シェアオフィスとは？コワーキングスペースやレンタルオフィスとの違いを解説

シェアオフィスとは、1つのオフィスを複数の企業や個人で共有するオフィスのことです。

オフィス空間や設備をシェアすることにより、オフィスに関する費用を大幅に軽減できるメリットを持っています。

シェアオフィスでは、共有のオフィス空間が提供されます。そして、シェアの形態はサービス提供会社によりさまざまです。フリーアドレス形式で自由に場所を選べる形態のほか、個室や半個室など専有スペースを確保できる形態もあります。

そのほか、共有の会議室やコピー機、郵便物の受取や転送など、シェアオフィスにより多彩なサービスがある点も魅力です。

シェアオフィスの設備やサービスの内容は、オフィスによっても異なりますので、下記に具体的な内容をまとめました。

● 家具
● 電話・インターネット回線
● プリンター
● シュレッダー

上記のサービスは、多くのシェアオフィスで提供されている設備・サービスです。オフィスによっては下記のサービスが受けられる場合があります。

● 有人受付・電話対応
● 会議室の貸出
● ラウンジの利用
● ドリンクサービス
● 住所利用・法人登記

シェアオフィスは、受付が有人のタイプと無人のタイプがあり、有人の場合は来客の対応や、電話対応を行ってくれます。

住所利用は郵便物や宅配を受け取れるだけでなく、シェアオフィスの住所で法人登記ができるサービスです。

それぞれの設備・サービス内容を比較して、自身が求める機能を満たしていることを前提にサービス内容が充実しているオフィスを選ぶことが重要です。

近年、シェアオフィスを含め、さまざまな形態のオフィスが提供されています。

以下では、コワーキングスペース、サテライトオフィス、レンタルオフィス、バーチャルオフィスの4つの形態のオフィスを紹介します。

コワーキングスペースもまた、1つのオフィスを複数の企業・個人で共有するオフィスのことを指しています。

違いは、シェアオフィスがオフィスという施設そのものに着眼していることに対し、コワーキングスペースは、人の参加が軸となる点でしょう。「コワーキング＝協働」という意味であるため、、ともに働くことが重視され、利用者同士のコミュニケーションがなされやすい傾向があります。

上記のようなこともあり、フリーアドレス形式で自由に場所を選べるワークスペースのことを、特にコワーキングスペースと呼ぶことが多くなっています。

サテライトオフィスは、企業の本社や本拠から離れた場所に設置するオフィスのことです。「satelite(衛星)」を由来としており、本社を中心に衛星基地的な存在として機能するオフィスのことを指しています。

サテライトオフィスは、業務を遂行するための設備が整備されている点で、支社や支店と似ている施設です。しかし、支社や支店が組織機能を持つことに対し、サテライトオフィスは、あくまで社員の多様な働き方を目的としている点に違いがあります。

レンタルオフィスは、広義では業務に必要なデスクやパソコン、ネット環境が整備された貸事務所の総称です。その意味では、シェアオフィスやコワーキングスペースまで含んだ概念と言えます。

シェアオフィスなどとの違いは、専用の個室であることが多い点といえるでしょう。専有スペースであるため、専用の固定電話を引く、個人の備品を保管するなどの行為をすることができます。場所によりますが、会議室やコピー室は共有形態のところが多いです。

バーチャルオフィスとは、「バーチャル(仮想)」の名のとおり、物理的な場所を持たないオフィスのことを指しています。事業上の住所を利用することを目的とし、作業するための場所は提供されません。

バーチャルオフィスの一般的な機能は、郵便物の受付・転送、電話やFAX番号の利用、法人登記のための住所利用などです。都心の一等地の住所を安価で利用できる場合もあり、自社のブランディングにも役立ちます。

それでは、5つのオフィスを、表で比較してみましょう。以下では、費用や作業場所の有無などの観点から、メリット・デメリットをまとめています。

5つのオフィスのなかで、費用を抑えつつ、作業場所を確保したい方におすすめなオフィスが、シェアオフィスとコワーキングスペースです。

これらは、個人事業主やフリーランス、ノマドワーカーの方によく利用されています。

一方、専有スペースを求める方にはレンタルオフィスが適しているでしょう。すでに本拠地となるオフィスを構えている事業者の方は、サテライトオフィスが選択肢に入ります。また、作業をする場所は必要なく、事業上の住所や電話番号などを求める方には、バーチャルオフィスがおすすめです。

