覚書の意味や契約書との違い・必要になるケースをわかりやすく解説

覚書とは、当事者間で取り決めた内容を記載した書類のことです。

さまざまな活用方法がありますが、主に契約後のトラブルを避けるために用いられます。契約内容を文書に残しておけば、契約後に「こんな契約内容は知らない」といわれても「覚書に記載されている」と主張することができます。

なお、覚書は「覚えたことを忘れないようにメモに書き留める」といった意味も持っています。ただし、ビジネスシーンで覚書という単語が出てきた場合は、契約内容を記載した文書を指しているケースが多いです。

覚書と似ている書類のひとつに「契約書」があります。

契約書は、契約が成立したことを証明するための書類です。契約内容に対する認識の誤りが生じないよう、契約時は契約内容を記載した契約書を作成するのが一般的です。

覚書も取り決めた内容を記載した書類である点は、契約書と共通しています。しかし、ビジネスシーンにおいては、契約書の補助的な書類として用いられるケースが多いです。

よくあるのが、契約内容の変更点をまとめる書類として覚書を用いるケースです。契約内容に変更があった際、0から契約書を作り直すのは手間がかかります。こうした手間を省くため、契約内容に変更が生じたときは変更点をまとめた別途書類として覚書を用いることがあります。

契約書と覚書は書類の名称と活用シーンが違うだけで、契約内容を証明するための書類である点は同じです。そのため、当事者間の合意のうえで作成された書類なら、契約書と同様に覚書も法的効力がある書類とみなされます。

ただし、「合意をせずに一方的に覚書を作成した場合」または「覚書の内容が抽象的すぎる場合」などは覚書の法的効力が認められず、記載された契約内容も無効とされます。

覚書を用いる場面はさまざまありますが、よくある活用シーンの例としては下記の3つが挙げられます。

● 契約後に契約書の内容を変更する場合
● 契約前に当事者間の合意事項を書面に残したい場合
● 契約書の代わりとして使いたい場合

以下で詳しい内容を見ていきましょう。

先述したように、覚書は契約内容の変更点をまとめる書類として用いられるケースが多いです。契約内容を変更するたびに契約書を作り直すのは効率が悪いため、変更点のみを記載した覚書を作成することはよくあります。

契約前は契約締結に向けて、当事者間の合意事項を書面にまとめておきたい場面もあります。その際に活用する書類として、覚書を用いる場合があります。

覚書は契約内容を証明するための書類でもあるので、契約書の代わりとして用いることも可能です。契約書に比べて覚書はカジュアルな印象を持たれやすいため、契約内容を記載した書類の表題をあえて「覚書」とするケースもあります。

初めて覚書を作成する方は、この機会にどんな項目を書面に記載するべきか把握しておきましょう。一般的な覚書は、主に下記4つの項目によって構成されています。

● タイトル
● 前文
● 合意内容
● 日付・署名欄

以下で各項目の書き方を順番にご紹介します。

覚書を作成する際は、まずタイトルを記載しましょう。タイトルのつけ方に特別な制限はなく、基本的には自由に決めて問題ありません。

ただし、必要以上に複雑にする、または誤解を招くようなタイトルにすると相手に悪い印象を与えてしまうので注意してください。覚書のタイトルは「〇〇契約に関する覚書」のように、わかりやすくシンプルにするのがコツです。

契約書と同じように、覚書にも前文が必要です。前文では契約を締結する当事者を特定する内容、覚書の内容を要約したものを記載するのが一般的です。

多くの場合は「〇〇(以下「甲」という)と、〇〇(以下「乙」という)は、下記事項に関して覚書を締結する」のように記載します。

合意内容には、当事者間で合意した内容を記載します。

例えば、契約内容の変更に伴って覚書を作成する場合は、「第〇条の〇〇を〇〇に変更する」と記載するのが一般的です。基本的には以前の契約内容のどの部分が、どう変更されるのかを記載することになります。

覚書の末尾には、日付欄と署名欄を作成します。

署名欄は会社名や住所、役職や名前を記載するのが一般的です。署名欄の余白が少ないと必要な情報を書きにくくなる可能性があるので、書類の作成時は署名欄のスペースにある程度余裕ができるように意識しましょう。

また、覚書の書き方に悩む場合は、インターネット上で配布されている覚書のテンプレートを活用することをおすすめします。多くのテンプレートには最初から必要な項目が記載されており、自身の契約状況に合わせた内容を追記するだけで覚書を作成できます。

作成した覚書が課税文書に該当する場合は、書類に収入印紙を貼る必要があります。

課税文書とは印紙税の課税対象となる文書のことで、請負に関する契約書や不動産に関する契約書など合計で20種類の課税文書があります。課税文書の該当条件は国税庁の公式サイトからチェックできるので、書類の作成前に調べておきましょう。

なお、非課税文書に当てはまる場合、または電子契約を締結する場合は収入印紙不要です。

契約書や覚書を作成する機会が多い方には、ビジネスカードの活用がおすすめです。

普段の業務に加えて書類仕事も行っていると、時間に余裕がなくなってしまうものです。しかし、業務効率化につながる特典が付帯するビジネスカードを活用すれば、契約書や覚書作成にあてる時間を捻出しやすくなります。

以下では、業務効率化に役立つ特典が付帯するおすすめのビジネスカードを2枚ご紹介します。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、会計処理をスムーズに行える「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料が2ヵ月無料になる特典が魅力のビジネスカードです。

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(※)他カードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は、本サービスの対象外となります。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、初年度年会費無料で利用できるビジネスカードです。

ビジネスの現場で必要不可欠なサービスを優待価格で利用できる「ビジネス・アドバンテージ」など、ビジネスシーンにおいて便利な特典・サービスが多数付帯しています。

覚書は「主に契約書の補助的な書類として用いられる書類」、契約書は「契約が成立したことを証明するための書類」です。慌てずに契約取引を進めるためにも、覚書の意味や活用方法は早めに把握しておくと良いでしょう。

また、契約書や覚書を作成する機会が多い事業主の方には、業務効率化に役立つビジネスカードの発行がおすすめです。

おすすめのビジネスカードは、年会費無料で利用できる「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」と付帯特典が充実している「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」の2枚です。業務に追われて悩んでいる方は、この機会にぜひ申し込みをご検討ください。