出納帳とは？経理担当者が知っておきたい帳簿の役割や書き方を紹介

出納帳(すいとうちょう)とは、日々の入出金を記録する帳簿です。

事業を行っていると、商品の仕入や売上など数多くの取引を行います。取引の数が多くなればなるほど入金や出金も多くなり、お金の流れや残高を確認することは容易ではありません。

出納帳で日々の入出金を記録し、実際の残高と帳簿残高を照合しておけば、お金の流れや正確な残高を把握できます。出納帳は、会社や個人事業などで収入や支出の管理を適正に行うために必要な帳簿です。

なお、会計帳簿には「主要簿」と「補助簿」があり、出納帳は「補助簿」にあたります。

出納帳には、「現金出納帳」と「預金出納帳」の2種類があります。

● 現金出納帳：現金の出金や入金を記録する帳簿
● 預金出納帳：銀行預金の出入金を記録する帳簿

現金出納帳は、「売掛金を現金で回収する」「商品を現金で売り上げる」など現金の移動があった場合に記録する帳簿です。

一方、口座での支払いや入金があった場合には、預金出納帳に記録します。

会計帳簿には、出納帳を含め下記のような帳簿があります。

現金と預金の把握は経営管理の基本です。以下では、出納帳がどのような役割を担っていて、どういったメリットがあるのかを解説します。

会社や事業を経営するためには、キャッシュフローを管理し、資金ショートを起こさないことが重要です。

出納帳をつけると、日々のお金の流れを把握でき、会社や事業のキャッシュフロー管理に役立ちます。「いつどれくらい使ったのか」がわかり、実際の現預金と帳簿上の現預金の差を知ることも可能です。

出納帳を継続して記録すると、1日単位、1週間単位、1ヵ月単位でどれくらいの入金があり、いくら出金しているのかを把握できます。

出納帳のデータを分析・検討すれば、今後の入出金の見通しも立てやすくなるでしょう。3ヵ月後、半年後の資金繰り計画を立てる際にも、具体的な数値をもとに実用的なプランを立てることができます。

現金や預金など直接お金を扱う部署では、不正経理のリスクがあります。現金の取引があるにもかかわらず、現金出納帳をつけていなければ、現金を不正に持ち出しても判明まで時間がかかってしまうケースもあるでしょう。

出納帳をつけ、現金や預金を適正に管理しておくと、不正が発生するリスクを軽減できます。また、出納帳と現金・預金残高を複数人で照合するなど、不正が発生しにくい体制作りも大切です。

出納帳をつけるときの主な手順は下記のとおりです。

1. 出納帳の書式を決定する
2. 日々の収支を記録する
3. 月末に出納帳の集計を行う

各手順を以下で詳しく解説します。

出納帳に決まった様式はないので、利用しやすい書式・スタイルのものを選択します。

手書きの場合にはノートタイプの出納帳が市販されていますし、表計算ソフトのテンプレートもインターネットで提供されています。そのほか、会計ソフトやアプリなども便利です。

出納帳には、日付や勘定科目、出金や入金、摘要や残高などを記載します。

出納帳の書式などを決定したら、最初の行の摘要欄に「前年繰越」や「前月繰越」と記載し、前年分・前月分の残高を記載しましょう。そして、日々の収支を記録していきます。

例えば、1月5日に商品を1,000円、現金で売り上げた場合は、日付の欄に「1月5日」と記入し、勘定科目に「現金売上」や「売上高」などと記載します。摘要欄に詳細を記入し、入金欄に「1,000円」を記載する流れです。

出納帳の記載は取引の都度行い、実際の現金との照合も毎日行いましょう。また、通帳への記帳もこまめに行うことが大切です。

月末がきたら、その月の取引を集計して締めを行います。入金額、出金額、残高それぞれに集計し、金額にズレがないか確認しましょう。ズレがあった場合はその月の取引を見直して、計算ミスがないかチェックします。

帳簿上の確認が終わったら、実際の現金残高や預金残高と照合しましょう。残高が合わない場合は、出納帳に記載していない取引がないか、計算ミスがないか再度確認してください。

どうしても原因がわからない金額については、「現金過不足」の勘定科目で計上します。現金過不足で計上したお金は、原因がわかったら正しい勘定科目へと修正してください。

日々の多くの取引を記録する際に、セゾンのビジネスカードはとても便利です。カードで支払った分はWeb明細ですぐに確認できるので、出納帳の記載に役立ちます。また、最大15ヵ月分の明細書をPDFで保存可能です。

以下では、おすすめのビジネスカードを2枚ご紹介します。

本会員、追加カード会員ともに年会費無料で利用できるビジネスカードです。

クラウド型会計・給与システム「かんたんクラウド」が2ヵ月無料となる特典が付帯します。かんたんクラウドはインターネットバンキングやクレジットカードと連携でき、通帳明細やカードの利用明細の自動取込が可能です。

取り込んだデータから、日付や入出金額、摘要や店舗名などの自動仕訳が可能なため、日々の業務を大幅に効率化できます。データから出納帳を出力することもでき、とても便利です。

また、ビジネスで利用の多い下記のサイトで通常の4倍(1,000円ごとに4ポイント)(※)の永久不滅ポイントが貯まります。

● アマゾン ウェブ サービス(AWS)
● エックスサーバー
● お名前.com ドメインサービス
● クラウドワークス
● cybozu.com
● さくらインターネット
● マネーフォワード
● かんたんクラウド(MJS)
● モノタロウ
● Yahoo!ビジネスセンター

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、会計システム導入の優待を利用したい方や永久不滅ポイントをお得に貯めたい方などにおすすめのビジネスカードです。

(※)他カードにてセゾンマイルクラブへご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。

初年度年会費無料、2年目以降は年会費22,000円(税込)で利用できるビジネスカードです。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードの魅力は多彩な特典が付帯する点です。

例えば、下記のような特典が付帯します。

● レンタカー、宅配サービスなどの支払いがお得になる「ビジネス・アドバンテージ」
● 補助⾦・助成⾦コンサルティングサービス優待
● セゾンビジネスサポートローン
● 空港ラウンジサービス
● コンシェルジュ・サービス

上記はあくまで数ある特典の一例で、ほかにもグルメや旅行サービス、宿泊やヘルスケアなど多種多様なジャンルの特典が利用できます。

また、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは事業規模に合わせて利用可能枠を柔軟に設定できる可能性もあり、さまざまな事業の支払いに役立ちます。

事業を安定して進めていくためには、手元資金の管理が欠かせません。出納帳は日々の入出金を管理し、お金の流れを把握できるメリットがあります。

出納帳をつける際は、日付や勘定科目、摘要や入出金額を正しく記載しましょう。帳簿上の残高と実際の残高の差異をなくすため、帳簿と実際のお金の照合も大切なポイントです。

セゾンのビジネスカードには出納帳の記載に役立つ会計システムの優待をはじめ、多彩な特典が付帯します。支払いで永久不滅ポイントが貯まる点もメリットです。この機会に、ぜひ利用をご検討ください。