経費とは何か？計上できる費用や税金・できないものについても解説

経費とは事業で使用したお金のことで、収益を得る目的で使用した費用を指します。

「出張費用」や「飲食代金」、「スマホ料金」など、業務上必要となり使用する費用は多種多様です。

「経費で落とす」とは、事業のために支出した費用を事業の経費に計上することです。例えば飲食店利用の際の「経費で落とす」とは、飲食代金を事業用の費用として経費計上することを意味します。

事業にかかる税金は収益から経費を引いた「事業所得(所得)」で計算します。経費が増えると、自動的に事業所得が減り税額も減少します。

つまり費用を経費で落とすことは、結果的に支払う税金を抑えることができます。

経費を計上することのメリットやデメリットをご紹介します。

先程も説明したとおり、経費計上することによって結果的に支払う税金を抑えることができる点がメリットです。しかし、支払う税金を減らすために不正計上するとペナルティがあるので注意が必要です。ペナルティについては記事の後半で詳しく説明します。

次にデメリットを2つ紹介します。

【税法上の手続きが必要】
費用を経費として処理するには、「領収書」「レシート」「振込み証明」などの書類を整理・保管しなくてはなりません。また使用理由を説明できるように管理します。このように経費処理には一定の作業が必要で事務負担が増加します。

【利益が減少する】
経費は所得を減らし節税効果を生み出しますが、結果的に会計上の利益が少なくなり、赤字になる可能性があります。金融機関からの借り入れを利用(予定)している場合は、赤字は印象が悪いことから注意が必要です。

国税庁のホームページでは「事業所得、不動産所得、雑所得を計算する上で、必要経費に算入できる金額」として以下の条件を提示しています。

1. 総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
2. その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

それでは実際に経費にはどのような費用があるのかを抜粋して解説します。

参考：国税庁「No.2210 やさしい必要経費の知識」

人を雇用することで発生する費用です。一般的には「従業員給与」「従業員賞与」「法定福利費」「福利厚生費」などが含まれます。

社外の会議やミーティングで飲食や会議室を使用した場合は、交際費として経費計上できます。また取引先の冠婚葬祭にかかる費用も交際費です。

10万円未満の事務用品(文房具、伝票、プリンターリボン)などを購入した場合は、消耗品費として経費計上します。原則として10万円未満の備品であれば消耗品費で計上可能です。

業務で使用した「電車」「タクシー」「レンタカー」「飛行機」などの運賃は、旅費交通費です。また駐車場などの費用も旅費交通費として計上します。

電話料金をはじめ、インターネット料金、スマホ料金などが含まれます。また切手やはがきも通信費に含まれます。

「健康診断費用」「慰安旅行」「慶弔費用」「社員懇親費用」など従業員の福利厚生に使用された費用です。

事業の宣伝に使用するパンフレットや看板にかかる費用です。またメディアに広告を出す場合や、試供品にかかる費用も広告宣伝費として経費計上します。

税金のなかにも、経費として計上できるものがいくつかあります。以下の税金は租税公課として、経費計上が可能です。

● 消費税
● 固定資産税
● 個人事業税
● 印紙税
● 不動産取得税
● 登録印紙税
● 事業用で使用する自動車の自動車税・自動車重量税・自動車取得税

消費税は、税込経理方式の場合のみ経費計上が可能です。税抜経理方式の場合には、経費としては認められません。

事務所として使用している自己所有の物件にかかる固定資産税も経費に計上が可能です。自宅兼事務所の場合は、按分が必要となります。

一部の業種では、都道府県に納付する地方税として個人事業税の支払いが必要となりますが、この個人事業税も経費に計上することができます。

そのほか、事業用で使用する自動車の自動車税・自動車重量税・自動車取得税も経費計上が可能です。固定資産税と同様に、家事用と兼用している場合は、按分が必要となります。

費用のなかには経費として計上できないものがあります。個人的な税金のほか、事業の収益につながらない費用も経費扱いにできません。経費計上できないものの一例をご紹介します。

税金と同じく個人に対する社会保険料(健康保険、年金)は、経費扱いになりません。

生計を一にする家族に対する給与は経費計上できません。ただし青色申告の専従者給与扱いであれば経費として計上できます。

個人事業主であっても、私的な買物は経費計上できません。あくまで経費は事業の収益を得るために必要な費用のみです。また仕事で着ている背広(スーツ)やネクタイは、業務で使用していますが、私的な流用も可能なことから経費として認められていません(ユニホームは除く)。

いくつかの税金が経費として計上できることを紹介しましたが、以下の税金については経費として計上ができないため、注意しましょう。

● 所得税
● 住民税
● 相続税
● 贈与税
● 各種罰金・延滞税など

所得税や住民税は事業主が個人として支払う税金であり、事業の経費に計上はできません。相続税や贈与税、各種罰金や納税が遅れた時の延滞税延滞税なども個人にかかる税金であり、経費に計上することはできません。

慣れない間は慎重に使用していた経費も、慣れてくると運用がいい加減になることがあるかもしれません。経費が多いほど節税になるので判断が甘くなり、思いがけないペナルティを受けるかもしれません。

特に私的な旅行や飲食を経費に含めて申告すると税務調査の対象になり、脱税として摘発される可能性もあります。

税務署は申告された内容に基づき税務調査を行い、経費の証明書類(領収書、レシート)の確認をはじめ、使用方法などを確認します。調査により不正計上が見つかった場合は、その内容によりペナルティが科せられます。

【過少申告加算税】
本来支払うべき税額より少ない金額で申告した場合は、未納分に10％～15％を加算して追徴課税されます。

【重加算税】
重加算税は意図的に仮装、隠ぺいなどの不正行為を行った場合に科されるペナルティです。架空の経費を計上したり、領収書を偽造したりすると重加算税の対象になるので不正行為は絶対に行ってはいけません。追徴課税として35％～40％が加算されます。

所得税計算に必要な経費ですが、経費管理が行き届いていないことでトラブルを招く可能性があります。対策として重要なのが、経費の支払いを一元化することです。

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以下では、経費についてよくある質問を紹介します。

経費とは事業で使用したお金のことで、収益を得る目的で使用した費用を指します。「出張費用」や「飲食代金」、「スマホ料金」など、業務上必要となり使用する費用は多種多様です。

「経費で落とす」とは、事業のために支出した費用を事業の経費に計上することです。例えば飲食店利用の際の「経費で落とす」とは、飲食代金を事業用の費用として経費計上することを意味します。

経費を正しく理解せずに計上すると、あとから大きなペナルティを科せられるかもしれません。そうならないように経費の管理は正確にする必要があります。

ビジネスカードで経費の支払いを一元化し、会計ソフトで管理する方法は、正確さだけでなく処理を簡単にして負担を軽減させます。経費処理で困る前に導入を検討されてはいかがでしょうか。

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