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コロナ禍の移動制限緩和で出張費が高騰...出張の立替申請にクレジットカードがおすすめな理由
2023年から増加傾向？国内外出張の現状
JTBの調査によると、国内旅行者数は2億6,600万人（2019年比91.2％）、海外旅行者数は840万人（同40.4％）、訪日外国人客数は2,110万人（同66.2％）と大幅な増加が見込まれています。新型コロナ感染症対策の制限が緩和されたことから、旅行・出張で国内外に出る人は今後も増え続ける見込みです。
参考：2023年（1月～12月）の旅行動向見通し（JTB）
出張費の立替精算の違法性は？
出張費の立替精算には違法性はあるのでしょうか？以下で解説します。
出張費の立替精算は違法ではない
出張費の立替精算とは、従業員が出張の際に発生する費用（交通費、宿泊費、食費など）を一時的に自己負担（立替）し、後に会社に精算して返金を受けることを指します。基本的に出張費の立替精算自体は違法ではありませんが、以下のようなケースでは問題が生じる可能性があります。
| 1．精算書類の不正 領収書や経費精算書類を改ざんしたり、偽造したりすることは違法です。 これは詐欺や横領にあたる可能性があります。 2．私的利用の精算 出張費以外の目的で発生した費用を、出張費として精算することは不適切です。 これは会社の規定や法律に違反する可能性があります。 3．税法上の問題 立替精算を行う際に、税法に従った適切な記録や申告がなされていない場合、 税務上の問題が生じる可能性があります。 |
従業員が出張費の立替精算を行う際には、会社の規定や手続きに従い、適切な書類や証明を用意することが重要です。また、会社側も適切な経理処理や税務対応を行い、トラブルを避ける必要があります。
精算方法の流れを整えることが大切
上記のようなトラブルを避けるためには、立替申請の精算方法や申請方法の流れを整えることが必要です。適切な精算方法を整備し、社内に周知しましょう。
出張費の立替精算の方法と処理のポイント
出張費の立替申請の方法と処理のポイントについて解説します。
立替精算の方法
精算方法の流れは企業によって異なりますが、一般的には以下のようなフローで行われます。
| 1．立替経費の精算書類の準備 従業員は、立替経費に関連する領収書や明細書を整理し、経費精算書類にまとめます。 この書類には、立替経費の詳細（金額、日付、目的など）と領収書が添付されることが一般的です。 2．経費精算の申請 経費精算書類を完成させたら、従業員はそれを上司や管理部門に提出します。 経費精算の申請は、専用のフォームやシステムを使って行われることが多いです。 3．精算の承認 上司や管理部門は、提出された経費精算書類を確認し、問題がなければ承認します。 承認された経費精算は、経理部門に引き継がれます。 4．経理処理 経理部門は、承認された経費精算書類をもとに、適切な勘定科目に経費を計上し、立替経費の返金を行います。 返金は、従業員の給与と一緒に支払われることが一般的ですが、別途振込が行われることもあります。 |
立替申請の精算方法では、従業員が適切な書類や証明を用意し、企業の規定に従って手続きを行うことが重要です。また、企業側も適切な経理処理や税務対応を行うことで、問題を避けることができます。
社員が経費精算処理で注意すべきポイント
立替申請を行う際に、社員が注意すべきポイントは以下です。
| 1．企業の規定や手続きの確認 まず、自社の規定や手続きを確認しておくことが重要です。 立替申請や精算に関するルールや手続きが明確になっていれば、スムーズな申請が可能です。 2．領収書の整理・保存 立替経費に関する領収書は、精算時に必要となりますので、適切に整理・保存しておくことが重要です。 また、領収書が不明確であったり、紛失した場合には、返金が受けられないことがあります。 3．費用の明確な記録 立替経費の内容（金額、日付、目的など）を明確に記録しておくことが重要です。 これにより、精算時に迅速かつ正確な申請が可能となります。 4．精算書類の提出期限の確認 精算書類の提出期限が企業ごとに設定されている場合があります。 期限を遵守することで、迅速な返金が期待できます。 5．手続きの迅速化 立替経費が発生した際は、できるだけ早く精算の手続きを行うことが望ましいです。 迅速な手続きにより、経理部門の負担を軽減することができます。 |
