納品書とは？発行する必要性や見積書、請求書との違い、作成方法などを解説

納品書とは、納品する側が「確実に商品やサービスを納品した」ことを証明するために、取引先に対して発行する書類です。納品書の発行には法的な義務がありませんが、一般的に取引先へ商品やサービスを納めるときに、一緒に送付します。

また、納品書は単に納品を証明するための書類ではなく、納品物の詳細な内容を伝える書類にもなります。納品物が少ない場合は内容の把握が簡単かもしれませんが、納品物の量が多くなるほど把握が困難になります。

納品物と一緒に納品書が発行されていれば、取引先が容易に内容を把握できますし、万が一、納品した商品の内容や数量に誤りがあった場合に、内容を確認するための資料にもなります。

そのため、納品書が発行されない場合は、取引先が不安に感じてしまい、信用が失われることもあるでしょう。

なお、ビジネスでは納品書のほかに「見積書」「請求書」「領収書」の発行も行われるのが一般的です。以下、「見積書」「請求書」「領収書」の基本的な役割を紹介するので、違いを把握しておきましょう。

見積書は取引先に対して、納品する商品の内容や数量、金額などを提案する書類です。取引先が見積書の内容に合意をすれば契約が成立となり、その後、納品書と一緒に商品やサービスを納品します。

見積書に記載する主な内容は以下です。

　● 発行日
　● 対象の商品やサービス名
　● 数量と金額
　● 見積書の有効期限

なお、見積書を発行せずに商談を進めてしまうと、納品時に「内容が違う」「納期が遅い」などのトラブルになることもあるので、注意が必要です。

請求書は商品やサービスを納品したあとに、納品物に対する支払いをしてもらうための書類です。納品する側は、請求書の発行をしなければ基本的に取引先から代金を支払ってもらうことができないため、送付忘れがないように注意しましょう。

請求書に記載する主な内容は以下です。

　● 発行日
　● 商品やサービスなどの請求金額
　● 支払い期日
　● 振込先

請求書を発行するタイミングは取引先によって異なります。取引先が月末の締め日などにまとめて支払うシステムであれば、月に1度、まとめて請求すれば問題ありません。

また、締め日など関係なく、その都度支払ってもらえる取引先であれば、商品やサービスの納品後、請求書を発行した日に送付しても大丈夫です。

領収書は代金の受け取り後に発行する書類です。納品物に対して代金を受け取ったことを証明する書類となるので、代金が支払われる前に発行してはいけません。

取引先から代金の支払いが行われる前に領収書を発行してしまうと、取引先も混乱してしまうため、注意しましょう。

また、領収書の発行については、法律(民法第486条)で「弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求できる」と定められています。

そのため、仮に納品する側が領収書を発行しなくても、取引先から交付の請求があった場合は、発行の義務が生じます。この点は、法的な義務が生じない納品書などと、大きく異なる点といえるでしょう。

なお、上記の法律は令和3年に改正され、取引先は内容を記録した電磁的記録(電子データ)の提供を求めることも可能になっています。

納品書の作成と発行には法的な決まりがないため、基本的に作成方法についてもルールはありません。そのため、企業ごとに納品書の内容や形式などは異なりますが、一般的には以下の内容を記載します。

　● 取引先の情報(名前、住所、電話番号など)
　● 納品日・番号
　● 納品した商品やサービスの詳細(品名、数量、単価など)
　● 価格
　● 支払い方法
　● 納期
　● 自社・納品担当者の情報

納品書の作成方法は、手書きやワード・エクセル、販売管理システムの利用など、どの方法でも問題ないので、自社にとって使いやすい方法を選択しましょう。

納品書の作成には、特に決まったルールが設けられているわけではありませんが、作成にあたっては覚えておきたいポイントがあります。

ここでは、納品書を作成する際の注意点を紹介するので、確認しておきましょう。

前述しているように、納品書の作成方法にはルールがないため、手書きやエクセル・ワードなど方法は自由です。ただし、納品書が毎回異なる形式では内容が見づらくなってしまうため、どの方法であってもテンプレートを作成しておくのが一般的です。

また、取引先によって納品書を発行したり、発行しなかったりすると、取引先からの信頼が失われる可能性がありますし、作業効率も悪くなってしまうため、受注取引の業務フローを作成しておくと良いでしょう。

インボイス制度は、複数税率(8％と10％の消費税)に対応したものとして、2023年10月から開始される新たな申告制度です。

請求書や納品書、領収書などの発行について所定の要件の記載・保存を求めるもので、要件を満たした書類のことを「適格請求書(インボイス)」といいます。

インボイス制度の開始後は、インボイスに記載された消費税額のみが仕入税額控除の対象になります。

現在(2023年5月時点)は経過措置として「区分記載請求書等保存方式」による納品書の作成で問題ありませんが、2023年10月以降は、納品書に以下の記載も必要になるので、注意しましょう。

