領収書の役割とは？レシートとの違いや正しい書き方についても解説

領収書は商品やサービスを提供する側にとっては、商品やサービスを提供したことに対する対価として、確実にお金を受け取ったということを証明するためのものです。

逆に商品やサービスに対してお金を支払う側にとっては、確実にお金を支払ったということを証明するためのものです。

つまり、双方の間で金銭の授受が行われたことが証明できるもの、例えばレシートや納品書なども広義では領収書として取り扱うことができます。

領収書の役割は大きく分けてふたつあり、ひとつは商品やサービスの代金を確実に支払ったことを証明して、二重請求や過払いを防ぐという役割です。

領収書がなければ、支払いが完了しているということを客観的に証明できないため、すでに済んだはずの支払いをもう一度行わなければならなくなってしまう可能性があります。

また法人や個人事業主にとっては、税務調査に対して売上金や経費を示すために必要不可欠な書類でもあるので、保存期間中(法人は7年間、赤字の場合は10年間、個人事業主は白色申告なら5年間・青色申告なら7年間)はしっかりと保存しておかなければなりません。

もうひとつは、経費などの支払いにおいて内部不正を防ぐという役割です。

領収書がなければ、「ビジネスホテルに宿泊したと申告しておいて実際はネットカフェで宿泊することによって差額分を着服する」といったようなことが可能になってしまいます。

社員に領収書の提出を義務付けることで、このような経費に関わる不正を防ぐことができます。

領収書と同じような言葉には「領収証」がありますが、両者には大きな違いはなく、民法上の正式名称はいずれも「受取証書」となります。

強いて違いを挙げるとするならば、領収書が「金銭の受け取りを記した書類」であるのに対して、領収証は「金銭の受け取りを証明するもの」ということができます。

人やシチュエーションによって、同じ書類のことを「領収書」と呼ぶこともあれば「領収証」と呼ぶこともあります。

支払いを行った証明となるものには、領収書以外にレシートもあります。

領収書もレシートも英語では「Receipt」と表現することから、両者は同じ意味合いのものであることが分かります。

ただ、領収書には宛名が書かれている一方で、レシートには宛名がありません。

この点が両者の違いと言えますが、経費を精算する際には宛名の有無で有効性が決まるわけではないので、たとえレシートであっても「店名・発行日・商品内容・金額」がきちんと記載されていれば、領収書の代わりとして利用することが可能です。

領収書は税務上非常に重要な書類なので、宛名や但し書きを省略せずに記載するといった習慣をしっかりと守る必要があります(領収書の正しい書き方については後ほど詳しく説明します)。

また、間違えて領収書とレシートの両方を発行してしまうことがあるかもしれませんが、これは法的には問題ありません。

ただし領収書とレシートの両方があることで、経費を二重計上してしまうといったトラブルにつながる可能性もあります。

領収書とレシートの両方を発行してしまった場合は、発行先に対してどちらか片方を破棄してもらうよう連絡するなど配慮するのが、好ましい対応と言えるでしょう。

領収書を作成するうえでは、「金銭の授受が確実に完了したことを証明するための事実を記載すること」および「不正な改ざんを防ぐための措置を取ること」の2点に気を付けなければなりません。

そのため、領収書に記載すべき項目や領収書の書き方については厳格なルールが設けられており、必要な項目がなかったりルールを破ったりしている場合は、領収書として認められない可能性があります。