シェアオフィスには基本的に仕事に必要な設備が用意されています。

シェアオフィスの選び方のポイントは下記の4つです。

● 利用料金
● シェアオフィスの立地
● 個室の有無
● サービス内容

シェアオフィスの利用料金は、数千円から数万円と幅があるので、不要なコストをかけないようにするため、利用料金を適切な額に設定するのは重要なポイントです。

また、料金体系は、月額料金と利用した時間に応じた料金を支払う一時利用(ドロップイン)の2種類になります。

オフィスをどのようにどれくらいの時間利用するか想定して、月額料金と一時利用の金額を比較しながら、自身にとって割安なオフィスを探すのがおすすめです。

アクセスの良し悪しは通勤の利便性に直結するため、日々の負担にも関わるため重視したいところです。

来客が多い業種の場合は、アクセスの悪さが悪い印象につながる可能性があるので、オフィスの立地は非常に重要になります。

ただし、アクセスの良いオフィスは需要も大きいので、駅に近い立地の場合は料金が高くなる場合もあります。

よって、利用料金と相談しながら、アクセスの良さを両立したオフィスを選ぶのが良いでしょう。

シェアオフィスは、コワーキングスペースに加えて個室の貸出がある場合とない場合があります。

個室の有無で料金が異なることもあるので、業務を進めるにあたって個室が必要であるか検討しましょう。

例えば、会議を定期的に行うなら、コワーキングスペースに加えて個室がほしいところです。

そのほか、コワーキングスペースのみで問題ないと考える場合は、個室の無いシェアオフィスを選ぶのもよいでしょう。

シェアオフィスに付帯するサービスや設備は、サービス提供会社やプランにより充実度に違いがあります。

シェアオフィスを選ぶ際には、どのようなサービスがあるのか事前に確認しましょう。確認すべきポイントは以下のとおりです。

● 会議室を利用することはできるか(来客に対応できるか)
● 完全個室か、間仕切り個室か
● 利用可能時間はどのくらいか(24時間利用か)
● 高級感があるか、シンプルか
● 法人登記や住所利用などができるか
● ほかの会員との交流を求めるか
● テレワークやweb会議がしやすいか
● 設備サービスの充実度(コピー機、郵便物の発送、受取、ドリンクサービス)

各サービスや設備は無料で利用できる場合と有料の場合があります。サービスの有無だけでなく、追加料金が発生するか否かもあわせてご確認ください。

なお、シェアオフィスの支払いにはセゾンのビジネスカードが便利です。シェアオフィスを含めたさまざまな事業性決済に利用できるうえ、プライベートのクレジットカードと分けることで経費処理の手間を大幅に削減できます。

シェアオフィスには利用料金がかかりますが、支払いに利用するクレジットカードは、普段のお買物に利用するカードとは分けたほうが良いでしょう。

仕事の費用の支払いのみに利用するビジネスカードがあると、シェアオフィスの費用を含む経費管理も楽になります。

ビジネスカードで支払いをすれば、シェアオフィスの利用料金だけでなく、仕事で発生したさまざまな経費に対してポイントが貯まるのでお得です。

ここからは個人事業主やフリーランス、経営者の方におすすめのビジネスカードを紹介します。

セゾンでは、個人事業主やフリーランス、あるいはスタートアップの事業者の方へ向け、セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを提供しています。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードは登記簿謄本、決算書提出不要で、お申し込みはインターネットのみで完結します。

本カードは、年会費が無料であり、低コストで利用できるビジネスカードです。限定サービスでは、国内シェアトップクラスのエックスサーバーのレンタルサーバーサービスの初回ご利用料金が割引きになります。

また、かんたんクラウド(MJS)の月額料金を2ヵ月無料でお試しすることも可能です。

レンタカーなど、対象加盟店を利用する場合は優待価格で購入できるため、経費の節約に役立つビジネス・アドバンテージもセゾンのビジネスカードならではのメリットになります。

