総勘定元帳とは？仕訳帳との違いや、保存期間、作成方法についても詳しく解説！

総勘定元帳とは、すべての取引を「勘定科目の種類別に」分類して整理・計算し、記録していくための帳簿であり、2つある「主要簿」のうちのひとつです(もう片方は「仕訳帳」)。

勘定科目ごとに「取引年月日」「相手勘定科目」「金額」が記載される総勘定元帳は、「損益計算書」や「貸借対照表」といった決算書を作るのに欠かせません。

仕訳帳とは、すべての取引を「日付順に」記録していく帳簿です。仕訳帳がなければ、総勘定元帳を作れません(仕訳帳から、内容を転記して作るため)。

なお、「会社の財務状況を分析するために、現金や預金、借入金などの残高がどのくらいあるのかをチェックしたい」という場合、日付順に取引を記録した仕訳帳では、各勘定科目の残高を把握するのに手間がかかります。

「日付順」に全取引の内容を知りたいのであれば「仕訳帳」を、「特定の勘定科目」について金銭の動きを知りたいのであれば「総勘定元帳」を参照しましょう。

総勘定元帳と仕訳帳の2つは、複式簿記(1つの取引を「借方」と「貸方」に振り分け、適切な勘定科目に仕訳する記帳方法)における「主要簿」 であり、事業を営んでいる方は、いずれも適切に作り、厳重に保存しておく必要があります。

総勘定元帳は、税法上、原則、当該事業年度の確定申告書提出期限日の翌日から「7年間」保存しなければなりません。

ただし、青色申告書を提出した事業年度で「欠損金額(青色繰越欠損金)」が生じた事業年度、または、青色申告書を提出しなかった事業年度で「災害損失金額」が生じた事業年度に関しては、保存期間が「10年間」になることにご留意ください。

なお、総勘定元帳と一緒に、以下に示す帳簿や書類も保存しておく必要があります。

● 帳簿：仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
● 書類：棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など

ちなみに、会社法では、保存期間が「10年間」とされているのでご注意ください。税法と会社法で保存期間に関する規定が異なりますが、「10年間保管する」と考えておけば、間違って保存期間内に破棄してしまう事故を防止できるでしょう。

ここからは、仕訳帳の記載内容から、総勘定元帳を作る方法を説明します。

まず、小売業を営んでいて、以下に示す取引が行われたと想定しましょう。

● 2022年10月1日：30万円分の食料品(牛乳、パン、りんご、バナナなど)、20万円分の日用品(ティッシュペーパーなど)を販売し、食料品代の30万円は現金で受け取り、日用品代の20万円は売掛けとした。
● 2022年10月5日：現金20万円を普通預金口座に預け入れた。
● 2022年10月20日：11月分の店舗賃借料18万円が普通預金口座から引き落とされた。

この場合、以下に示す仕訳帳が作られることになります。

前の章で説明した要領で、「手書き」または「表計算ソフト」で総勘定元帳を作ることは可能です。

しかし、複式簿記に慣れていない方は、ミスをするリスクが高くなるのでご注意ください。複式簿記に習熟している方であっても、多大な時間・労力を要するため、特に「手書き」で総勘定元帳を作るのは推奨できません。

おすすめは「会計ソフト」を利用すること。簿記の知識があまりない方でも、スムーズに仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を作れます。

近年は「パッケージ版の会計ソフト」だけではなく、「クラウド型の会計ソフト」(例えば、「マネーフォワード」「かんたんクラウド(MJS)」など)も販売・提供されているので、経理担当者などの意見を聴取したうえで、自社に適した会計ソフトをお選びください。

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総勘定元帳とは、全取引を勘定科目の種類別に分類して整理・計算するための帳簿です。特定の勘定科目について、金銭の動きを把握するのに役立つことを覚えておきましょう。原則として税法上は7年間、会社法上は10年間、保存しておく義務があるので、間違って廃棄しないようにご注意ください。

なお、総勘定元帳は、「手書き」や「表計算ソフト」で、仕訳帳から転記して作ることも可能です。ただし、時間や労力がかかり、ヒューマンエラーも発生しがちなので、「会計ソフト」を利用するほうが良いでしょう。

ちなみに、会計ソフトとクレジットカードの組み合わせによっては、利用明細を自動的に取り込むこともできます。経理担当者の負担を軽減するために、事業で使用する物品・サービスを購入する場合は、現金ではなく、なるべくクレジットカードで支払うほうが便利です。

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