登記簿謄本とは？ 必要になる場面と3つの取得方法を解説

登記簿謄本は、法務局が管理する会社や不動産の情報を記載した書類です。登記とは、権利関係を明らかにするために公の書類に記録し、公開する制度のことを言います。

また、登記簿謄本に記録する理由としては、権利の保護や契約や取引の際に不測の損害を防ぐためです。

登記簿謄本の種類と記載すべき事項を詳しく見ていきましょう。

登記簿謄本の種類は大きくわけて、「法人登記簿謄本」と「不動産登記簿謄本」の2種類があります。

法人登記簿謄本は、法人に関する重要な情報が記載されており、法人の契約や取引などの活動に必要な書類です。

不動産登記簿謄本は、不動産の表示や権利などの不動産に関する重要な情報が記載された書類であり、不動産の売買などを円滑に進めるために必要になります。

同じ登記簿謄本であっても、登記される内容や活用される目的が異なるので、注意しましょう。

一方で、法人登記簿謄本にも種類があります。その種類を以下の表にまとめました。

現在の時点で効力を有する内容と、一定期間内であれば変更または抹消された内容も記載される履歴事項全部証明書の記載事項を下記にまとめました。

● 会社法人等番号
● 商号
● 本店所在地
● 広告方法
● 会社の成立年月日
● 事業の目的
● 発行可能株式総数
● 資本金
● 役員に関する事項
● 登記記録に関する事項

履歴事項一部証明書では、会社法人等番号など会社の基本的な情報の記載内容に加えて、請求者が指定した情報のみを請求できる仕組みです。

例えば、資本金と株式に関する事項の請求や、役員に関する事項を請求できます。目的があって特定の情報を閲覧したい場合に有効な書類といえるでしょう。

電子データとして管理、発行されている登記簿謄本は登記事項証明書と呼ばれます。登記簿謄本と登記事項証明書の違いは、管理方法によって区別されます。

法務局がデータ管理に移行したことから、厳密にいえばデータ管理の移行後に法務局で発行された登記簿謄本は登記事項証明書です。管理方法によって名称が異なりますが、どちらも証明内容は同様です。

登記簿謄本が必要になる主な場面は以下のとおりです。

● 法人として契約する
● 融資・補助金を受ける
● 登記内容を変更する
● 決算申告をする
● 法人カードを作る

それぞれ詳しく見ていきましょう。

登記簿謄本は、法人として契約するときにさまざまな場面で必要になる場合があります。契約で必要になる代表的なケースは以下のとおりです。

● オフィスの賃貸契約
● 法人同士の取引・契約
● 健康保険・厚生年金保険などの各種保険の加入
● 銀行口座の開設

契約先は法人の信頼性を判断するために、登記簿謄本の提出を契約時に求められます。法人が活動するうえで必要になる、さまざまな契約で登記簿謄本は求められる書類です。

融資・補助金を受ける場合は、あらゆる契約のなかでも返済の可否や補助金を受けるに適切かどうかを判断するため、より法人の信頼性を吟味する必要があります。そのため、登記簿謄本を含む多くの書類の提出が求められます。

登記簿謄本を含む書類が必要になる理由は、法人の申告内容が正しい内容であるかを客観的に判断するためです。

過去にさかのぼって、あらゆる観点から書類を確認するため、履歴事項全部証明書に記載された変更または抹消された内容が必要になる場合があります。

法人の活動において、登記されている内容を更新する場合も過去の登記簿謄本が必要です。

手続き中は登記内容を確認できないため、事前に登記簿謄本を取得して、変更点を確認する必要があります。具体的に、登記内容を変更するケースは以下の例が考えられます。

● 役員の交代
● 本店の移転
● 事業目的の変更
● 発行可能株式総数の変更

登記内容を変更する場合は、変更前の登記簿謄本を事前に取得して、手元に置くようにしましょう。

決算申告では、確定申告書に登記簿謄本の添付は必須ではありません。ただし、税理士に申告を依頼する場合は、登記簿謄本が求められる場合があります。

税理士は、申告に必要な本店所在地などの基本情報、資本金や発行可能株式総数を確認するために、登記簿謄本の取得を依頼します。税理士に申告を依頼し、取得が求められた場合は、決算申告に必要な情報が記載された登記簿謄本を用意しましょう。