ビジネスカードであるため、個人名義口座のみならず、代表者が記名された法人名義口座を登録することも可能です。ビジネス利用分を一括管理することにより、経費管理の効率化が図れます。

また、年会費無料で追加カードを9枚まで発行することが可能です。従業員の方々へ追加カードを発行することにより、面倒な立替払いや精算業務が不要となり、経理業務を効率的に行えます。

納税などの高額のお支払いに対しても柔軟に対応可能であり、審査の上で一時的にご利用限度額を増額可能です。

ご利用いただいた分の永久不滅ポイントも親カードへの合算で貯まります。

さらに、10種のビジネス関連サイトでのカード利用で、永久不滅ポイントを通常の4倍貯めることができる(※)など、ビジネスに役立つ特典が備わっているのでお得です。

貯めたポイントはカード利用分への充当や事務用品への交換に活用することができ、経費削減に役立ちます。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方は本サービスの対象外です。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードには、ビジネスに役立つサービスや特典が豊富に付帯しています。

例えば「ビジネス・アドバンテージ」は、個人向けのカードにはないビジネスカード会員限定の優待プログラムであり、ビジネスの効率化を手助けをしてくれます。プログラムの一部として以下のようなサービスがあります。

・TKPの貸会議室ネットに掲載されている会議室の室料が10%オフ
・ハーツレンタカーの利用料金がアフォーダブル料金(事前予約割引料金)よりさらに10%オフ
・週刊ダイヤモンドを優待料金で年間定期購読できる

このほかにもさまざまな優待を利用できます。

引き落とし口座を個人名義口座と代表者名が併記されている法人名義口座から選べることができ、法人名義の口座から引き落としを行うことで経費管理が楽になります。

経費管理を楽にしたい場合は、クラウド型経費精算サービス「Staple」を利用してみると良いかもしれません。セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードであれば、Stapleの月額料金が6ヵ月優待クーポンが付帯しています。

Stapleは、交通系ICカードの履歴読込や乗換案内アプリとの連携や、利用している会計ソフトへのインポートも可能です。スマートフォンのStapleアプリから領収書やレシートを撮影すると、タイムスタンプが付与され証憑(しょうひょう)化される機能もあるので、経費管理が非常に楽になります。

海外ではポイントが2倍になるため、海外出張が多ければポイントも効率的に貯められますが、出張のためにマイルをためたい方にとっては「SAISON MILE CLUB」への登録がおすすめです。

SAISON MILE CLUBに登録すれば、ショッピング1,000円につきJALのマイルが10マイルたまるようになるので、経費の支払いなどでマイルをためることができます(永久不滅ポイントは自動的にマイルへ移行します)。(※1)

ほかにも、世界1,600ヵ所以上で使える、海外空港ラウンジサービス「プライオリティ・パス」に登録すれば、国内だけでなく、海外の空港ラウンジまで無料で利用できます(通常年会費469米ドル（プレステージ会員）)。

旅行傷害保険も適用条件を満たすことで海外旅行で最高1億円、国内旅行で最高5,000万円補償(※2)されるので、出張時も安心です。

年会費は初年度無料、2年目以降は22,000円(税込)で利用できます。

追加カードも1枚につき3,300円(税込)の年会費で最大9枚まで発行できるため、従業員を雇っている個人事業主の方には使いやすいビジネスカードです。

(※1)傷害死亡・後遺障害保険金額
(※2)一部還元率の異なるサービスおよび加盟店がございます。

多様化する働き方を背景に、近年さまざまな種類のオフィスが展開されています。シェアオフィスやコワーキングスペースでは、ワークスペースを共有することにより、低費用で働く場所を確保できます。

また、バーチャルオフィスでは、一等地の住所を安価に利用することが可能です。

シェアオフィスを選ぶ際には、「目的」や「料金体系」、「サービスや設備」に着目しましょう。自分に合ったシェアオフィスを選ぶことで、働きやすい環境をつくることができます。

セゾンでは、増加する個人事業主やフリーランスの方のニーズに応えるべく、セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードを提供しています。

経営者の方にはビジネスに役立つサービスが充実している、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードもおすすめです。

ビジネスカードを検討している方は、ぜひご検討ください。

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