電子印鑑とは？導入のメリット・デメリットと作成方法を紹介

電子印鑑は、PDFやExcelなどの電子書類にデータのまま押印できるデータ化されたデジタル印鑑のことです。

書類を印刷したり、押印した書類をスキャンしたりする手間がなくなるのがメリットです。また、オンライン上で場所を問わずに押印でき、テレワーク中に、押印のための出社をすることもなくなります。ペーパーレス化で書類の管理も楽になります。

電子印鑑としては、大きく次の2種類があります。

　● 印影を画像データ化した電子印鑑
　● 印影に識別情報が付与される電子印鑑

印影を単純に画像データ化した電子印鑑は、実物の印鑑の印影をスキャナで取り込んだり、WordやExcelを利用したりして作成できます。印影のみの電子印鑑は、手軽に作成できる一方で、複製しやすく、本人性の証明としては不十分な面があります。

一方、印影に識別情報を付与した電子印鑑は、いつ誰が押印したのかといったタイムスタンプ情報などが保存されるものです。有料サービスとなりコストがかかることも多いですが、印影のみの電子印鑑と比べると、信頼性が高く安心して利用できます。

電子印鑑には実際のところ法的効力があるのか、気になっている方も多いかもしれません。

普通の印鑑については、民訴法第228条第4項で「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」とあり、法的効力が認められています。

一方で、電子印鑑については、電子署名法第3条で「電磁的記録(電子文書等)は、本人による一定の電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」とされており、印鑑としての本人性の証明が十分であれば、法的効力が認められます。

本人性の証明としては、具体的には電子証明書の付与を行うことが必要です。

電子証明書は、信頼できる第三者(認証局)が間違いなく本人であることを電子的に証明するものです。電子証明書は、法務省のホームページから専用ソフトウェアをインストールし、管轄の登記所に発行申請を行うことで取得できます。

電子印鑑のメリットとしては、具体的には次の2つが挙げられます。

　● 書類のやり取りの業務が効率化できる
　● ペーパーレス化でコストが削減できる

電子データの書類に、実物の印鑑で押印して送り返す場合、一度紙に印刷して押印した後に、再度スキャンして電子データ化するという手順を踏む必要があります。一度、紙に印刷する手順を挟まなければなりません。電子印鑑であれば、電子データのまま直接押印が可能です。

また、複数人の押印が必要なケースでは、紙の場合は、書類を回覧し、それぞれの人のところで押印を行う必要があります。

電子印鑑ならオンライン上で場所を問わず押印でき、複数人の押印も少ない手間で完了できます。テレワークが多い環境でも、電子印鑑なら押印のために出社することはなくなります。

そのほか、電子印鑑であれば、すべて電子データとして残るため、書類も管理しやすくなり、印鑑の押し直しによる不備防止にもつながります。

電子印鑑を利用してペーパーレス化することで、紙代やインク代が削減でき、コストカットが可能です。

また、紙やインクの使用量を減らして環境負荷の低減に貢献していくことで、環境にやさしい企業、SDGsに取り組む企業としてのアピールにもつながります。

業務の効率化やペーパーレス化に貢献してくれる電子印鑑ですが、いくつかデメリットもあります。デメリットとしては、以下の2つが挙げられます。

　● 不正や改ざんの恐れがある
　● サービスの利用にコストがかかる場合がある

印影を単に画像データ化した電子印鑑の場合、複製が容易であり、知らないところで複製された電子印鑑が悪用されるリスクがあります。

セキュリティ面に不安を感じる場合は、タイムスタンプ情報などが保存される電子印鑑を利用しましょう。多くは有料サービスとなりますが、印影を画像データ化した電子印鑑と比べるとセキュリティ性が高く、安心して利用できます。

タイムスタンプが付与された電子印鑑は有料サービスとなることが多いです。ペーパーレス化でコストカットができる一方で、継続的にサービスを利用するために費用がかかります。

