交通費とは？通勤手当との違いや計算方法、支給する際のチェックポイントなどを解説

交通費とは、電車やバスなどの公共交通機関を利用して顧客先などに向かう際に、必要な費用を指します。

従業員が一時的に立て替えておき、後ほど精算する形が一般的です。

かかった実費が直接支給されるか、給与とまとめての振込になるかは、会社によって異なります。

交通費と混同しやすいものに、通勤手当があります。

交通費は上述したように、業務中の移動の際に必要な費用です。

一方、通勤手当は、自宅から会社へ通勤(帰りも同様)する際に発生する費用に対して、支給される手当のことを指します。

交通費は労働基準法において、必ず支給しなければならないと定められているわけではありません。

そのため、会社によっては、顧客先に向かう際の移動費用はすべて自腹という可能性も考えられます。

しかし、業務に伴う費用なので、支給する会社は多い傾向にあります。

交通費は、「通勤交通費」と「旅費交通費」の2つに分けることができます。それぞれの交通費の概要について、以下で詳しく説明します。

通勤交通費は、自宅から会社に通勤するのに必要な交通費のことです(帰りも含む)。

電車やバスなどを利用している場合は、その運賃が通勤交通費になります。

マイカーで通勤している場合は、通勤するために入れたガソリン代なども通勤交通費に含まれます。

旅費交通費は先ほど触れたように、電車やバスなどの公共交通機関を利用して顧客先などに向かう際に、必要な交通費のことを指します。

遠方の顧客先に向かうために新幹線や飛行機などを利用する必要がある場合は、その費用も旅費交通費に含まれます。

一定金額までであれば交通費は非課税になります。交通費の非課税限度額と計算方法を、通勤方法ごとに説明します。

公共交通機関を利用した場合の非課税限度額は、1ヵ月15万円以下です。

一般的には通勤に利用している区間の1ヵ月の定期代金を、交通費と見なして支給します。

マイカーやバイクなどで通勤している場合は、通勤に要する往復距離をもとにして、通勤交通費を算出します。

「自宅と会社の往復距離×1ヵ月の平均労働日数×ガソリン代÷平均燃費」による算出が一般的です。

片道の通勤距離によって、非課税となる限度額は以下のように異なります。

公共交通機関とマイカーなどを併用して通勤している場合、「公共交通機関」と「マイカー・バイク」のそれぞれ規定の方法で金額を算出し、合算したものを通勤交通費として支給するのが一般的です。

この場合に非課税となる限度額は、以下の合計金額です。

　● 電車やバスなどの交通機関を利用する場合の1ヵ月間の通勤定期券などの金額
　● マイカー・バイクを使って通勤する片道の距離で決まっている1ヵ月当たりの非課税となる限度額

ここまでの説明で触れている金額からもわかるように、公共交通機関のみを利用して通勤する場合が、もっとも非課税限度額が大きくなります。

社会保険料の金額を計算するためには、毎年4月から6月の給与の額によって決定される、「標準報酬月額」が用いられます。

社会保険では「標準報酬月額に交通費を含む」ことになっているため、交通費に社会保険料はかかることになります。

なお、通勤手当の支払い方は会社によってさまざまで、毎月支払う会社もあれば6ヵ月分の定期代としてまとめて支払う会社もあります。

後者の場合、6ヵ月分の定期代を4月～6月のいずれかの月に支給するか、4月～6月以外の月に支給するかによって、社会保険料が変わる点には注意しておかなければなりません。

交通費を支給する際のチェックポイントおよび注意点としては、主に以下のようなことが挙げられます。

　● 出発駅と到着駅は適切か
　● 経済的かつ合理的なルートになっているか
　● 通勤定期券の内容が通勤経路と同じか

それぞれについて、詳しく説明します。

公共交通機関を利用する場合、通勤ルートの確認を行う必要があります。

通勤ルートにおける出発駅と到着駅は、それぞれ従業員の自宅最寄り駅と勤務先の最寄り駅でなければなりません。

従業員の自宅最寄り駅よりも会社から遠い駅を出発駅として申告している場合は、正しい経路での申告に訂正する必要があります。

出発駅と到着駅が適切なだけでなく、道中のルートも経済的かつ合理的なルートになっていなければなりません。

特に東京や大阪などの都市部では、同じ駅を結ぶ路線がいくつもあるので、出発駅と到着駅が同じで経由駅が異なるようなルートも考えられます。

2つの駅を結ぶルートの中で、もっとも経済的かつ合理的なルートでの申告になっていなければ、訂正が必要になります。

通勤定期券の内容と、実際の通勤経路が異なる場合も考えられます。

例えば「A駅(自宅最寄り駅)⇔B駅(勤務先の最寄り駅)」というような形で通勤定期券を購入し、実際にはそのとおりのルートで通勤せず、自転車通勤を行っているようなケースが挙げられます。こういった場合も訂正が必要です。

雇っている従業員の方が多い場合、交通費の確認業務にかなりの時間を割かなければならないことも考えられます。

そういった手間を少しでも減らしたいのであれば、ビジネスカードの利用がおすすめです。

事業主の方におすすめのビジネスカードとして、セゾンが取り扱っているビジネスカードを以下で紹介します。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で利用できるビジネスカードです。追加カードが9枚まで無料で発行可能で、ETCカードも5枚まで無料で発行可能です。決算書・登記簿謄本の提出不要で発行可能など、便利な特長を数多く備えています。

経費精算をする個人事業主の方に役立つ特典として、会計・給与のクラウドサービスの「かんたんクラウド(MJS)」の優待特典があります。利用することで交通費精算の手続きを楽にするのに役立ってくれるでしょう。

＞＞詳細はこちら

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード同様に、決算書・登記簿謄本の提出不要で発行可能なビジネスカードです。

追加カードは9枚まで発行可能(年会費3,300円(税込))なうえ、ETCカードも5枚まで年会費無料で発行可能です。

年会費は初年度無料、2年目以降は22,000円(税込)で利用できます。

多種多様なビジネス支援サービスを受けられる点も、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードの魅力です。

また、業務の効率化に役立つ「ビジネス・アドバンテージ」や弁護士サービスの優待など、さまざまなビジネスソリューションに利用できます。

＞＞詳細はこちら

交通費には、自宅から会社に通勤するのに必要な「通勤交通費」と、電車やバスなどの公共交通機関を利用して顧客先などに向かう際に必要な「旅費交通費」の2種類があります。

交通費は一定金額までであれば非課税ですが、通勤方法によって非課税金額の上限は異なるので、通勤方法ごとに定められた非課税金額上限は、きちんと把握しておかなければなりません。

従業員を多く抱えていると、交通費精算にも手間がかかってしまいがちですが、事務手続きの手間を省きたい場合はビジネスカードの利用がおすすめです。

交通費精算を楽にしたい、ビジネスに役立つ付帯サービスを活用したいとお考えの個人事業主の方は、セゾンのビジネスカードを検討してみてください。