電話などの備品を削減でき、通勤費も支給しなくて良いので効率的なコストダウンにつながるでしょう。

子育てや介護といった、家庭の事情でやむを得ず離職する人はかなりの数に上ります。在宅でのテレワークが可能になると、このような人材を確保でき離職率の低下につながります。先述した「テレワーク人口倍増アクションプラン」の中でも、在宅勤務は生産年齢人口の減少をくい止める効果的な対策として挙げられています。

また、通勤時間の削減は生産性向上にもつながっています。有効に使える勤務時間が増え、集中力も上がる傾向にあることから、研究開発部門などでは積極的にテレワークを導入しているようです。

今回の新型コロナウィルスの感染拡大で、一番注目された効果が災害時に強いというテレワークの特徴でしょう。このような大規模な災害だけでなく、大雨や台風、積雪、交通機関のトラブルなど、出社に支障を来す災害は常に起こる可能性があります。テレワークなら、このような災害時にも迅速に対応が可能です。

ワークライフ・バランスとは、「仕事と生活の調和」を表す言葉です。たとえば毎日残業が多く、帰宅時間が深夜になるような働き方を続けることは、心身のバランスを崩すことにもなりかねません。このような働き方は結果として生産性の低下を招き、最悪の場合には離職してしまう可能性もあるのです。

テレワークはICTを活用し、時間や場所に縛られない柔軟な働き方を実現します。柔軟な働き方は時間的な余裕を生み、結果としてストレスのない労働環境の実現につながるのです。

会社と社員、双方にメリットの多いテレワークですがデメリットもあります。重要なことはデメリットを前もって把握し、手遅れにならないよう事前に対策を行うことです。

自宅であれサテライトであれ、社外にデータを持ち出すことになるのがテレワークです。仮に決められたサーバーにアクセスして作業するような環境であっても、ネットワーク上ではデータのやり取りが行われます。顧客の個人情報やデータの持ち出しに関する社内的な決まりを作るのはもちろん、システム的にもVPN（Virtual Private Network　仮想の専用線）を構築するなどして、データの漏洩を防ぐ事前の対策が必要です。

管理者のいない環境で作業することの多いテレワークでは、意識せずに長時間労働をしてしまう危険があります。長時間労働は心身のバランスを崩してしまうことになる可能性があり、また在宅勤務だからといって昼夜が逆転したような労働になってしまうことも好ましくありません。単身者が陥りやすいこのような状況は、労働の開始時間や終了時間を、管理者が本社で一元管理するなどの対策が必要です。

一人で作業することの多いテレワークでは、管理者や社員間のコミュニケーションが不足しがちになります。たとえば作業でわからないことがある場合や、トラブルがあった場合にすぐ相談できる環境がないと、対策が遅れ結果として効率が下がってしまうことも考えられます。これを防ぐには、定期的に（たとえば週に一回）本社に出社してリアルなミーティングを開催する、もしくはZoomやSkypeといったチャットツールを利用しコミュニケーションを欠かさないことが効果的です。

管理者のいない環境で作業させるということは、社員が常に集中した状態かどうかを判断し難い状況ともいえる。あまり疑いたくはないですが、いわゆる「サボり」への対策も場合によっては必要になります。パソコンのON／OFFを管理するツールの導入や、日報の提出励行、成果目標を明確にするなど、行き過ぎない管理の方法が必要です。

テレワークは現在大手企業を中心に導入が進んでおり、中小企業では導入が遅れているというデータがあります。その要因は、IT管理者の不足とテレワーク環境を整備するためのコスト負担だと言われています。

テレワークで個人のパソコンを使うことはセキュリティ上望ましくないので、基本的には会社のセキュリティ基準を満たしたIT機材を貸与することになります。他にも、会社のネットワークに安全にログインするためのファイアウォールの整備や、サーバーのセキュリティ強化など、テレワークには相応のコストがかかります。

またハードウェアやソフトウェアの整備だけでなく、テレワークをする場合の規程類（就業規則の改訂や労使協定を含む）の整備、データの扱いなどセキュリティに関わる教育もあらかじめ行っておく必要があります。

正しく運用すれば労使双方にメリットの多いテレワークですが、一方では不公平感の生じやすい制度だとも言われています。社員間で無用な不満などが生じないように、実施前には社内への丁寧な説明が必要です。決して導入を焦ることなく、問題点を明らかにし必要な対策を打ってから導入を進めていきましょう。