立替申請の際に注意すべきポイントを押さえ、適切な手続きを行うことで、スムーズな立替経費の精算が可能となります。
経理担当者が経費精算処理で注意すべきポイント
立替申請を行う際に、経理担当者が注意すべきポイントは以下です。
| 1．社内規定の確認・周知 経理担当者は、立替経費に関する社内規定や手続きを確認し、従業員に周知することが重要です。 これにより、従業員が適切な手続きを行えるようサポートできます。 2．書類の確認・整理 従業員から提出された立替申請書類や精算書類を確認し、 適切な領収書や明細が添付されていることを確認してください。 また、必要に応じて書類の整理も行います。 3．費用の適正性の確認 経理担当者は、立替経費の適正性を確認する役割も担います。 出張や業務に関連する経費であることを確認し、私的利用分が含まれていないか注意してください。 4．承認の確認 経費精算が承認されたことを確認し、適切な勘定科目に経費を計上します。 これにより、正確な経理処理が可能となります。 5．返金の処理 立替経費の返金処理を行い、従業員に返金を実施します。 返金方法は企業によって異なりますが、給与と一緒に支払われることや別途振込が行われることが一般的です。 6．税務対応 立替経費に関する税務対応を適切に行ってください。経費の税務処理や申告に関して、適切な対応が必要です。 7．記録・管理 経理担当者は、立替経費に関する記録や管理も行います。 これにより、将来的な問題が発生した際に迅速な対応が可能となります。 |
経理担当者が注意すべきポイントを押さえ、適切な立替経費の管理や精算を行うことで、スムーズな経理処理が実現できます。
出張の立替精算にクレジットカードがおすすめな3つの理由
出張費の立替申請をトラブルなく進めるには、適切なフローを設定し、社員・経理担当双方が正確に運用する必要があります。フローを簡略化し、より立替精算をスムーズにすすめるのにクレジットカードの導入がおすすめです。クレジットカードがおすすめな理由としては以下の3つがあります。
現金が不要
立替の精算をクレジットカードに一元化すれば、現金の引き出しや支払いなどの作業が発生せず、支払いがよりシンプルになります。何らかの理由で現金がない場合でも、クレジットカードであれば必要な支払いを済ませることができます。
出張費の管理がしやすい
出張時に立替で支払った経費は、後日精算する必要があります。現金払いの場合、領収書を集めてまとめておき、後日経理担当に渡す必要がありますが、クレジットカードであれば利用明細を確認するだけで完了するため、社員・経理担当双方の負担を大幅に軽減できます。
カードの支払期日までに現金を振り込める
クレジットカードの支払期日は、基本的に次月以降になります。そのため、カードの支払期日より前に立て替えてもらった経費を社員の口座に振り込むことができます。
出張の立替精算におすすめ！クレディセゾンのクレジットカード
出張の立替精算におすすめのクレディセゾンのクレジットカードを2つご紹介します。
セゾンプラチナ・ビジネス プロ・アメリカン・エキスプレス・カード
▼選べる機能▼
①1%のキャッシュバックサービス（※1）
②最長84日間のお支払猶予
（※1）一部還元率の異なるお取引やキャッシュバックの対象外となる場合がございます
（※2）どちらかをご選択いただけます。
詳細はこちら
最長15ヵ月分のご利用明細をWEB上でご確認でき、明細データはPDFやCSVでダウンロードできます。お支払い時の詳細が記載されているので、精算事務作業が大幅に軽減されます。
セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード
▼カードの種類▼
・支払い日まで最大56日間の猶予がある
・引落口座を「法人」か「個人」で選べる
・経費支払い・精算の手間が削減できる
・経費・税金の支払いでポイントが貯まる
・確定申告の手続きが簡単になる
・ビジネスに役立つ優待・特典が充実
詳細はこちら
支払い日までに56日間の猶予があり、資金繰りの調整にも便利に利用できます。立替清算はもちろん、経費管理が楽になるため、確定申告などでも役立ちます。中小規模ビジネスオーナー・フリーランス・個人事業主の方におすすめです。
まとめ
2023年以降、コロナ禍の制限緩和に合わせて出張者が増加傾向にあります。それに合わせて、立替精算の処理が増えることが予想されます。企業の経理担当者やオーナーの方は、今回ご紹介した内容を参考に、クレジットカードの導入を検討してみてください。
