証憑(しょうひょう)とは？ 種類と法律ごとに異なる保存期間について解説

証憑(しょうひょう)とは、取引や契約が成立したことを立証するための書類のことです。

具体的には、契約書、納品書、領収書などが証憑書類にあたります。

上記の書類は、企業において金銭の流れを正確に把握するうえでも重要な書類です。

そのため、証憑書類は、法律によって一定期間にわたって保管が義務付けられています。

企業において重要な書類には、帳票があり、こちらも企業の経営状況を把握できる書類となっています。

証憑書類と帳票書類の違いは、書類が果たす役割にあります。

証憑書類は取引先との契約が成立したことを立証する役割があるため、客観性が求められます。

取引において食い違いや、トラブルが発生した際に、証憑書類を確認することで第三者からどちらが正しいか判断できることが重要です。

一方で、帳票書類は企業における金銭の流れをまとめた書類であり、帳簿や伝票が該当します。

税務署に提出する義務があり、正確に金銭の流れをまとめる必要がありますが、帳票は証憑とは異なり、自社でつくる帳簿が含まれるため、帳簿だけでは客観性がないことから、帳票は必ずしも契約を立証できる書類ではありません。

帳簿に書かれた契約や取引が正しく行われたことに疑問が生じた場合は、証憑書類を提出して第三者も納得できる証明が必要になります。

入金伝票や出金伝票など、証憑でもあり帳票でもある書類も存在するため、どちらの役割も果たす場合もあります。明確な区別は難しいところですが、役割が異なる場合があることを理解しておきましょう。

証憑は大きく分けて4つに分類できます。

・売上に関係する証憑書類
・商品の仕入れに関係する証憑書類
・従業員に関係する証憑書類
・そのほかの証憑書類

それぞれ詳しく解説します。

1つめは、企業の売上に関係する証憑書類であり、例としては以下の書類が挙げられます。

・契約書
・請求書
・領収書

取引や売買が行われたことを証明するだけでなく、帳簿をつくるにあたってお金の流れを把握するためにも重要な書類です。

金銭に関わる書類であるため、紛失がないように保存を徹底し、帳簿をつくる場合は証憑書類の内容と相違がないように正確にまとめる必要があります。

2つめは、商品の仕入れに関係する証憑書類であり、以下の例が挙げられます。

・注文書
・見積書
・発注書
・納品書
・売上伝票

上記に加えて、レシートや、ATMの利用明細書もこちらの証憑書類に含まれます。

企業が取り扱う商品は膨大な数があります。ひとつひとつ数えて把握することはできないため、仕入れの流れを正しく把握する際に必要となる書類です。

3つめは、企業で雇用している従業員に関係する証憑書類です。以下の例が挙げられます。

・給与支払明細書
・履歴書
・雇用契約書
・賃金台帳
・タイムカード

外部との取引だけでなく、雇用している従業員に関してもトラブルがあった際には、契約の証明が必要になります。

従業員の個人情報が記録されているため厳重な管理が必要であり、給与を正しく支払うためにも重要な書類です。

ここまで紹介した証憑書類には当てはまらない書類も存在します。

例えば、個人事業主の口座の通帳や、クレジットカードの利用明細書も証憑書類です。

事業所を借りている場合は、賃貸契約書も証憑書類となり、銀行からの融資を受ける場合の返済予定表も該当します。

取引や契約を証明する書類であれば、証憑書類に該当するため、種類別に分けて保管することを心がけましょう。

証憑書類は一定期間保存することが義務付けられていますが、具体的な保存期間は税法と会社法によってそれぞれ異なるため、両方把握しておく必要があります。

税法における証憑書類の保存期間は、以下の3つの税法によって保存期間が異なります。下記の表にそれぞれの保存期間をまとめました。

税法	保存期間
法人税法	7年
所得税法	5年～7年(申告者や書類によって異なる)
消費税法	7年

法人税法と消費税法において、証憑書類の保存期間は7年となっています。所得税法では、申告者や書類によって保存期間が異なる仕組みです。

所得税法における証憑書類は、確定申告において必要になる売上に関係する証憑書類や、帳簿、決算書類が該当します。

白色申告で申告する場合も記帳制度や記録保存制度が設けられているので、このケースでの書類の保存期間は5年になります。

また、請求書の控え、見積書、契約書などの取引の過程でやり取りした書類は、所得税法上の保存期間は5年です。

会社法において証憑書類の保存期間が規定されている場合もあり、注文書・契約書・領収書などは保存期間が10年間となっています。

税法と会社法において、異なる保存期間が定められている書類の場合、より長い保存期間が規定されている会社法が優先されます。

会社法を踏まえると証憑書類は最大10年間保存する必要があり、書類ごとに保存期間も異なりますが、特に理由がなければすべての証憑書類を10年以上保存するようにしたほうが良いでしょう。