業務の効率化やコストカットのメリットと、サービスの利用にかかるコストの両方に目を向けながら利用を検討していきましょう。

ここからは、画像データの電子印鑑を作成する方法を紹介します。方法としては、ExcelやWordで作成する方法や、実際の印影から作成する方法があります。それぞれ見ていきましょう。

電子印鑑は、ExcelやWordで手軽に作成が可能です。赤枠の円を作って、その中に赤文字で名前を重ねることで、電子印鑑が作成できます(※)。

▼赤枠の円の作り方
1. 「挿入」>「図形」を選択
2. シフトキーを押しながら拡大・縮小してお好みのサイズの正円を作成
3. 図形を右クリック>「塗りつぶし」>「塗りつぶしなし」を選択
4. 図形を右クリック>「枠線」で枠線の色・太さを朱色などに変更

▼名前の重ね方・保存方法
1. 「挿入」>「テキストボックス」>「縦書きテキスト ボックスの描画」
2. 枠線なし、文字の色・サイズの変更、文字の配置などを調整する
3. 赤枠の新円に重ねてグループ化する
4. グループ化した図形を右クリック>「図として保存」>PNG形式で保存

保存はPNG形式にすることで、電子印鑑を書類に張り付けた際に、背景が透過され、印鑑のように使えます。

(※)Microsoft 365 バージョン2212の場合です。

実際の印影をスキャンして画像データとして取り込んで、リアルな印影の電子印鑑を作成することもできます。作成方法は次のとおりです。背景を透過させるためには、画像編集ソフトなどでの処理が必要となります。

　1. 紙に印鑑を押印する
　2. 紙をスキャンして電子データ化する
　3. 印影の部分をトリミングして画像データとして保存する
　4. 画像編集ソフトで背景を透過させてPNG形式で保存する

業務の効率化を考えているなら、ビジネスカードの利用も検討してみるのがおすすめです。

ビジネスカードで経費の支払いをまとめれば、経費の管理が楽になります。追加カードを発行して従業員に手渡せば、立替払いの手間も省けます。

おすすめのビジネスカードは以下の2種類です。それぞれ手厚いビジネス向けの特典が付帯し、事業を行う上でもさまざまなシーンで特典が利用できます。

　● セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード
　● セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード 

年会費	無料
国際ブランド	American Express
入会資格	個人事業主またはフリーランス、経営者の方(高校生を除く)
主なサービス	・かんたんクラウド(MJS)の2ヵ月無料優待 ・4倍ポイントサービス(※) ・エックスサーバーご優待 ・G-Searchデータベースサービスが2年間無料 ・補助金・助成金申請サポートサービスの割引特典
ポイント	・永久不滅ポイント ・1,000円(税込)につき1ポイント
追加機能	・社員用追加カード：9枚まで(年会費無料) ・ETCカード：5枚まで(年会費無料)
電子マネー	Apple Pay/Google Pay™/QUICPay™(クイックペイ)/iD

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは年会費無料で利用できるビジネスカードです。コストをかけずにビジネスカードを保有したい方に、おすすめのカードです。

追加カードも年会費は無料で、最大9枚まで発行できます。明細書では「利用日時」「用途」「金額」などが追加カードごとに確認でき、経費精算が簡略化できます。ETCカードも年会費無料で、5枚まで発行可能です。

特典としては、「4倍ポイントサービス(※)」が付帯します。アマゾン ウェブ サービス(AWS)、 エックスサーバー、クラウドワークスなどビジネスシーンで利用の多い各種のWebサービスで通常の4倍ポイントが貯まります。貯めたポイントは利用額へ充当することもでき、経費の削減に役立ちます。

そのほか、株式会社ライトアップによる補助⾦・助成⾦コンサルティングサービスが39,600円引きの優待価格で利用可能です。補助金や助成金の申請を考えている事業主の方も、費用を抑えて、申請のサポートが受けられます。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は、本サービスの対象外となります。

