小口現金とは？仕組みと管理を楽にする方法を解説

小口現金とは、備品の購入費・交通費など日々発生する会社の経費を精算するために手元に置いておく少額の現金のことです。管理においては、担当者が毎日、手元の現金と帳簿残高を照らし合わせ、相違がないか確認する必要があります。

小口現金での支払いでよく使う勘定科目としては以下のとおりです。主に交通費や消耗品の支払いなどに利用されます。

小口現金の管理方法としては「定額資金前渡制度」と「随時補給制度」の大きく2つがあります。

定額資金前渡制度は、一定期間ごとにその期間の使用分の小口現金を補給する制度です。

具体的な流れとしては、まず一定期間ごとに必要な金額を会計担当者が小口係に前渡しします。一般的には、小切手で渡して小口係が換金します。

小口係は換金した現金で、交通費、消耗品代など日々の支払いを行います。支払い内容は小口現金出納帳に記帳して管理します。

一定期間が終了したら、小口係は期間内の支払い内容と金額を会計担当者に報告します。報告を受けた会計担当者は、使った金額と同額を小切手などで小口係に渡して補給します。

以上の流れで小口現金を管理していきます。

随時補給制度は、必要に応じて随時、小口現金を補給する制度のことです。

小口現金の管理となると定額資金前渡制度での管理が一般的ですが、随時補給制度での小口現金の管理方法が用いられる場合もあります。

小口現金出納帳は、小口現金での支払い内容を記帳するための帳簿です。小口現金の補給や明細の記録のために用いられます。

小口現金出納帳では小口現金での支払いを記帳するのに対し、現金出納帳では現金の出し入れを記帳します。現金出納帳は、帳簿上での残高と実際の残高が一致することを確認するために用いられます。

小口現金での管理を導入したものの、実際に運用していくなかで、管理が手間に感じている経営者、担当者の方も多いのではないでしょうか。

小口現金の管理を楽にする3つの方法について見ていきましょう。

現金出納帳、小口現金出納帳などの管理ができるソフトを導入することで、小口現金の記帳や管理の手間を大きく削減できます。

クラウド会計ソフト「freee」を利用すると、出納帳を簡単に作成できます。出納帳管理ソフトに「freee」の導入も検討してみると良いでしょう。

エクセルで小口現金出納帳を作成して管理する方法もあります。出納帳ソフトはコストが気になるという方も、エクセルなら費用をかけずに始めることができます。また、使いやすい形に調整して使用できるのもエクセルならではのメリットです。

小口現金の管理が手間に感じているなら、小口現金を廃止するのも方法のひとつです。また、在宅勤務、リモートワークには、キャッシュレスは必須です。

いったん従業員に経費を立て替えてもらい、「月1の精算申請で銀行振り込みにする」「従業員にビジネスカードを持たせる」などが代替案として考えられます。こうしたキャッシュレスの管理に切り替えることで、支払い管理の手間を大きく削減できる可能性があります。

経費の管理を効率的に行いたい方は、ビジネスカードの利用がおすすめです。ビジネスカードを使えば、経費をひとまとめに管理することができます。また決済時に貯まるポイントを利用して費用の削減も可能です。

ビジネスカードの発行を考えているなら、セゾンのビジネスカードがおすすめです。充実のビジネスサービスを利用することができます。

プラチナならではの手厚い特典を利用したい方におすすめのカードです。年会費は22,000円(税込)です。

ビジネス向け特典としては、クラウド会計ソフト「freee」の利用料金から2,000円ディスカウントされるクーポンの付帯があります。会計ソフトと本カードを連動すれば、面倒な経理事務の手間を大幅に削減することが可能です。

さらに、レンタカー、宅配サービスなどが常に優待価格で利用できる「ビジネス・アドバンテージ」が付帯しています。

その他、日々の経費の支払いで永久不滅ポイントが貯まります。ポイント優遇で海外では1,000円(税込)につき2ポイント(約10円相当)が貯まります。ポイントを支払いに充てれば、コストの削減も可能です。

費用を抑えて事業用のクレジットカードを持ちたい方におすすめのカードです。年会費無料とリーズナブルに利用できます。

決済時には、1,000円(税込)につき1ポイント(最大5円相当)の永久不滅ポイントが貯まるほか、ヤフービジネスサービスやクラウドワークスなど対象のWebサービスでは「4倍ポイントサービス」で、通常の4倍のポイントが貯まります。
※他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方はサービスの対象外です。

その他、追加カードを9枚まで無料で発行可能です。追加カードを従業員へ経費精算用として渡しておけば、経費の支払いはすべて本カードに集約され、立替払いの手間を省略できます。小口現金からクレジットカードでの管理に切り替えたい方におすすめです。

明細も一本化できるので、経費管理はかなり楽になるはずです。

小口現金の仕組みや管理方法を解説しました。小口現金を用意しておくことで、少額の支払いにすぐ対応できるほか、支払いごとに仕訳をする必要はなくなり経理の負担が軽減できます。

小口現金の管理が必要となりますが、出納帳ソフトやエクセルなどを利用すると効率的に行うことが可能です。

小口現金での管理がむしろ手間に感じている場合には、ビジネスカードに切り替える方法がおすすめです。支払いを一元管理でき、経費管理はかなり楽になるはずです。

ぜひ参考に、小口現金の導入や、小口現金からキャッシュレスへの切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。