経理において証憑書類は、税法と会社法における保存期間を守って、正しく保存することが重要になります。

証憑書類は、事業におけるお金の流れを把握できる書類であるため、帳簿をつくるうえでも必要になる書類です。

クレジットカードの利用明細書も証憑書類になりますが、事業での利用と私的な利用が混同していると帳簿をつくるには手間がかかるので、事業での支払いのみに利用する経理処理の負担を軽減できるビジネスカードを作ることをおすすめします。

ここでは、経理処理の負担が軽減できるセゾンのビジネスカードを紹介します。

年会費	無料
国際ブランド	American Express
入会資格	個人事業主またはフリーランス、経営者の方(高校生を除く)
ポイント還元率	1,000円(税込)の利用につき1ポイント
発行までの期間	最短3営業日後
主な特典	・かんたんクラウド(MJS)の2ヵ月無料優待 ・エックスサーバーの初回ご利用料金を割引 ・特定のサービスの利用で永久不滅ポイントが通常の4倍(1,000円ごとに4ポイント)(※)

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費無料で、ビジネスに関わる特典が充実したビジネスカードです。

引き落とし先を個人口座だけでなく、法人口座に設定可能であり、ご利用明細はクレディセゾン公式スマートフォンアプリ「セゾンPortal」から閲覧可能になります。

ビジネスに関係する支払いをこちらのクレジットカードに一本化することによって、経理処理の負担の軽減が可能です。ご利用限度額も経費や税金の出費に合わせて、一時的な増額申請が行えます。

特典には、会計・給与のクラウドサービスである「かんたんクラウド(MJS)」の2ヵ月無料優待が付帯します。レンタルサーバーの「エックスサーバー」の初回ご利用料金を割引する優待もあり、ビジネスに関わるお得な特典が充実しているのが特長です。

ヤフービジネスサービスや、アマゾン ウェブ サービス(AWS)をはじめ、ビジネスに関わる特定のサービスにおいてセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを使用すると、永久不滅ポイントが通常の4倍(1,000円ごとに4ポイント)貯まります。

年会費無料でありながら、事業に関わるサービスが充実しているビジネスカードを作りたい方におすすめの1枚です。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は、本サービスの対象外となります

年会費	・年会費22,000円(税込) ・年間200万円以上のショッピングの利用で、年会費を11,000円(税込)に優遇(※)
国際ブランド	American Express
入会資格	個人事業主・経営者をはじめ、安定した収入があり、社会的信用を有するご連絡可能な方(学生、未成年を除く)
ポイント還元率	1,000円(税込)の利用につき1ポイント
発行までの期間	最短3営業日後
主な特典	・SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)への登録が可能 ・プライオリティ・パスへの登録が無料 ・Staple(ステイプル)の6ヵ月無料クーポンの優待 ・flier(フライヤー)の読み放題プラン(ゴールドプラン)が30日間無料、月額利用料金が永久に15％オフ

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、年会費22,000円(税込)でビジネスに役立つメリットが充実したプラチナカードです。年間200万円以上のショッピングの利用で、年会費が11,000円(税込)に優遇されるので、事業における経費が大きいほど年会費の優遇を受けやすくなります(※)。

ビジネスカードの利用で、有効期限のない永久不滅ポイントが1,000円(税込)の利用につき1ポイント還元されるので、支払いが多いほどポイントも多く還元され、経費削減に役立てることも可能です。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードの特典は、クラウド型経費精算サービスのStaple(ステイプル)の6ヵ月無料クーポンがあり、経費精算の手間を削減することが期待されるサービスになります。

さらに、「SAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)」に登録ができることも大きなメリットです。ショッピング1,000円(税込)につきJALのマイルが10マイルたまります。マイル還元率は1.125％と高還元率のため、マイルをためたい方にもおすすめです。

ほかにも「プライオリティ・パス」のプレステージ会員への無料登録も可能となっており、国内の主要な空港ラウンジが無料で利用できるだけでなく、145以上の国や地域、600以上の都市の1,500ヵ所以上の空港ラウンジを利用できるようになります。

事業の規模が大きく、海外での取引や出張も行っている経営者の方におすすめのビジネスカードです。

(※)キャッシング、年会費などは対象外となります。

証憑は企業の経営においてなくてはならない書類であり、法律で定められた期間に従って保存・管理が必要です。

特に注意が必要になるのが、税法と会社法で同じ書類であっても保存期間が異なる場合であり、どちらの保存期間も理解したうえで、より長い期間の保存が義務付けられている法律に従います。

証憑書類の種類と保存期間を理解して、正しく管理するようにしましょう。