以下では、領収書に必要な7つの項目(タイトル・日付・金額・但し書き・宛名・収入印紙・発行者)それぞれの書き方および注意点を説明します。

領収書のタイトルは、上部左側もしくは中央あたりに「領収書」と記載します。

領収書はひと目で領収書だとわかることが望ましく、タイトルが下のほうに小さく書かれていると領収書と認識されずに、破棄されてしまう可能性があります。

そのため場所を上にするだけでなく、太字にしたり文字を大きくしたりしてわかりやすくすることが重要です。

領収書は金銭の授受を証明するための書類なので、記載される日付も「実際に金銭の受け渡しが行われた日付」でなければなりません。

金銭の受け渡しが行われた日付と領収書を発行した日付が異なる場合もありますが、必ず前者の日付を記載するように注意しましょう。

日付は領収書右上に記載されるケースが多いです。

金額は以下のようなルールに従って記載しなければなりません。

・金額を示す数字の先頭には「￥」を付ける
・金額を示す数字の末尾には「-」または「※」を付ける
・金額の数字3ケタごとに「,」を打つ

これらのルールにしたがって金額を記載することで、金額の改ざんを防ぐことが可能になります。

なお、金額の先頭に「￥」の代わりに「金」を用いた場合は、末尾は「-」や「※」ではなく「也」を用います。

金額の間違いがないように、記載したあとは必ず確認することも忘れてはいけません。

但し書きは、どのようなサービス・商品に対して金銭の授受が行われたかを示すもので、サービスや商品の内容が具体的にわかるように記載することがポイントです。

「お品代」や「お品物代」といった表記の仕方ではどのようなものに対して金銭の授受が行われたのかわからず、経費として認めてもらえない可能性があります。

そのため第三者がチェックしてもきちんとわかるように、「交通費として」や「事務用のファイル代として」など、具体的に記載することを心がけましょう。

内容を表現するのが難しい場合や、品目が多く但し書きの欄に書ききれない場合は、納品書などを添付することでも対処可能です。

納品書に記載されている金額と領収書に記載されている金額が合致することで、領収書の信頼性を高めることにもなります。

宛名の記載には注意点が多く、原則として「(株)」と省略せずに「株式会社」と記載するようにしましょう。

繰り返しにはなりますが、領収書は金銭授受の証拠となる重要な書類なので、正式に記載することを心がけましょう。

続いて、改ざんや不正を防ぐために、宛名は必ず金銭を受け取った側が記載しなければなりません。

宛名が記載されていない領収書は無効と判断されます。

そして、「上様」という表記はできるだけ用いないようにしましょう。

領収書の宛名に「上様」と記入するのは、領収書に記載されている金額が少額かつ支払人の同意があれば問題ないとされています。

しかし領収書は当事者同士でやり取りの内容がわかればよいという書類ではなく、第三者がその内容を客観的に判断できる書類でなければなりません。

税務調査などで第三者によるチェックが行われた際に、宛名が「上様」だと金銭授受の事実関係を明確に把握できないと判断されて、無効とされてしまう可能性があります。

書類としての信頼性を高めるために、取引先から「上様でお願いします」と言われても、丁重にお断りして正式名称を記入するように心がけましょう。

口頭で社名が聞き取りにくい場合は名刺で社名を確認するか、別紙に社名を書いて確認してもらったあとで領収書に書くようにすると、社名間違いを防ぎやすくなります。

領収書の金額が5万円以上の場合、印紙税を納税するために売上金額に応じた収入印紙を貼る必要があります。

印紙税額は領収書の金額ごとに以下のように変わります。

収入印紙の貼付が必要にもかかわらず貼付を忘れた場合は、印紙税法により過怠税を支払う必要が生じ、本来収めるべき税額の3倍相当の税金を支払わなければなりません。

貼付した収入印紙が必要な金額に満たなかった場合や割印を忘れた場合などもペナルティが発生する可能性があるので、収入印紙に関しては十分にチェックしたうえで領収書を作成するようにしましょう。

発行者の欄には、領収書発行者の住所および名称を記入します。

手書きで記載する代わりに社判を利用しても問題ありません。

日々取引をしていると大量の領収書を取り扱うことになるので、処理の終わった領収書に関してはすぐに捨ててしまいたくなるかもしれません。

ただ、領収書は取引の受領事実を証明する重要な書類なので、税金の申告が終わった後も一定期間は捨てずに保存しておく義務があります。

保存期間は法人と個人事業主で異なり、法人の場合は原則として7年間、赤字が発生した事業年度については9年間もしくは10年間、領収書を保存しておかなければなりません。

