契約書とは？書類の作り方やルールも詳しく解説

契約書とは、当事者間で契約が成立したことを証明するための書類です。業務委託をする時、商品の売買を行う時など契約が必要なさまざまなシーンで用いられます。

契約時は契約書が必須だとイメージされやすいですが、契約自体は口約束でも可能です。

しかし、口約束だと後日契約内容を確認できず、トラブルにつながる可能性があります。契約後のトラブルを避けるためにも、契約の成立時は契約書を作成するのが一般的です。

これまで契約書は書面で作るのが主流でしたが、現在ではPDFなどのデータ形式で契約書を作成する電子契約書も一般的になってきました。

書面の契約書と電子契約書は形式的な違いがあるだけで、契約が成立したことを証明できる点は同じ です。

ただし、それぞれメリットやデメリットが異なるので、自身の環境に合っているほうを選びましょう。

以下で書面の契約書と電子契約書を作るメリット・デメリットを順番にご紹介します。

書面の契約書を作るメリットは、誰とでもスムーズに契約を交わしやすい点にあります。

最近は電子契約書を活用する企業が増えてきたものの、「契約書といえば書面」とイメージする方も少なくありません。相手が電子契約書の扱いに慣れていない場合、戸惑いや不安から契約に抵抗を感じてしまうこともあるでしょう。

しかし、これまで主流だった書面の契約書ならどんな方でも受け入れやすいです。パソコンやタブレットなどのIT機器になじみがなさそうな方に対しては、書面で契約書を作ったほうが良いでしょう。

ただし、書面の契約書には「書類を管理する手間が増える」、「印刷費用がかかる」といったデメリットもあります。デメリットが気になる場合は、必要に応じて書面の契約書と電子契約書を使い分けることをおすすめします。 

電子契約書は、書類受け渡しのハードルの低さがメリットです。インターネット上でやりとりできるため、遠方で活動している事業者とも気軽に契約を結べます。

さらに、電子契約書なら印刷費用を節約できるうえ、紛失する心配がありません。契約書作成のコストや管理コストが気になる方には特におすすめです。

デメリットとしては、書面に比べて改ざんされるリスクが高い点が挙げられます。データにアクセスされると内容をかんたんに書き換えられてしまうので、セキュリティ対策はしっかり行っておきましょう。

また、法律で書面での締結が義務付けられている契約には、電子契約書を用いることができません。

契約書に記載する内容は原則自由であり、特別なルールは定められていません。

しかし、自身の好きなように内容を記載すると、わかりにくい契約書になってしまう可能性があるので気をつけましょう。契約書の作成時は、最低限下記の3つを意識することをおすすめします。

● 省略語を使わない
● 曖昧な表現をしない
● 数値は具体的に記載する

以下で詳しい内容を解説します。

契約書の作成時は、社内や一部の業界でしか伝わらない省略語を使わないように気をつけてください。契約相手が省略語を違う意味で解釈してしまった場合、後日トラブルにつながる可能性があります。

また、省略語が伝わる相手であったとしても、相手の上司など契約書に目を通す人物全員が省略語を理解しているとは限りません。そのため、契約書内の用語や単語は正式名称で記載しましょう。

契約内容を曖昧な表現で記載すると、双方の解釈にずれが生じる可能性があります。

例えば、業務委託に関する契約書を作る時、表現が曖昧だと「ここまで作業範囲に含まれているとは思わなかった」など解釈のずれが原因でトラブルに発展するケースは少なくありません。

不要なトラブルを避けるためにも曖昧な表現は避け、はっきりとした内容を記載することを心がけましょう。

数値で示せる部分を曖昧にすると、相手に正しい契約内容が伝わりにくくなるので注意してください。

例えば、「すぐに」や「後日」などの表現は人によって解釈の仕方が異なるため、「後日とはいつか」といった指摘を受ける可能性があります。期限や納品数、報酬など、数値にできる部分は数値で記載しましょう。