● 税率ごとに区分し、合計した消費税額と適用税率を明記
● 税務署へ登録した際に割り当てられた登録番号を記入

なお、事業者の方が適格請求書(インボイス)を交付するためには、納税地を所轄する税務署長に対して登録申請書を提出し、適格請求書発行事業者になる必要があります。

見積書や納品書などの書類を発行することはもちろん大切なことですが、日々の経費管理や書類管理はビジネスの成功に必要不可欠です。そのため、書類を作成・発行する以外にもやらなければいけない業務は多数ありますが、人手や時間は限られてしまいます。

特に個人事業主や社員数の少ない会社では、業務の効率化を図ることが重要となるため、管理システムやソフトがあるのなら、積極的な利用をおすすめします。

例えば、会計ソフトを活用すればクレジットカードと連携させることで、経費管理の手間が楽になります。

また、ビジネスカードを利用すればプライベートと事業での支払いが明確になり、業務の効率化や経費の削減にもつながるでしょう。

業務内容の見直しや業務の効率化を検討している経営者、担当者の方は、会計ソフトやビジネスカードなどを活用して、事業の成長に役立ててみてはいかがでしょうか。

ビジネスカードは経費の支払いでポイントが貯まったり、ビジネスシーンで活用できる優待特典が付帯していたりと、経費の削減や業務の効率化につながる機能・特典を利用可能です。

また、ビジネスカードによっては会計ソフトの優待が付帯しているものもあり、お得に会計ソフトを導入できるケースもあります。

セゾンカードでは決算書や登記簿謄本不要で申し込みが可能なビジネスカードも用意しているため、開業間もない個人事業主や経営者でも保有できる可能性があります。

ここでは、決算書や登記簿謄本不要で申し込みが可能なビジネスカードとして「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」と「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」をご紹介するので、申し込みをご検討ください。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で保有できるビジネスカードです。

通常はカード利用金額1,000円(税込)につき1ポイントの永久不滅ポイントが貯まり、ビジネスシーンで利用されることの多い特定のサイトで、ポイントが4倍(1,000円(税込)につき4ポイント)貯まるサービスもあります(※1)(※2)(※3)(※4)。

例えば以下のようなサイトでポイントの優待特典を受けることが可能です。

　● クラウドワークス
　● ヤフービジネス
　● アマゾン ウェブ サービス(AWS)
　● モノタロウなど

また、会計・給与のクラウドサービス「かんたんクラウド(MJS)」の月額利用料が2ヵ月無料になる優待が付帯するほか、さまざまな業種の経費の支払いが優待価格になる「ビジネス・アドバンテージ」や、対象の店舗で最大30%がキャッシュバックされる「セゾン・アメックス・キャッシュバック(※5)」も利用できます。

経費の削減に役立つ優待特典が付帯しているので、保有の際はぜひご活用ください。

(※1)本サービスは一部対象外となる場合がございます、また変更となる場合がございます。
(※2)他カードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。
(※3)ご利用いただいたサービスによって、ポイント付与のタイミングが異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。
(※4)株式会社クレディセゾンが実施するほかのポイント優遇サービスとの重複はございません。
(※5)店舗・サービスごとにキャッシュバックの上限額がございます。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、初年度年会費無料、2年目以降は22,000円(税込)で保有できるビジネスカードです。年間200万円以上のショッピング利用があれば翌年度の年会費が11,000円(税込)になる優遇があります(※1)。

本カードは、ビジネス・アドバンテージやセゾン・アメックス・キャッシュバック(※2)の利用はもちろん、充実したビジネス優待を利用できるのが魅力です。

例えばクラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」の優待や、国内用モバイルWi-Fi「Wi-Ho!Biz」の優待などが利用できます。

また、充実した補償内容の国内旅行傷害保険と海外旅行傷害保険(※3)が付帯するほか、コンシェルジュ・サービスの利用やプライオリティ・パスに年会費無料で登録できるなど、プラチナカードならではの特典も付帯しています。

そのほか、カードの利用でJALのマイルがたまる「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」の登録も可能です。

SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)に登録すれば、JALのマイルに加えて、2,000円(税込)につき1ポイントの永久不滅ポイントも貯まるため、マイルとポイントを両方貯めることができます。

普段の業務に活用できるだけではなく、出張で飛行機をよく利用する方にもおすすめのカードです。

(※1)キャッシング、年会費などは対象外となります。
(※2)店舗・サービスごとにキャッシュバックの上限額がございます。
(※3)航空券代や宿泊費などの支払いに本カードを利用した場合に適用されます。

納品書は、確実に商品やサービスを納品したことを証明するために発行する書類です。作成・発行に法的な義務はありませんが、納品された商品やサービスを取引先が確認する場合にも利用されるため、一般的には商品などの納品と一緒に送付します。

そのほか、受注取引では見積書や領収書など、発行しなければいけない書類があるので、違いを把握しましょう。

また、ビジネスでは納品書などの書類を作成・発行するだけではなく、さまざまな業務が必要です。会計ソフトやクレジットカードを活用すれば業務の効率化に役立つだけではなく、経費の削減にもつながる可能性があります。

セゾンのビジネスカードは決算書や登記簿謄本不要で申し込みができるので、ビジネスにクレジットカードの活用を考えている方は、ぜひ今回ご紹介したセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードや、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを利用してみてはいかがでしょうか。