平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度は、保存期間が9年間、平成30年4月1日以後に開始した欠損金の生じた事業年度は、保存期間が10年間と決められています。

個人事業主の場合は確定申告を白色申告で行っている方は5年間、青色申告で行っている方は7年間、領収書を保存しておく必要があります。

なお、青色申告を行っている方でも前々年度の所得が300万円以下の場合は、領収書の保管期間は例外的に5年間となります。

まだ保存しておかなければならない領収書を誤って捨ててしまうことのないように、領収書は年度別に分けて保存しておくことを心がけましょう。

領収書に関して、支払いを現金で行うのかクレジットカードで行うのかによって若干の違いがあります。

まず、上述したように領収書の金額が5万円以上の場合、現金払いであれば売上金額に応じた収入印紙を領収書に貼る必要がありますが、クレジットカード払いであれば金額が5万円以上であっても収入印紙を貼る必要はありません。

そして、クレジットカード払いの場合は領収書の中に必ず、「クレジットカードを利用した」ことが明記されている必要があります。

但し書きとして記載されるのが一般的なので、クレジットカードで支払いを行った場合は、その旨が記載されているかどうかをきちんと確認したうえで受け取るようにしましょう。

クレジットカードを利用すると、利用したお店から利用明細をもらうことができますし、それとは別に、実際にどれくらいの引き落としがかかるかについて、カード会社から請求明細が届きます。

このうち、お店からもらえる利用明細であれば、領収書として利用できます。

ただし、クレジットカードの利用明細が領収書として利用できるのは、以下の項目が記載されている場合のみです。

● 店名
● 購入した日付
● 商品またはサービスの内容
● 購入金額
● 購入者の氏名または会社名

利用明細を領収書として利用したい場合は、上述した項目が記載されているかどうかを確認しましょう。

利用した経費の請求を行う場合は、基本的に領収書が必要になりますが、中には領収書が不要な場合もあります。

領収書が不要なケースについて、以下で説明します。

クライアントとのアポなどのために電車やバスを利用することは多いと思いますが、公共交通機関では、こちらから請求しない限りは領収書は発行されないことが大半です。

そのため、領収書やレシートがなくても、経費精算処理をしてもらえる場合があります。

公共交通機関の運賃であっても、利用が確認できる書類を提出する規則が定められている場合、交通系ICカードを利用して支払っていれば、券売機を利用することで利用履歴を発行できます。

ただし、この方法で利用履歴を発行すると、会社に関係ないプライベートでの利用履歴もすべて発行されてしまいます。プライベートで使用した分は黒塗りにして、会社で使用した部分だけ残して提出するのが一般的です。

法人カードを導入していれば、経費をキャッシュレス決済できます。

経費を利用する機会は多々ありますが、それらをすべて法人カードで支払っていれば、それぞれの支払いの詳細をひとつの利用明細で確認できるため、とても便利です。

経費精算サービスと連携することができる法人カードであれば、利用した分が自動的に入力されるので、経費処理の手間を省けます。

取引が拡大してくると領収書を発行する機会もどんどん増えていく一方で、領収書を受け取る機会も増えてくると思います。

受け取った領収書を管理・保管しておくのは、枚数が多ければ多くなるほど煩雑になりやすいですが、そのようなときに便利なのがクラウド型経費精算サービスです。
従来のような領収書・レシートの提出・管理負荷が大幅に削減できます。
また、サービスによっては、撮影された領収書やレシートは、AI OCR機能により情報が自動的にデータ化されますし、交通系ICカードとの連携も可能なので、経費精算の負荷も軽減されます。

経費精算の負荷を軽減させるためには、クラウド型経費精算サービスや交通系ICカードだけではなく法人カードの利用も効果的なので、以下ではセゾンが取り扱っている法人カードの中から、おすすめの2種類を紹介します。

セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードには、エックスサーバーの優待や法人カード会員限定の優待プログラムである「ビジネス・アドバンテージ」があり、ビジネスを効率的にサポートしてくれます。