年会費	・年会費22,000円(税込) ・年間200万円以上のショッピング利用で次年度本会員年会費を11,000円(税込)に優遇(※1)
国際ブランド	American Express
入会資格	個人事業主・経営者をはじめ、安定した収入があり、社会的信用を有するご連絡可能な方(学生、未成年を除く)
主なサービス	・SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)への登録 ・国内旅行傷害保険 ・海外旅行傷害保険(※2) ・国内空港ラウンジ、海外空港ラウンジ ・プライオリティ・パスへの無料登録 ・コンシェルジュ・サービス ・クラウド型経費精算サービスStaple(ステイプル)の ご優待 ・ビジネス・アドバンテージ ・カード不正利用補償(オンライン・プロテクション)(※3)
ポイント	・永久不滅ポイント ・1,000円(税込)につき1ポイント ・海外利用で2倍(※4)
追加機能	・社員用追加カード：9枚まで発行可能(年会費3,300円(税込)) ・ETCカード：5枚まで発行可能(年会費無料)
電子マネー	Apple Pay/Google Pay™/QUICPay/iD

ビジネスカードの特典を積極的に活用していきたいと考えている方は、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードがおすすめです。

本カードの会員の方は、中小企業の経理担当者向けのクラウド型経費精算サービス「Staple(ステイプル)」が6ヵ月間無料で利用できます。経費精算の負担を大幅に軽減できます。

そのほか、「補助⾦・助成⾦コンサルティングサービス」の割引優待や、さまざまな経費の支払いで割引などが受けられる「ビジネス・アドバンテージ」、無料で弁護士の紹介が受けられる「セゾン弁護士紹介サービス」など、幅広くビジネス向けの特典が付帯します。

プラチナカードならではの特典として、世界1,500ヵ所以上の空港ラウンジを利用できる「プライオリティ・パス」のプレステージ会員への無料登録もでき、出張・旅行の際のフライトまでの待ち時間もゆったりと過ごせます。

年中無休(※5)で相談・問い合わせができる「コンシェルジュ・サービス」もプラチナカード限定のサービスです。航空券・JR特急券の手配、国内レストランの予約、国内・海外ホテルの手配などさまざまな相談に、専任のスタッフが応えてくれます。

ビジネスカードの特典を積極的に活用して事業に役立てたいと考えている方は、ぜひセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを検討してみてはいかがでしょうか。

(※1)キャッシング、年会費などは、年間200万円以上のショッピング利用の対象外となります。
(※2)航空券代や宿泊費などの支払いに本カードを利用した場合に適用されます。
(※3)補償を受けるには、以下条件があります。
・当社が実施する調査で不正利用による被害が確認できること
・当社に連絡した日を含めて61日前までさかのぼったご利用分
(※4)SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は、本サービスの対象外となります。
(※5)「カードのご利用に関するお問い合わせ」のみ、9:00～21:00の対応とさせていただきます。

電子印鑑を導入することで、ペーパーレス化による業務の効率化やコスト削減が可能です。

画像データのみのデジタル印鑑であれば、ExcelやWordで作成する方法や、実際の印影から作成する方法で、手軽に作成できます。ぜひ、電子印鑑のメリット・デメリットを理解して、電子印鑑の導入の検討を進めていきましょう。

(※)Apple Payは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。TM and © 2020 Apple Inc. All rights reserved.
(※)Google Pay 、Google Pay ロゴ、Google Play 、Google ロゴ、Android はGoogle LLC の商標です。
(※)Google Payは、おサイフケータイ(R) アプリ(6.1.5以上)対応かつAndroid5.0以上のデバイスで利用できます。
(※)「おサイフケータイ」は、株式会社NTTドコモの登録商標です。
(※)「QUICPay」「QUICPay＋」は、株式会社ジェーシービーの登録商標です。