EDIとは？できることや種類、メリットや注意点を解説

EDIは「Electronic Data Interchange」の頭文字をとった用語で、「電子データ交換」のことです。EDIでは企業や行政機関をネットワークでつなぎます。

ネットワークの活用により、企業間のBtoB取引などで生じる伝票や文書などを自動的に交換できます。

EDIは、企業間取引に関する業務の大幅な効率化が可能です。

企業間取引では、契約書や発注書、納品書や請求書など、さまざまな伝票・文書のやり取りを行います。従来は、メールやFAX、郵送などでこれらの業務を行っていましたが、書類の作成や発送、書類の受け取りと自社のシステムへの転記など、多くの人的作業が必要でした。

EDIを活用すると、例えばA社で入力されたデータはEDIを通じて標準形式データに変換されます。取引先のB社は標準形式を社内システムの形式へ変換するだけでデータを共有可能です。

EDIは伝票や文書のやりとりにかかる手間や労力を削減でき、業務の効率化に貢献するシステムです。

EDIはさまざまな業種・業態で活用されています。ここでは、「中小企業」「金融業」「製造業」「物流業」を例に、EDIの種類を紹介します。

中小企業では、中小企業庁を中心に「中小企業共通EDI」の整備が進んでいます。中小企業共通EDIは業務アプリからオンラインで受発注が可能で、初期費用は無料〜、月額利用料は2,000円〜の低コストで利用できるシステムです。

中小企業共通EDIは、電話やFAXでの受発注の多い中小企業の状況を考慮し、2016年度の経営力向上・IT基盤整備支援事業で実証事業が行われたEDIです。

中小企業共通EDIはITの利用やDX化に不慣れな中小企業に向け、簡単で便利、かつ低コストで利用できるITツールを目指し構築されました。実証事業では約50%程度の業務時間削減効果が報告されていて、業務効率化への有用性が示されています。

金融業では、「全銀EDIシステム(ZEDI)」が例に挙げられます。全銀EDIシステム(ZEDI)は企業間の支払・入金に関するEDIです。

全銀EDIシステムでは、支払企業が受取企業へ振り込みを行う際に、受取人情報や振込金額だけでなく、支払通知番号や請求書番号などさまざまなEDI情報の添付が可能です。

支払通知番号などの情報が添付されていると、受取企業はその情報を基に売掛金の消込作業の自動化などが行え、事務量の軽減を図れます。

製造業では、EDIを製品の資材、部品調達などで活用しています。

例えば、最終的に製品を組み立てるメーカーで生産計画を作成したとしましょう。以前であれば、生産計画を基に必要な部品を計算し、各部品メーカーへの発注業務が必要でした。

しかしEDIを利用すると、作成された生産計画を基に必要な部品の種類、数量、納期などが自動計算され、各情報は部品メーカーへ自動送信されます。

受発注業務を大幅に削減できるほか、組み立てメーカーでは必要な部品をジャストインタイムで受け取れ、部品メーカー側では在庫を削減できるなど、多くのメリットをもたらしています。

物流業では、配送物の追跡にEDIが活用されています。

例えば、商品の発送、集荷、中継店舗での受取など、配送の各ポイントで逐次EDIデータを入力すると、今商品がどこにあり、どのような状態にあるか把握可能です。商品を受け取る側はシステムへのアクセスによりいつごろ届くかを予想でき、安心して運送を利用できます。

EDI導入の主なメリットは下記のとおりです。

● 大幅な業務効率化が可能
● 煩雑な業務を簡素化できる
● データ分析や需要予測に活用できる

各メリットの詳細を以下で解説します。

EDIを導入すると、紙やメール、PDFデータなどでやり取りしていた受発注業務を電子データで行えます。

例えば、取引先から紙やPDFデータで注文書が届く場合、自社システムに手入力で注文情報を入力しなければなりません。それだけ業務量が増え、人的作業によるミスも生じます。

EDIを活用すれば、注文情報が自動的に自社システムに取りこまれます。手入力による作業は不要になり、業務を大幅に効率化できます。納期の回答をエクセルシートなどで行っていた場合、EDIデータで回答できるので、回答漏れなどの人的ミスを軽減できる点もメリットです。

また、業務の効率化を図るだけでなく、内部統制を徹底させるうえでも重要な役割を果たすといえます。重要な書類や情報を電子化することで、信頼性を高めることができ、事業計画の進捗管理などにも役立つものとされている点がメリットといえます。

EDIはスマホやタブレット、会計ソフトなどとの連携も可能です。電話やFAXで行っていた受発注や納期回答なども、スマホやタブレットで簡単に行えるメリットがあります。

また、受発注や納品のデータはそのまま使えるため、会計ソフトとの連携も容易です。テキストデータへの変換など、連携に伴う作業を簡素化できてとても便利です。

EDIでは、在庫データや受注データ、納品データなどさまざまなデータが電子データで保存されます。各データは、社内業務での高度利用が可能です。

例えば、受注や納品のデータを活用すれば、売り上げのデータ分析や需要予測が可能でしょう。そのほか、正確な在庫把握ができ、サプライチェーンマネジメントにも有用です。

EDIは多くのメリットがある一方、デメリットや注意点があることも事実です。具体的には、下記の点が挙げられます。

● 取引先も同じEDIを導入している必要がある
● 導入コストがかかる
● 操作に慣れるまでは不便さを感じることがある

内部統制を行う上で、EDIを活用する場合、外部からの情報についても、同じように電子化する必要があります。

そのため、相手側にも同様にEDIを導入してもらう必要が出てくると同時に、それまでの間は電子化させる作業が追加されることになるため、業務が煩雑になるおそれがあるともいえます。

また、導入コストが必要なため、事前にどれくらいの費用がかかるかも検討課題です。そのほか、これはEDIに限ったことではありませんが、新しいシステムを導入した際は操作に慣れるまで時間がかかる場合があります。

EDI導入の際には、受発注企業の双方で、要件定義や導入設計が必要となります。EDIに精通したベンダーや専門業者などを活用して、計画を進めましょう。

例えば、中小企業共通EDIでは、導入をサポートする「つなぐITコンソーシアム」があります。「つなぐITコンソーシアム」は、平成28年度中小企業庁「次世代企業間データ連携調査事業」の実証検証に参加した企業・団体によって設立された支援団体です。

「つなぐITコンソーシアム」に問い合わせると、自社状況のヒアリングから導入の検討、導入する製品の選定や運用までのサポートが受けられます。

「受発注業務の効率化を図りたい」「資金繰りを改善したい」など、ビジネスを行っている経営者の方、個人事業主の方はさまざまな課題に直面しているのではないでしょうか。

特に、労働人口が右肩下がりに減少していくなか、業務効率化により従業員の負担を削減することは大切なポイントです。また、安定的な経営には円滑な資金繰りが欠かせません。

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EDIの導入は業務効率化やコスト削減、人的ミスの低減に役立ち、多彩な業種・業態で導入されています。

特に、中小企業の場合、受発注業務に役立つEDIを国が推進しており、導入をサポートする団体もあります。ITに不慣れな企業・個人事業主の方の場合にも、支援団体と相談しながら導入することも可能です。

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