プログラムの一部を抜粋すると、週刊ダイヤモンドを優待料金で年間定期購読できたり、ハーツレンタカーの利用料金がアフォーダブル料金(事前予約割引料金)よりさらに10%オフになったり、TKPの貸会議室ネットに掲載されている会議室の室料が10%オフになったりと、便利な内容が目白押しです。

また、引き落とし口座を個人名義口座と法人名義口座(代表者名が併記されているもの)から選べるのも大きなポイントで、法人名義の口座を引き落とし口座に設定することで経費管理の手間を大幅に省けます。

海外での事業も展開しているような法人・個人事業主の方にとっては、海外でのご利用で永久不滅ポイントが2倍貯まる(※)ことや、「SAISON MILE CLUB」に登録することでショッピング1,000円(税込)につきJALのマイルが10マイルたまるようになることなども、見逃せないポイントです。

また、本カードがあれば国内の主要空港のラウンジが無料で利用できるだけでなく、世界145以上の国や地域、600以上の都市で1,600ヵ所以上の空港ラウンジを利用できる海外空港ラウンジサービス「プライオリティ・パス」のプレステージ会員に、無料で登録することも可能です。

本来であれば469米ドル必要になる年会費が本カードを持っているだけで無料になるのは、大変お得です。

旅行傷害保険も海外旅行で最高1億円、国内旅行で最高5,000万円を補償してくれるものが付帯しているため、国内外への出張時のサポートもしっかりしていて安心です。

年会費は初年度無料、2年目以降は22,000円(税込)で利用できます。

クレジットカードを使うことでビジネスの入出金を１つに集約でき、キャッシュフローを管理しやすくなりますので、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードの検討をおすすめします。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードと同じようにビジネス・アドバンテージが利用できますし、引き落とし口座も個人口座および法人口座(代表者名が併記されているもの)から選択可能です。

セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは、「ビジネスニーズに特化」して作られたカードというのが大きな特徴であり、その点においてセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードとは、付帯しているサービスが異なります。

ビジネスニーズに特化した特典として、事業を行ううえで利用する機会の多い以下の10の特定加盟店で利用した場合には、永久不滅ポイントが通常の4倍(支払い1,000円(税込)ごとに4ポイント)貯まります(※)。

・アマゾン ウェブ サービス(AWS)
・エックスサーバー
・お名前.com ドメインサービス
・クラウドワークス
・cybozu.com
・さくらインターネット
・マネーフォワードクラウド
・かんたんクラウド(MJS)
・モノタロウ
・Yahoo!ビジネスセンター

また、申し込みの際に必要なのは本人確認資料だけで、決算書や登記簿謄本などはいっさい必要なく、オンラインでの申し込み後最短3営業日程度で郵送されてくるので、起業・創業して間もない個人事業主の方などでも簡単に申し込めます。

付帯サービスを厳選しているため年会費無料で、9枚まで発行可能な追加カードも年会費無料と、非常にコスパに優れています。

費用をなるべく抑えて必要なサービスだけを利用したい、という中小企業の経営者の方や個人事業主の方におすすめの法人カードです。

(※)他カードにてSAISON MILE CLUBへご入会いただいている方は本サービスの対象外となります。

領収書は金銭授受の証明になる書類であり、二重請求や過払い・内部不正を防ぐという役割があります。

支払わなければならない税金の決定にも関与するものなので、作成する際の注意点や正しい書き方には十分気を付けておかなければなりません。

領収書は企業に勤めるサラリーマンより、個人事業主の方などのほうが経費関係で作成する機会が多くなると思いますが、個人事業主の方が経費の支払いを行う場合は法人カードを利用するのがおすすめです。

セゾンカードでもアメックスと提携して、セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードとセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス(R)・カードという2種類の法人カードを取り扱っています。

経費の支払いをクレジットカードで一本化することで領収書の作成も楽になりますので、法人カードの利用を検討する際は、上述した2つのカードも検討候補に加えてみてはいかがでしょうか。