クレジットカード会社によっては、法人カード発行時に登記簿謄本が必要になることもあります。ただし、登記簿謄本が不要な法人カードもあるため、必ずしも登記簿謄本が必要になるわけではありません。

クレジットカード会社によって異なるため、法人カード申し込み前に登記簿謄本が必要であるか確認すると良いでしょう。

登記簿謄本の取得には、以下の3つの方法があります。

● 法務局の窓口で取得する
● 郵送で取得する
● オンラインで取得する

以下でそれぞれ詳しく見ていきましょう。

登記簿謄本は、法務局庁舎・市役所庁舎の窓口に訪れることで取得できます。窓口では、証明書発行請求機を利用した登記簿謄本の請求が一般的です。以下にその手順をまとめました。

1. 証明書発行請求機の案内に従い、請求情報を入力する
2. 請求内容と手数料を確認し、整理番号票を受け取る
3. 手数料に相当する収入印紙を用意する
4. 窓口での確認後、申請用紙を受け取る
5. 申請用紙に収入印紙を貼って提出し、登記簿謄本を受け取る

ただし、証明書発行請求機では、登記簿謄本の請求枚数が20枚を超える場合は、請求できません。法人登記簿謄本の請求は、ひとつの企業・法人ごとに行う必要があります。

登記簿謄本は、法務局に郵送で請求することも可能です。

郵送で取得する場合は、申請者の本人確認ができる書類(運転免許証、マイナンバーカードなど)や、3ヵ月以内に発行された法人の代表者の資格を証する書面の写しが必要です。事前に用意できているか確認しましょう。

郵送による取得手順は以下です。

1. 法務局の公式サイトから申請書をダウンロード
2. 本人確認書類の写しと手数料分の収入印紙を添付して送付
3. 法務局で申請書が確認され、登記簿謄本が郵送される

登記簿謄本は法務局で申請書を受理してから1週間程度で発送されます。発送先は自宅または勤務先に指定可能です。

登記簿謄本は、登記・供託オンライン申請システムを利用したオンライン請求が可能です。サービスを利用して、オンラインで登記簿謄本を請求する手順を以下にまとめました。

1. 登記・供託オンライン申請システムにアクセスし、申請者登録を済ませる
2. 画面の案内に従って請求情報を入力
3. 手数料の納付方法を指定し、後日、郵送または窓口で受け取る

登記・供託オンライン申請システムが利用できる時間は、平日の8時30分から21時までです。

17時15分以降の請求は翌日の8時30分以降に受付られるため、登記簿謄本の取得を急ぐ場合は、できる限り早い時間帯に請求するようにしましょう。

登記簿謄本の取得にかかる手数料は取得方法によって異なるので、以下に1通ごとの手数料をまとめました。

登記情報を確認するだけであれば「登記情報提供サービス」からオンラインで確認できます。ただし、利用にはあらかじめ申し込み手続きが必要であり、手続きの完了には約1週間程度の時間を要するため、利用を検討している場合は早めに手続きすることをおすすめします。

また、有料のサービスなので利用者登録費用と利用料金がかかります。利用者登録費用は、個人利用が300円、法人利用が740円であり、法人の登記情報の確認にかかる費用は1件あたり332円です。

1件あたりの費用と登記簿謄本の取得にかかる手数料と比較すると、一番安いオンラインによる取得であっても、480円〜500円かかることから、登記情報提供サービスのほうが手数料は安いことがわかります。

登記情報の確認が必要な場合は、こちらのサービスの利用を検討しても良いでしょう。

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登記簿謄本は、法人として契約を行うときや融資・補助金を受ける場合など、さまざまな場面で求められることがあります。

取得方法は主に3つありますが、オンラインで取得し、郵送で受け取るのが一番手間がかかりにくいです。

法人カードにも登記簿謄本が求められる場合がありますが、登記簿謄本・決算書不要で申し込める法人カードにはセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードがあります。

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