契約書の作り方は人によっても異なりますが、基本的には下記の構成に沿って作るのが一般的です。

● タイトル
● 前文
● 本文
● 後文
● 日付
● 署名捺印

一般的な契約書では、前文に「誰と誰がどんな契約を結ぶのか」、本文は「具体的な契約内容」、後文には「契約書の作成部数」を記載します。最後に日付、署名捺印の欄を作成すれば完成です。

なお、契約書だからといって、必ずしも難しい文を書く必要はありません。誰が見てもわかりやすいと思えるような表現を心がけましょう。

契約書の作成に慣れていない方は、インターネットで公開されている無料のテンプレートを使うことをおすすめします。インターネット上では業種ごとに適した契約書のテンプレートが公開されており、必要な項目を置き換えればかんたんに契約書を作成できます。

ただし、テンプレートをそのまま流用すると、自分に適していない内容の契約書になってしまう可能性があるので気をつけましょう。テンプレートを活用する際は不要な部分を削除する、足りない項目は追加するなどして内容を調整してください。

基本的に契約書は自由に作ることができますが、記載した内容すべてが確実に効力を持つわけではありません。強行規定に反する内容については、契約書に記載しても無効になります。

強行規定とは、法律で定められた内容を当事者の意志で変更できないルールのことです。例えば、「いかなる理由があっても休業手当は支給されない」などのように、労働基準法で定められた内容に違反する契約内容を盛り込んでも、違反部分は無効です。

強行規定に反しないか心配な場合は、契約内容に関する法律の内容を事前に確認する、または弁護士に契約書のチェックを依頼するなどして対応しましょう。

作成した契約書が課税文書に該当する場合、原則として収入印紙を貼る必要があります。

課税文書とは、印紙税法で課税対象であると定められている書類のことです。課税文書に該当する主な契約書、印紙税額は下記のとおりです。

契約書が課税文書に該当するかどうかは、契約書の名称だけでなく内容も関係してきます。収入印紙を貼る必要があるのか悩む場合は、税理士や税務署に問い合わせてみると良いでしょう。

経費の管理や営業活動など、事業を営むうえでは契約書の作成以外にもさまざまな業務に取り組む必要があります。特に事業を始めたばかりだと不慣れなことが多く、契約書作成をはじめとした業務が負担に感じる場合もあるでしょう。

このように業務の負担を感じる方には、ビジネスカードの活用がおすすめです。ビジネスをサポートする特典が豊富に付帯するビジネスカードを活用すれば、より効率的に業務が行えるようになります。

以下では豊富な特典が付帯するおすすめのビジネスカードを2枚ご紹介します。経営者や個人事業主の方は、ぜひ申し込みを検討してください。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは、コストパフォーマンスの良さを重視する方におすすめのビジネスカードです。年会費無料でありながら、ビジネスに役立つさまざまなサービスを利用できます。

例えば、エックスサーバーの優待は、WEBでの集客を低コストで行いたい方に向いている特典です。初回のサービス利用料金が割引されるため、気軽に自社の公式サイトを作れます。

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貯めたポイントは、家電や商品券などさまざまな人気アイテムが2万点以上出品されているセゾンの総合通販サイト「STOREE SAISON(ストーリーセゾン)」で使えるほか、カードの請求金額充当にも利用できます。上手にポイントを活用すれば、経費削減につながるでしょう。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUB(セゾンマイルクラブ)へご入会いただいている方は、本サービスの対象外となります。

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(※)キャッシング、年会費などは対象外となります。

契約書は誰にでもわかりやすく、はっきりとした内容を書くことが大切です。内容が適切かどうかの判断に悩む場合は、信頼できる知人や弁護士にチェックしてもらうと良いでしょう。

また、契約書作成をはじめとした業務の手間は、ビジネスカードに付帯する特典を活用すると減らしやすくなります。ビジネスカード選びに悩む場合は、ビジネスに役立つ数々の特典が付帯するセゾンのビジネスカードをぜひ検討してください。