バーチャルオフィスとは？サービスの内容やメリット・デメリットについて解説

バーチャルオフィスとは、物理的実体を有さない「仮想の事務所」。事業用の住所を貸し出すサービスであり、物理的なスペースを貸し出すレンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースとは異なります。仕事をするスペースは別途用意しなければなりません。

事業者は、個人・法人を問わず、郵便物を受け取ったり銀行口座を開設したり登記したりする際に住所や所在地が必要です。また、取引先に住所を伝えなければならないケースもあるでしょう。

バーチャルオフィスを利用すれば、自宅の住所を伝えずに済みます。作業スペースを別の場所に確保済みの方は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

バーチャルオフィスのサービス内容は、大きく分けて以下の2つ。

■基本料金に含まれるサービス
■有料オプションサービス

それぞれの内容について紹介します。

基本料金に含まれることが多いサービスは以下の通りです。

■郵便物の受取・転送
■電話番号・FAX番号の提供
■会議室・打ち合わせスペースの利用

会議室や打ち合わせスペースの利用は、有料オプションとされるケースもあります。

基本サービス以外に、バーチャルオフィスによっては以下に示すようなサービスが有料オプションとして提供されています。

■法人登記の代行
■経理・会計・税務・労務に関するサポート
■融資・補助金・助成金の申し込みサポート

サービスの種類は業者によって異なるので、ご自身が利用したいサービスが提供されているかを事前に確認しましょう。

バーチャルオフィスを利用するメリットを7つの項目に分け、実際に利用する方の目線から分かりやすく解説していきます。

通常のオフィスを借りる場合は多額の費用が必要です。しかし、バーチャルオフィスなら、数千円から数万円程度の費用で事業用の住所を使用できます。

また、契約金などの初期費用を抑えられる場合が多いので、ビジネスをスタートしたばかりで資金的な余裕がない方にもおすすめです。

通常のオフィスを借りる手続きは数週間程度の時間がかかることが多いですが、バーチャルオフィスは最短即日で利用できる場合があります。

「急ぎで利用したい」というケースに対応しているので、スピード感を持って事業を展開したい方におすすめです。

バーチャルオフィスであれば、一般的に賃料が高いとされているエリアの住所も安く利用できます。丸の内や大手町、銀座、六本木、新宿、渋谷、青山、表参道、池袋といった人気エリアも選択可能です。

ブランディングの一環として、東京03で始まる電話番号を使用できるのも魅力といえるでしょう。

名刺や公式サイトに所在地として記載し、集客やブランディングに役立ててみてはいかがでしょうか。

多くのバーチャルオフィスでは、固定電話番号やFAX番号の導入サービスを提供しています。ご自身で各所に手続きを行う必要が無いので、効率的にビジネスを営むことが可能です。

あわせて電話受付を代行(電話秘書も含む)している場合もあり、顧客からの連絡の取り逃がしを防げます。

バーチャルオフィスの住所は、通信販売で必要となる「特定商取引法に基づく表記」に記載できます。

自宅住所とは別の住所を記載すれば、プライバシーを守ることが可能です。(ただし、相手方から求められた場合には実際の住所を伝えなければならない可能性があります。)ネットショップなどを運営する個人事業主の方にとってビジネス上の利便性が高いといえるでしょう。

バーチャルオフィスの利用料は、全額を事業を営む上で必要な経費として計上できます。記帳の際は、「賃借料」という勘定科目を使うことが一般的です。

バーチャルオフィスを利用するには一定の費用がかかりますが、経費として計上して確定申告を行うことで節税できます。

事業の規模や内容によっては、バーチャルオフィスを選択しない方がよい場合があります。バーチャルオフィスの4つのデメリットをご紹介します。

バーチャルオフィスは住所のみの貸し出しとなり、一般的に専用スペースの提供はありません。

そのため、業務を遂行したり来客の際に接遇したりするための場所を別に用意する必要があります。

またバーチャルオフィスではない離れた場所で作業をしている場合、バーチャルオフィスに荷物が届いてから確認までに時間がかかる点もデメリットといえます。

融資の条件によっては、バーチャルオフィスの住所で申し込んだ場合、不利に働く可能性があります。

また、業種によっては専用の業務スペースが必要です。例えば、有料職業紹介事業の許認可を受けるためには、個室を設置したりパーティションで区切ったりして専用スペースを確保しなければなりません。バーチャルオフィスでは開業できない業種があるという点に注意しましょう。

インターネットで調査されると、住所がバーチャルオフィスであると知られてしまいます。

オフィスを持たない、犯罪に利用されているイメージなどから、ビジネス上の信用を得ることが難しくなる可能性があるという点に留意してください。

バーチャルオフィスを所在地として会社の登記を行うことは可能です。

法人口座開設については、銀行によって対応が異なります。事業の実態があるかどうか審査して開設の可否を判断するケースもあるので、財務や税務などに関する資料があれば、口座開設をする際に添付すると良いでしょう。なお、口座開設時に銀行側が自己の顧客である旨がわかるようになっているバーチャルオフィスも存在します。

バーチャルオフィスを利用している事業者もビジネスカードを申し込めます。セゾンのビジネスカードなら、貯まった永久不滅ポイントを使って経費削減が可能。ビジネスに役立つ付帯サービスが豊富であり、経理などの事務処理を効率化できます。

おすすめは、「セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」および「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カード」の2枚です。

年会費は22,000円(税込)で最高1億円の海外旅行傷害保険が付帯しているので頻繁に出張をする方に適したカードです。

また、以下のようなビジネスに役立つサービス・優待特典が充実しています。

■セゾン弁護士紹介サービス
■法人向け顧問弁護士サービス「リーガルプロテクト*」優待
■法人向けモバイルWi-Fi「No.1モバイル」優待

事業を営んでいる方は、保有を検討してみてはいかがでしょうか。

*顧問契約に関するご相談ではない場合、弁護士との面談時に、相談料金が発生する可能性がございます。
相談料金につきましては、ベリーベスト法律事務所のスタッフにお問合せください。

年会費は無料とリーズナブルで、以下のようなビジネスに役立つ優待特典が付帯しています。

■かんたんクラウド(MJS)優待
■法人向けモバイルWi-Fi「No.1モバイル」優待
■エックスサーバー優待

また、追加カードを9枚まで無料で発行可能です。さらに、ビジネスシーンで利用される機会が多い「ヤフービジネスサービス」「クラウドワークス」「アマゾン ウェブ サービス」といったサイトでカードを利用すると、永久不滅ポイントが通常の4倍(1,000円(税込)ごとに4ポイント)貯まります。ただし、他カードにてSAISON MILE CLUBへ入会している場合は対象外となる点にご留意ください。

バーチャルオフィスは、事業用の住所を貸し出すサービスです。郵便物の受取・転送、電話やFAX番号の提供も受けられます。ただし、仕事をするスペースは別に用意しなければなりません。

バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開せずに安心して事業を営めます。また、法人登記も可能です。都心の一等地を本店所在地として名刺やウェブサイトに表示し、集客やブランディングに役立ててみてはいかがでしょうか。